Организация документооборота в системе управленческого учета

При разработке документооборота основное внимание уделяется первичным документам, предназначенным для внутреннего пользования. В регламенте документооборота определяется порядок отражения хозяйственной деятельности в управленческом учете. Каждому из отчетов дается краткая характеристика, устанавливается периодичность формирования и представления их руководству. Состав, содержание и формы управленческой отчетности разрабатываются с учетом следующих принципов: релевантности, оперативности, адресности, достаточности, аналитичности, понятности, достоверности, сопоставимости.

М. Корнилович и М. Яковлев выделяют следующие тенденции в развитии отчетных документов, необходимых для управленческого учета: поиск вида и форм обобщенного консолидированного отчета или бюджета, объединяющего каким-либо образом информацию о предприятии в стоимостном и натуральном выражении; поиск возможности учета "виртуальных" ресурсов предприятия (нематериальных, интеллектуальных) [4, с.85]. Управленческая отчетность - это постоянно изменяющаяся система форм информации, агрегируемой по центрам затрат и центрам ответственности.

Анализ проблемы "организация движения учетных документов" на предприятиях позволяет определить три варианта организации.

Учетные документы поступают к оператору (или группе операторов), ведущему управленческий учет. По каждому из первичных учетных документов он формирует и управленческие, и бухгалтерские проводки. Если на предприятии помимо операторов, ведущих управленческий учет, существует финансовая бухгалтерия, то после формирования управленческих проводок первичные документы передаются бухгалтерам, осуществляющим ведение бухгалтерского и налогового учета, которые на основании этих документов составляют официальные бухгалтерские проводки.

В управленческую базу данных информация вносится уже после того, как она была отражена в базе данных бухгалтерского учета. Другими словами, ведутся две параллельные базы данных. Финансовая бухгалтерия при этом работает в обычном режиме, предоставляя свою базу оператору, ведущему управленческий учет, для ее последующей трансформации. На практике такая трансформация осуществляется по консолидированным данным.

Перенос консолидированной информации из бухгалтерской базы данных в управленческую возможен лишь для операций, юридическое содержание которых соответствует их реальной экономической сути. Если же такого соответствия нет, то каждая проводка, переносимая в управленческие регистры, рассматривается отдельно. Кроме того, если в управленческом учете отражены консолидированные данные, то полноценные управленческие отчеты необходимо будет получать, используя и управленческую, и бухгалтерскую базы данных (например, аналитический отчет по конкретному поставщику может быть сформирован исключительно по данным бухгалтерского учета).

Преимущество первого варианта состоит в том, что он наиболее точно соответствует основным принципам ведения учета и позволяет полнее отразить деятельность организации. Недостаток же заключается в том, что потребуются дополнительные ресурсы для создания интегрированной бухгалтерской системы, сочетающей как типовую бухгалтерскую, так и управленческую конфигурации. Второй вариант ведения управленческого учета привлекателен своей низкой ресурсоемкостью. Он может быть внедрен в кратчайшие сроки и с минимальными затратами - достаточно организовать дополнительные рабочие места для операторов, ведущих управленческий учет. Кроме того, эффективность применения данного варианта будет тем выше, чем более существенны отличия между бухгалтерским и управленческим учетом. Основным условием его эффективного применения является детально разработанная методика переноса операций из бухгалтерской базы данных в управленческую. Методика переноса записей рассмотрена во многих публикациях, посвященных взаимосвязям между управленческой и бухгалтерской частями учета [.

При документообороте основное внимание нужно уделить первичным документам, предназначенным для внутреннего пользования. Примером таких документов могут быть заявки на проведение безналичных платежей или выдачу денег из управленческой кассы. В форму первичных учетных документов целесообразно ввести такие обязательные поля, как "Направление деятельности", "Код затрат", "Центр ответственности", которые сразу же позволят определить принадлежность хозяйственных операций к тому или иному центру ответственности, бизнес-процессу, временному периоду.

При разных вариантах организации управленческого учета порядок документооборота будет различным. Если все учетные документы поступают к бухгалтеру, ведущему управленческий учет, то необходимо лишь зафиксировать это положение в регламенте. Если же бухгалтер отражает данные в управленческом учете на основе базы данных бухгалтерского учета, то необходимо разработать отдельный документ, регламентирующий порядок переноса учетных записей о хозяйственных операциях из бухгалтерской базы в управленческую. Одна из возможных форм этого документа представлена в таблице.

В регламенте документооборота должен определяться не только порядок отражения хозяйственной деятельности в управленческом учете, но и состав управленческой отчетности. Каждому из отчетов должна быть дана краткая характеристика, необходимо также определить периодичность формирования отчетов и представления их руководству.