Общие сведения о запросах MS Access

В больших базах данных часто возникает проблема поиска необходимой информации (или отбора записей), удовлетворяющей определенным критериям. Задача поиска информации является одной из самых трудоемких и во многих случаях - одной из главных.

Для решения этой задачи предназначен механизм запросов. Этот механизм является стандартным и применяется почти одинаково во всех (или, во всяком случае, подавляющем большинстве) СУБД реляционного типа. Он представляет собой набор команд на языке SQL, определяющих критерии отбора записей в реляционной таблице. Таким образом, чтобы получить необходимую информацию из базы данных, следует записать соответствующие команды на языке SOL или, иначе говоря, - сформировать запрос.

Многие СУБД обладают механизмом автоматизации проектирования запросов. Чаще всего запрос формируется на специальном бланке. Такой метод формирования запроса называется QBE (Query By Example - Запрос по образцу). В MS Access процесс создания запроса подобен процессу создания таблиц (см. Лабораторная работа №1 «Проектирование структуры базы данных и создание таблиц»). Для того, чтобы начать проектирование нового запроса, необходимо перейти на вкладку Запросы окна базы данных и нажать кнопку Создать. В результате появится окно диалога Новый Запрос (рис. 2.1), аналогичное окну Новая таблица. В этом окне будет предложено выбрать один из вариантов создания запроса.

Рис. 2.1. Окно нового запроса

Запрос можно создать самостоятельно при помощи Конструктора или использовать готовый. Назначение каждого из режимов поясняется в левой части окна при указании мышью. Как показывает практика, большинство запросов создается с помощью Конструктора. По этой причине мы более подробно рассмотрим этот способ.

После подтверждения запуска Конструктора открывается бланк запроса (рис. 2.2) и окно Добавление таблицы (рис. 2.3). В этом окне пользователю предоставляется возможность выделить одну или несколько таблиц, участвующих в запросе (выделение таблиц осуществляется аналогично выделению файлов в операционной системе Windows. Чтобы выделенные таблицы поместить в запрос, следует нажать кнопку Добавить. Указанные таблицы отображаются в верхней части окна Конструктора Запроса вместе со всеми связями, если они имеются.

Рис. 2.2. Конструктор запроса

Рис. 2.3. Окно добавления таблиц

Теперь, чтобы сформировать запрос, необходимо в бланке Конструктора сформировать образец. Он составляется из полей соответствующих таблиц, логических условий и выражений. В простейшем случае, если в бланк помещаются только некоторые поля из таблиц, мы получаем запрос на выборку определенных полей из одной или нескольких таблиц.

Рис. 2.4. Работа с бланком запроса в режиме конструктора

Указать наименование поля, значения которого должны выводиться или участвовать в запросе, можно одним из следующих способов (рис. 2.4):

· Выбрать поле из списка Поле в окне Конструктора.

· В таблице из верхней части окна Конструктора выделить необходимые поля и перетащить их мышью в ячейку Поле бланка запроса в нижней части окна - выбранные поля помещаются в бланке запроса последовательно, начиная с той ячейки, где была освобождена кнопка мыши.

· Если в образец запроса необходимо поместить все поля из таблицы, то можно одним из вышеуказанных способов поместить в бланк символ * ("Звездочка").

Выполнение работы (варианты)

1. Создать запрос на выборку, позволяющий получить следующие сведения из базы данных:

таблица "Поставщики":

· НазваниеПоставщика

· Адрес

· Город

· Факс

таблица "Товары":

· Наименование

· Цена

· Количество

· Стоимость

таблица "Клиенты":

· Наименование

· ФИО_руководителя

· Адрес

Результирующие данные сортировать по наименованию товара.

2. Создать запрос на выборку для получения данных, удовлетворяющих определенным критериям.

1) вывести всех поставщиков, обслуживающих клиентов в городах, названия которых начинаются на букву "М";

2) получить сведения о клиентах, заказавших товары стоимостью от 200 до 400$;

3) вывести адреса поставщиков, наименования которых начинаются с букв "Д…И", обслуживающих клиентов, заказавших товары стоимостью не менее 250$;

4) получить те записи из связанных таблиц (исключая коды), где содержатся сведения об определенном товаре. Записи сортировать по стоимости товара в порядке убывания;

5) получить сведения о зарубежных клиентах (расположенных не в России), оформивших заказ на сумму, превышающую 300$;

6) вывести записи о поставщиках, расположенных в Москве и Санкт-Петербурге;

7) получить данные о клиентах, которые проживают в Екатеринбурге и Хабаровске или которые сделали заказ на поставку компьютеров;

8) выдать информацию о клиентах, проживающих в городах, названия которых начинаются на букву "Д", или в Московской области, но не заказавших телевизоры;

9) получить сведения о заказах, срок поставки которых истекает после 01.06.2005;

10) вывести информацию о поставщиках города Москвы, которые должны выполнить заказы в период времени с 15.04.2001 по 18.12.2003.

11) получить сведения о клиентах, заказавших товары стоимостью от 200 до 400$, получающих заказы 14.06.2005 или 20.09.2005.

Вопросы для самопроверки

1. Запросы СУБД MS Access. Создание запросов на выборку.

2. Создание параметрического запроса.

3. Создание перекрестного запроса.

Лабораторная работа №3.
Проектирование форм представления и управления данными

Цели: освоить основные приемы создания форм представления данных для отображения, редактирования и управления данными реляционных таблиц;

изучить основные элементы форм.

Задача: Необходимо создать форму для представления данных, позволяющую просматривать и редактировать данные из нескольких связанных таблиц базы данных, предоставить пользователю простейшие элементы для управления данными. Для решения поставленной задачи создадим форму для отображения данных, включающую элементы управления данными.