Организация работы предприятия

Основные функции сотрудников

Так как предприятие небольшое, и штат сотрудников не велик, поэтому конкретного разделения на отделы не существует. Каждый из сотрудников отвечает за свой объем работы, и все не посредственно отчитываются перед директором. Рассмотрим взаимодействие всех сотрудников.

Менеджер по работе с клиентами получает заявки от клиента в письменной виде по факсу или электронной почте (заявки оформляются в произвольной форме, как удобно клиенту). На основании этих заявок менеджер смотрит что есть на складе, что нужно заказать с завода, а что заказать на производстве. Допустим пришел заказ 01.02. 2010г. от клиента дата поставки 14.02.2010г.:

· пленка прозрачная строительная - 1 рул.

·   Пленка с печатью «Сахар, дизайн Эталон» - 500кг

·   Пакет для групповой упаковки - 30 000шт.

Из этого заказа на складе имеется пленка строительная, и материал для производства пакетов. Значит задача менеджера оформить заказ на производство пакетов с указанием точной даты изготовления. Сделать заказ на пленку с печатью менеджеру в Литве. Передать этот заказ менеджеру по логистике и директору. Исходя из этого и других заказов менеджер по логистике формирует машины из Литвы договаривается с перевозчиком. В день загрузки проверяет все документы, полученные по электронной почте, передает их декларанту и информирует его о том что машина выехала. Дальше идет работа декларанта, подать декларацию и обеспечить машине прохождение таможни. Менеджер по клиентам получая готовый инвойс и спецификацию, формирует заявку на доставку по области, на основании имеющихся заявок от клиентов. Допустим в сезон продаж сельскохозяйственных пленок, зная что планируется доставка, я заранее обзваниваю клиентов, имеющих потребность в этой продукции и собираю их заявки. Сформированную заявку я отправляю главному инженеру и менеджеру по логистике. Задача инженера после получения заявки приготовить к загрузке, то что есть на складе, приготовить документы на реализацию в бухгалтерской программе , и обсудить с логистиком очередность загрузки. После отгрузки обязанность логистика передать все отмеченные синей печатью накладные бухгалтеру по материалам. Он делает все бухгалтерские проводки и подшивает документы в папку «Реализация». На основании инвойса отмеченного таможенной печатью делает приход товаров. Каждый вид получаемой продукции приходуется на специальный бухгалтерский счет:

· Материалы - счет 10.3

·   Товары - счет 41

Каждый из сотрудников, кому необходимо посмотреть остатки формирует в программе 1С оборотно-сальдовую ведомость по соответствующему счету. Все таможенные документы лежат в папке ГТД (Грузовая Транспортная Декларация)

Инженер получая заявки на производство от менеджера, составляет с директором план работы на месяц, после этого план передается в цех, вместе с необходимыми материалами технологу-надчику по рукописной накладной, в которой последний расписывается. По выполнению заказа технолог-наладчик сдает готовую продукцию обратно на склад и в рукописной накладной отчитывается о количестве произведенных пакетов, количестве брака, использованных упаковочных материалах. Инженер в этой накладной расписывается и передает их бухгалтеру, бухгалтер на основании этих накладных делает все необходимые бухгалтерские проводки. Списывает материал со счета 10.3 и приходует готовые пакеты на 43 счет. Также бухгалтер ведет кассу проводит наличные деньги, полученные от клиентов, выдает подотчетные деньги сотрудникам. Все кассовые документы отдаются на подпись главному бухгалтеру и директору, после подшиваются в отдельную папку «Касса». Все заказы на производство и накладные на передачу материалов и готовой продукции, подписанные инженером и бухгалтером, хранятся в папке «Производство». Заявки полученные от клиентов менеджер подшивает в папку «не выполненные», по выполнению заказа- в папку «входящая и исходящая корреспонденция». Для договоров с клиентами и поставщиками - папка «договора». По окончании года из содержимых этих папок сшивается архив.

Главный инженер тесно взаимодействует с бухгалтерией. В конце каждого месяца вместе с бухгалтером по материалам

Планирование деятельности предприятия

Эффективность функционирования предприятия определяется многими обстоятельствами. Среди них: правильность установления "что, сколько, какого качества и к какому времени производить продукцию или оказывать услуги" с учетом спроса и предложения; выбор оптимальной технологии и организации производства; своевременное и рациональное ресурсное обеспечение; величина основного и оборотного капиталов; формы и методы реализации продукции и пр.

В условиях рыночной системы хозяйствования диапазон использования этих факторов чрезвычайно большой. Поэтому каждое предприятие должно стремиться к их оптимальному сочетанию.

