Тема 4. Основные сведения о работе с программами обработки текстов, таблиц, презентаций, макетирования и верстки

В работе специалиста по СсО и рекламе с ПК значительная доля времени расходуется на создание, редактирование и печать документов. Привычные современному пользователю программы для работы с документами редко выпускаются на рынок как отдельные продукты. Чаще всего мы имеем дело с комплексными программными продуктами, в которые входят редакторы текста, таблиц, программы по созданию презентаций и другие необходимые в повседневной работе инструменты.

Таблица 6.Приложения, входящие в состав офисных систем

Помимо перечисленных в таблице 6 офисных пакетов существуют и другие, менее известные на рынке. Например, проприетарные Kingston Office, Ashampoo Office, СПО (перечень см. Тема 2. Свободное программное обеспечение), имеются офисные пакеты, доступные в режиме on-line (подробнее см. Тема 10. «Облачные» ресурсы.

Программы для работы с текстом подразделяются на несколько групп:

1. Текстовые редакторыпредназначены для создания несложного текста с элементами простого форматирования. Иногда их называют редакторами кода, так как их основное предназначение – написание исходных кодов компьютерных программ. Различают встроенные текстовые редакторы (в Norton Commander, Турбо Паскаль и т. п.) и самостоятельные (Editor, Лексикон).

2. Текстовые процессоры - мощные текстовые редакторы, располагающие большими возможностями по обработке текстовых документов. Современные текстовые процессоры предусматривают множество дополнительных функций позволяющих намного упростить набор и модификацию текстов повысить качество отображения текста на экране, качество распечатки документов.

Например:

- форматирование символов (использование различных шрифтов и начертаний);

- форматирование абзацев (выравнивание по ширине страницы, задание междустрочного интервала и автоматический перенос слов);

- создание и обработка таблиц;

- оформление страниц (автоматическая нумерация, ввод колонтитулов и сносок);

- оформление документа (автоматическое построение оглавления, указателей);

- проверка правописания и т. д.

При выборе для работы текстового редактора нужно учитывать многие факторы: характер содержания документа (например, простой текст или таблицы, формулы, уравнения и т. п.) сложность создаваемых документов, объемы текстов, требования к качеству напечатанного на бумаге документа.

С помощью Microsoft Word можно подготовить текст программы, а с помощью MultiEdit — документ общего назначения. Специализация редактора заключается в добавлении или оптимизировании функций, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа. Например, редактор Т_ЕХ более удобен для набора математических выражений, чем встроенный редактор формул Microsoft Word.

Современные текстовые процессоры.

Наиболее популярны программы «большой четверки» офисных приложений: Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, Open Office Writer.

Поддержка русского языка.Word имеет лучшее качество средств лингвистической поддержки, а именно — проверку орфографии и грамматики, расстановку переносов, наличие словаря синонимов. Это единственная программа, у которой в штатный комплект входят средства проверки грамматики и стиля, дополнительные словари синонимов и толковый словарь.

Программа OpenOffice Writer тоже осуществляет проверку правописания на русском языке и имеет средства расстановки переносов. Кроме того, в русскую версию программы входят шаблоны целого ряда документов, в которых учтены требования отечественных стандартов по делопроизводству.

В программах WordPerfect и WordPro поддержка русского языка реализована хуже, в частности, нет русского тезауруса и словаря синонимов.

Создание документов.

Работа с деловой документацией. Возможности вышеперечисленных текстовых процессоров по этому пункту практически равны. Составление деловой документации — достаточно простой процесс, практически речь идет об улучшенной версии пишущей машинки. Наиболее выгодно смотрится WordPerfect. В нем удобнее всего работать с иерархическими списками, широко используемыми при составлении договоров. Возможно, именно поэтому большинство зарубежных юристов предпочитают работать именно с этой программой.

Набор «полуфабриката» для дальнейшей верстки. Качество выполнения данной работы зависит от возможностей экспорта результатов работы в файловый формат, понятный основным издательским системам.

Хуже всего для этих работ использовать программу WordPro, поскольку ее формат не поддерживает ни одна из издательских систем, а средства экспорта не сохраняют информацию о целом ряде элементов форматирования.

