Общее представление о функциях MS Excel

Введение

     Microsoft Excel ‑ средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой  Microsoft в 1985 году. Табличные процессоры - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Microsoft Excel – это программа управления электронных таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных.

     Excel, как видно из всего сказанного выше очень мощный инструмент для решения задач с использованием различных функций.       

    Функции – один из основных функционалов MS-Excel. По сути, функция – это заранее подготовленный кусок кода, выполняющий какую-то конкретную задачу. Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах.

   Основными задачами выполнения данной контрольной работы являются:

1) изучение использования функции в электронных таблицах Microsoft Excel;

2) способность определять, какую функцию использовать в конкретной ситуации;

3) научиться избегать ряда типичных ошибок при использовании функций.

    Данная тема актуальна потому, что помогает  освоить сложные функции и решать задачи, не прилагая больших усилий. 

Общее представление о функциях MS Excel

     Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel. Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

     Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

      Все функции в Excel характеризуются:

o названием;

o предназначением (что, собственно, она делает);

o количеством аргументов (параметров);

o типом аргументов (параметров);

o типом возвращаемого значения.

     Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.

     При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.

     Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.

     В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

      Функции просмотра и ссылок  позволяет «просматривать» информацию, хранящуюся в списке или таблице, а также обрабатывать ссылки.

      Как мы видим, чтобы Excel не выдал ошибку, функция должна соответствовать определенному набору правил. Этот набор правил называется синтаксис записи функции.

     Общий синтаксис записи любой функции в Excel:

имя_функции([аргумент_1; аргумент_2; … ; аргумент_N])

     Список аргументов заключен в квадратные скобки, что говорит о том, что это необязательная часть. Некоторые функции вообще не принимают аргументов. Однако, даже если функция не принимает аргументов, пустые круглые скобки писать обязательно, иначе Excel выдаст ошибку! Некоторые функции принимают РОВНО ОДИН аргумент. Например функции sin(число), cos(число) и т. п. Некоторые функции принимают больше, чем один аргумент. В таком случае аргументы разделяются между собой точкой с запятой «;».

     В общем случае, аргументами функции могут быть константы (числа, введенные вручную), ссылки на ячейки, ссылки на диапазон ячеек, именованные ссылки и другие функции (вложенные функции).

    Существует несколько способов ввода функции:

§ ввод функций вручную;

§ ввод функции с помощью кнопки "сигма";

§ работа с мастером функций;

    Для набора простейших формул, содержащих функции, можно не пользоваться специальными средствами, а просто писать их. Однако этот способ плохо подходит для набора длинных формул.

   Слишком большая вероятность допустить ошибку, набирая вручную сложные и длинные формулы, и на это уходит много времени.

    Одно из средств облегчить и ускорить работы с функциями — кнопка на панели инструментов «Стандартная». В ней разработчики Microsoft «спрятали» пять часто используемых функций:

§ СУММ(минимум один, максимум 30 аргументов). Суммирует свои аргументы.

§ СРЗНАЧ(минимум один, максимум 30 аргументов). Находит среднее арифметическое аргументов;

§ СЧЁТ(минимум один, максимум 30 аргументов). Подсчитывает количество чисел в списке аргументов (используется для подсчета количества ячеек с числами, пустые ячейки и текст игнорируются);

§ МАКС(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает максимальный аргумент;

§ МИН(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает минимальный аргумент.

     Принцип работы: активизируем ячейку, где должен быть результат (просто щелкаем); нажимаем на стрелочку справа от кнопки "сигма"; выбираем нужную функцию. После выбора Excel сам вставит знак «=», имя функции, круглые скобки, и даже попытается угадать диапазон, который мы ходим выделить (хотя он редко угадывает); выделяем связный диапазон ячеек. Excel вставит в круглые скобки адрес выделенного диапазона; если нужно, например, просуммировать числа из несвязных диапазонов, зажимаем Ctrl, и выделяем нужное количество диапазонов. Excel сам поставит точку с запятой, и вставит ссылку на другой диапазон; когда выделили все нужные диапазоны, для завершения нажимаем Enter; в процессе выделения можно нажимать F4 для изменения типа ссылки и F3 для вставки именованных ссылок.

     При написании сложных формул, особенно использующих вложенные функции, использование мастера функций - наилучшее решение. Он очень облегчает и ускоряет ввод формул, и делает многие вещи за нас: автоматически вставляет знак "равно", имя функции, круглые скобки, расставляет точки с запятой. Позволяет просматривать значение ссылок и результаты промежуточных вычислений.

    Существует 3 способа запуска мастера функций:

§ с помощью кнопки в строке формул;

§ с помощью команды "Другие функции..." кнопки ;

§ с помощью пункта меню "Вставка"     "Функция";

    После выполнения одного из этих действий откроется окно мастера функций. Мы выбираем нужную нам функцию, пользуясь поиском или фильтром категорий. После выбора нужной функции нажимаем "ОК" и выделяем необходимый диапазон ячее

     В одну функцию можно вставить другую функцию. Конечно, функцию можно записать вручную (писать название вложенной функции, открывать скобки, ставить точки с запятой). Однако это противоречит самой идеологии мастера функций, который должен облегчать написание формул, защищать пользователя от ошибок и свести к минимуму ручную работу. Существует более удобный способ вложить функцию - специальная кнопка на панели "Строка формул".