Это предполагает необходимость применения соответствующих форм и методов их внутренней увязки. Такой формой является планирование производственной и хозяйственной деятельности предприятия. Опыт многих преуспевающих компаний промышленно развитых стран показывает, что в условиях рынка с его жесткой конкуренцией планирование хозяйственно-производственной деятельности является важнейшим условием их выживаемости, экономического роста и процветания, успешной реализации принятой стратегии развития предприятия. И в самом деле, если стратегия предприятия является принципиальной установкой его развития на будущее, то планирование представляет собой определение оптимальных путей производства и реализации продукции, поскольку в нем осуществляется как увязка ресурсов, потенциала предприятия с целями его развития во временном периоде, так и со способами их достижения. Более того, в условиях неопределенности экономического развития, наличия рисков и жесткой конкуренции, присущей рыночной системе хозяйствования, оно становится практически единственным условием, вносящим определенную устойчивость при осуществлении производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Именно оно позволяет предприятию на основе имеющихся внутренних возможностей спроектировать нужную организацию производства и реализации продукции с учетом изменений, происходящих в хозяйственной среде.

Вместе с тем планирование будет действенным только в том случае, если оно будет отвечать следующим требованиям:

· Во-первых, планирование должно отвечать на вопросы: что, когда и как может произойти?

·   Во-вторых, реализацию выбранной альтернативы будущего развития необходимо осуществлять на основе решений, принимаемых сегодня.

·   В-третьих, планирование есть непрерывный процесс принятия решений, в ходе которого устанавливаются и уточняются по времени цели и задачи развития предприятия в связи с изменениями, происходящими вокруг него, и определяются ресурсы для их выполнения.

·   В-четвертых, планирование следует осуществлять по принципу, согласно которому функционирование предприятия должно быть рентабельно и обеспечивать денежные поступления и прибыль в объеме, удовлетворяющем заинтересованные в результатах работы предприятия группы лиц (собственников, учредителей, коллективов акционеров, государство и т.п.).

·   В-пятых, в силу различий в характере проявления факторов производства и задач, вытекающих из отдельных направлений деятельности предприятия, планирование подразделяется на долгосрочное и краткосрочное. Так, вопросы, связанные с приобретением оборудования и характером его использования, кадровой политикой, определением ассортимента продукции и рынка сбыта требуют их рассмотрения на долговременный период. В то же время вопросы, касающиеся текущего обеспечения предприятия сырьем и материалами, платы за энергию, воду, необходимо рассматривать на краткосрочный период.

Реализация этих требований предполагает, что планирование в процессе своего осуществления должно следовать следующим принципам. Это:

· гибкость, предусматривающая постоянную адаптацию к изменениям среды функционирования предприятия. Его соблюдение требует корректировки плана при различных изменениях внешней и внутренней среды;

·   непрерывность, предполагающая скользящий характер планирования, прежде всего в части систематического пересмотра планов, "сдвигая" период планирования {например, после завершения отчетного месяца, квартала, года);

·   коммуникативность, под которой понимается координация и интеграция усилий (или принцип холизма по Р.Акофу). Все должно быть взаимоувязано и взаимозависимо;

·   участие, предполагающее важность вовлечения в него всех возможных участников процесса функционирования предприятия;

·   адекватность, т.е. отражение реальных проблем и самооценки в процессе планирования. Адекватность предполагает, что реально происходящие процессы с рациональной точностью должны моделироваться при составлении плана предприятия;

·   комплексность как взаимосвязь и отражение в плане всех направлений финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

·   многовариантность, позволяющая выбрать наилучшую из альтернативных возможностей достижения поставленной цели. Соблюдение этого принципа требует разработки различных сценариев будущего развития предприятия исходя из вероятностных сценариев развития окружающей среды;

·   итеративность, предусматривающая неоднократность увязки уже составленных разделов плана (итерации). Это обусловливает творческий характер самого процесса планирования.

На практике применяется стратегическое, долгосрочное, краткосрочное и текущее планирование. Каждое из них имеет свои формы и методы увязки ресурсов и способов достижения целей и расчета показателей. Они являются предметом рассмотрения одной из ведущих отраслей знания экономической науки - "Прогнозирование и планирование экономической деятельности".

Производимость пакетодельной (приложении 3. Инвестиция) машины в среднем 200000 в месяц, при условии что производство работает круглосуточно. В среднем 8 шт. в минуту, значит 480шт. в час, 11520 шт. в сутки. На переработку 1 тонны пленки в среднем уходит 100 евро.

Себестоимость 1кг готовой продукции рассчитывается: Цена 1кг рукава пленки +2% доставка +0,1евро

Себестоимость 1 кг пакетов для упаковки маргарина равна: 1,5 евро+2%+0,1 евро = 1,63 евро за кг, примерно 65,2 руб.кг.

В одном килограмме 25 пакет (1:0,040 вес 1 пакета). Значит плановая себестоимость пакета примерно 2,6 руб. но задача состоит не только в том чтобы произвести эти пакета, а еще и продать и как можно быстрее получить деньги от покупателей, а это уже работа менеджера по клиентам. На сегодняшний день потребность в этих пакетах у клиентов на месяц в среднем 150 000 - 200 000 тыс., но в перспективе это количество надо увеличивать, тогда и плановая себестоимость будет меньше, а значит предприятие получит больше чистой прибыли.