Структура данных и логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам предприятия

Рассмотрим несколько операций по образованию дебиторской/кредиторской задолженности в результате расчетов с сотрудниками организации в наличной форме.

24 января 2001 г. предприятие «КИТ» по чеку 10104 сняло со счета в банке на хозяйственные нужды и командировочные расходы сумму в 320 грн. Приход денежных средств отражен в приходном кассовом ордере № 1. В этот же день из кассы выданы под отчет сотрудникам предприятия следующие суммы:

Наличные деньги хранятся в кассе предприятия и учитываются на активном счете 30 «Касса». Приход денег в кассу отражается по дебету счета 30, а расход — по кредиту. На рис. 3 показана схема отражения операций задачи на счетах бухгалтерского учета.

Первая операция кредитует расчетный счет и дебетует кассу на сумму 320 грн Операции 2-4 кредитуют счет «Касса» и дебетуют счет 37 «Расчеты с подотчетными лицами». Тем самым образуется дебиторская задолженность, которая отражается на счете 37. Для учета расчетов с подотчетными лицами необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе подотчетных лиц — сотрудников предприятия. Кроме того, в обязанности кассира входит ведение кассовой книги установленного образца

Для ввода кассовых операций по приходу и расходу денежных средств удобен документ «Банк (касса) «Отчет кассира», который входит в комплект стандартной настройки программы.

Отчет кассира является листом кассовой книги, в котором отражены операции за один кассовый день. Использование данного документа (расчета) позволит сформировать кассовую книгу, а также автоматизировать ввод проводок по кассовым операциям. Воспользуемся им для ввода операций поставленной задачи.

В обязанность бухгалтера входит не только правильно указать данные о лицах и документах, но и определить корреспондирующий счет по каждой кассовой операции, а также выбрать субконто в том случае, если на корреспондирующем счете предусмотрено ведение аналитического учета.

В нижней части поля ввода документа имеется служебный реквизит «Провод (1/0)» Его назначение состоит в том, чтобы управлять режимом формирования проводок. Если установить его значение равным нулю, то проводки формироваться не будут. При значении, равном единице, в журнал операций автоматически поместятся проводки по всем операциям, зарегистрированным в данном документе Так, в течение рабочего дня кассир может вводить операции без формирования проводок Тогда в журнале операций будет сохраняться только лишь заголовочная запись документа.

В конце рабочего дня через заголовочную запись можно снова «войти» в документ, проставить в нем признак формирования проводок, что приведет к их фиксации в журнале операций. Печатная форма «Отчет кассира» формируется по нажатии экранной кнопки «Документ». Форма документа, полученная на основании введенных операций, приводится на рис 4

Касса за 24 января 2003г.

Итак, перед выходом из режима «Документы и расчеты» проставим признак формирования проводок равным единице, тогда, выйдя в журнал операций, обнаружим в нем помимо заголовочной записи четыре бухгалтерские проводки, полностью соответствующие данным кассовой книги.

Список использованной литературы

1. Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудита. – К.: А.С.К., 1998. – 768 с. – (Економіка. Фінанси. Право)

2. Чистов Д.В. Основи компъютерной бухгалтерии: Учебный практикум по ведению бух.учета в «1С:Бухгалтерии – Проф 6.0» для Windows. – 2-е изд., перераб и доп. – М.:КомпъютерПресс, 1998. 0- 351 с.

3. Информационные системы в экономике:Учебник/ Под ред. Проф.В.В.Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 272с.:ил.

4. Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах: Навч.посібник. – К.:КНЕУ, 1999. – 216с.

5. Автоматизированные системы обработки финансово-кредитной информации: Учебник. -М.: Финансы и статистика, 1990.

6. Титоренко Е.М. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М., 1998 г.