Примеры отчетов, выдаваемых базой данных

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

Основные сведения в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между отчетом и его источником данных применяются элементы управления (так же, как в формах). Такими элементами могут быть поля, надписи, линии или другие графические объекты.

Создаем отчет с помощью мастера для запроса «Покупки за период».

Переходим в окне базы данных на закладку «Отчеты» и нажимаем кнопку «Создание отчета с помощью мастера».

Рис. 18. Окно «Отчеты»

Указываем – какие поля запроса будут использованы в отчете:

Рис. 19. Окно «Мастер отчетов»

На следующем шаге задаем вид представления данных.

Рис. 20. Вид представления данных

На следующем шаге мастера указываем порядок сортировки в области данных отчета. А также задаем вывод итоговых значений в примечания группы.

Рис. 21. Сортировка в области данных

Последней диалог мастера – выбор стиля отчета. Мы можем выбрать любой стиль из предложенного набора, предварительно оценив будущий внешний вид отчета по примеру в этом же окне.

Теперь, перейдя в режим конструктора отчета, Вы можете окончательно «навести там порядок».

Рис. 22. Отчет «Информация о персонале»

Аналогично создаём отчет «Инвентаризация магазина».

Рис. 23. Отчет «Расписание»

Рис. 24. Отчет «Модели самолетов»

Рисунок кнопочной формы базы данных

Теперь наша БД содержит набор различных объектов. Для их запуска нужно по-прежнему использовать окно БД. Однако требовательному пользователю это может показаться неудобным. На этот случай в состав MS Access включена надстройка "Диспетчер кнопочных форм". С помощью этой надстройки автоматически создается удобная и функциональная форма, для выполнения основных действий с БД. На кнопочную панель помещаются кнопки, при нажатии которых открываются формы или отчеты (или открываются другие кнопочные формы, с помощью которых открываются другие формы или отчеты), осуществляется выход из Microsoft Access или изменяется сама кнопочная форма. Диспетчер кнопочных форм позволяет создавать кнопочные формы, подобные тем, что создает мастер баз данных. Запуск Диспетчера кнопочных форм: меню Сервис -> Надстройки -> Диспетчер кнопочных форм.

Рис. 25. Создание кнопочной формы

Для начала нажимаем кнопку «Изменить», при выделенной записи «Главная кнопочная форма» (эта запись создается автоматически). Теперь мы можем создавать элементы этой формы – кнопки на форме, возле которых выводится текстовая надпись из поля «Текст» (см. рис. 25) и которые выполняют действия, определенные в поле «Команда». В третье поле записываются параметры команды (оно меняется в зависимости от типа команды).

По окончании заполнения, нажимаем кнопку «Закрыть» и у нас в окне БД на закладке «Формы» появится новая форма – «Кнопочная форма».

Теперь настроим параметры запуска базы данных. Параметры запуска – MS Access имеет возможность управления запуском базы данных. Пользователь может указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными контекстные меню.

Выбираем в меню «Сервис» команду «Параметры запуска» и вводим требуемые значения.

Рис. 26. Окно «Параметры запуска»

Для того чтобы получить справку о конкретном элементе диалогового окна, нажимаем кнопку со знаком вопроса в правом верхнем углу диалогового окна, а затем выберите элемент.

Для того чтобы обойти настройки параметров запуска, следует открывать базу данных, удерживая нажатой клавишу Shift.

Настраиваем свою БД таким образом, чтобы при ее запуске сразу же стартовала, созданная нами кнопочная форма.

Рис. 26. Окно «Главная кнопочная форма»

Заключение

В итоге была создана база данных «Аэропорт», позволяющая хранить и выдавать информацию о самолетах, о расписании самолетов и о сотрудниках аэропорта.

Кроме того, с помощью этой базы данных мы сможем увидеть:

- информацию о самолетах (тип самолета, № самолета, № обслуживающей бригады самолет);

- информацию о расписании (№ рейса, пункт отправления, пункт назначения, время отправления, время полета, стоимость билета);

- информацию о летном составе (Ф.И.О., должность, стаж работы, адрес, оклад).