Собственный формат Writer также не известен основным издательским системам, но это компенсируется тем, что средства экспорта .DOC и .RTF работают вполне корректно, поэтому проблем не возникает.

Подготовка научных публикаций. При подготовке научных публикаций обычно возникают две проблемы — редактирование формул и создание библиографических ссылок. Корректно решаются эти проблемы только Writer — ведь у нее есть и средства работы с библиографией, и хороший формульный редактор, понимающий язык описания формул, принятый в T_EX/L_AT_EX. К достоинствам также можно отнести запоминание часто встречающихся слов, что повышает производительность труда при вводе сложных терминов и названий.

Неплохие редакторы у программ WordPerfect и WordPro, а вот создание библиографических ссылок существенно хуже.

Microsoft Word значительно уступает вышеназванным программам из-за нестабильной работы и полного пренебрежения отечественными стандартами формульного редактора MS Equation. К тому же этот редактор не понимает языка описания формул Т_ЕХ. Так что Word не рекомендуется использовать для набора текстов с большим количеством формул.

Если предстоит работать с текстом, содержащим большое количество формул, то лучше всего подойдет бесплатный текстовый редактор Т_EХ, разработанный американским профессором информатики Дональдом Кнутом, предназначенный для набора и верстки научно-технических текстов. Расширяется с помощью подключаемых утилит. Ввиду узкой специализации, Т_EХ используется в издательствах, выпускающих научно-техническую литературу, где он считается де-факто стандартом. Наиболее распространенные расширения стандартного Т_EХ (наборы шаблонов, стилей и т.д.): LaT_EX и AMS-T_EX. Существуют пакеты для работы с химическими формулами (ХутТ_EХ), диаграммами (xypic), созданиями презентаций и визитных карточек и т.п.

Создание объемных документов. Спецификой создания объемных документов является работа с оглавлениями, указателями, облегчающими подготовку документов, и собственно, сама возможность создания таких документов.

Программы Word, Writer и WordPerfect примерно равноценны для таких работ, и в целом работа с этими программами не вызывает дискомфорта. В Writer и WordPerfect очень удобно реализованы указатели, но не продумана система навигации, а в Word все с точностью до наоборот. Все программы не любят работать с объемными таблицами, а большое количество внедренных иллюстраций значительно замедляет работу и даже может привести к аварийному закрытию программы.

Программа WordPro при достижении некоторой критической массы объема документа начинает работать очень медленно, потому для этих целей ее лучше не использовать.

Редактирование.Важным аспектом редактирования является возможность сохранения результатов правки в виде отдельной версии документа, при этом все версии хранятся в одном файле.

Лучше всего такая возможность реализована в программах Word и WordPro. Только эти программы имеют возможность сохранения нескольких версий документа в одном файле, а также открытия доступа нескольким пользователям к разным частям документа. Необходимо принять во внимание, что в Word сохранение нескольких копий сильно увеличивает объем файлов.

В программе WordPerfect можно проводить лишь сравнение версий одного документа, сохраненного в разных файлах, а режим редактирования с фиксацией исправлений просто отсутствует.

Верстка и оформление.Современные текстовые процессоры по возможностям оформления вплотную приближаются к издательским системам. В каждой из рассматриваемых программ предусмотрены вставка текстовых и графических врезок, использование многоколоночной верстки, страничных и концевых сносок, различных колонтитулов, а также средств для создания спецэффектов.

Составной частью всех программ является графический редактор. Почти во всех программах имеются инструменты для управления межсимвольными интервалами (кернинг) и регулировки разрядки/уплотнения шрифта (трекинг). Отличия заключаются лишь в корректности реализации этих инструментов.

Лучше всех верстка и оформление реализованы в WordPerfect хуже всего — в WordPro.

Посредине оказались Word и OpenWriter. И хотя нельзя сказать, что они имеют мощное и гибкое управление положением врезок и расположением текста в несколько колонок, но у них развиты средства рисования и имеются средства разряди уплотнения шрифта.