Правила составления пресс-релизов

Структура пресс-релиза

Заголовок и лид пресс-релиза являются наиболее важными во всём этом документе. Именно по первым строчкам журналист определяет, интересна ли данная новость его изданию или её можно выбросить. Поэтому заголовок должен быть ярким, чтобы максимально заинтересовать любого, кто его начнёт читать. Лид — это первый абзац. Он должен состоять из одного предложения, в котором кратко излагается суть новости (события и т. п.). Здесь важно указать информацию в следующем порядке: кто является участником произошедшего события, новости и т. д., что за событие, новость, когда и где оно произошло или произойдёт, почему оно произошло и как оно произошло.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей:

· Пресс-релиз-анонс — информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.

· Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) — несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.

· Информационный пресс-релиз — информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объёму (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.

Правила составления пресс-релизов

Пресс-релиз представляет собой информацию, поданную в предельно сконцентрированном виде. Все, что требуется добавить по теме, печатается в дополнительных PR-документах – бэкграундерах, факт-листах.

Существуют определенные требования и к оформлению текста – рекомендуется использовать шрифт Times New Roman, кегль 12-14, межстрочный интервал – 1,5. Кроме того, следует соблюдать определенную ширину полей, чтобы журналист мог делать на них свои пометки. Таким образом, объем пресс-релиза получается небольшим. Текст нужно разместить на одной странице формата А4.

Основному тексту предшествует указание его жанровой принадлежности. Затем следуют заголовок и лидер-абзац, в котором дается главная информация – где, когда, по какой причине, с каким результатом произошло событие и кто были его участниками. Затем следует основной текст. Это и есть принцип перевернутой пирамиды – все наиболее важное излагается в начале, а далее значимость фактов уменьшается. Этот прием позволяет заинтересовать журналиста, сосредоточить его внимание на самом ценном.

Не меньшего внимания заслуживает и оформление пресс-релиза. Для его публикации используются фирменные бланки компании. В шапке указывается название и координаты компании, дата распространения и контактные данные уполномоченного лица, которое может предоставить дополнительную информацию по теме.

Распространение пресс-релизов осуществляется через СМИ: печатные издания, радиостанции, телевидение, интернет. Для продуктивного выполнения этой работы PR-службы регулярно составляют и периодически обновляют списки получателей пресс-релизов.

Распространение пресс-релизов по адресатам сопровождается указанием оптимальной даты публикации, которую желательно соблюсти, особенно, если публикация приурочена к юбилею или другому важному событию.

Рассылка - отнюдь не самый простой этап в создании пресс-релиза.

База журналистов. Если у вас уже есть база журналистов, с которыми вы сотрудничаете, это отлично, но старайтесь ее постоянно обновлять новыми контактами. Если же такой базы у вас нет, ее нужно создать. Для этого нужно определить круг тех изданий, которых заинтересует ваша тема. Потом обзвонить их с целью узнать, кто конкретно из журналистов занимается развитием этой темы, и получить его е-мейл, телефон, факс. В самом лучшем варианте следует предварительно пообщаться с журналистом, коротко описав, о чем пойдет речь.

Сама рассылка. Когда пресс-релиз написан, сверстан и подготовлена база журналистов, пресс-релиз нужно разослать. Как правило, в настоящий момент все рассылки реализуются через е-мейл. Ни в коем случае не забивайте в адресную строку все адреса! Это, как минимум, неуважительно. Если же нет возможности отправить материал по электронной почте, придется сделать это вручную. Но тут возникает маленькая проблема: иногда почта не принимает массовые рассылки, поэтому джо каких-то журналистов ваш пресс-релиз может не дойти.

Завершающие штрихи. Если новостьимеет важное значение, нужно еще раз позвонить журналистам, которым вы отправили материал и спросить, получили ли они его, заинтересовались ли темой и нужна ли им дополнительная информация. На этом этапе вы сможете понять, есть ли отклик на материал и будет ли кто-нибудь из журналистов что-то писать. Вполне вероятна такая ситуация, что вы не получите откликов и не увидите заинтересованности в вашем пресс-релизе. Такое бывает. Может быть, вы неправильно выбрали информационный повод для издания.

При рассылке пресс-релиза по e-mail следует учесть следующее:

• Самая важная информация должна быть в теме письма и в тех абзацах, которые будут видны в "первом экране".
• Перед текстом пресс-релиза в теле письма нужно сделать метку "Информация для СМИ" или "РЕЛИЗ".
• В теле письма нужно поместить текст или краткую аннотацию. И тема письма, и название вложенного файла должны давать представление о теме релиза, потому что краткая аннотация в теле письма может отразиться в нечитаемой кодировке.
• Не следует бояться прикреплять вложенные файлы с пресс-релизом - в любом серьезном издании есть антивирусные программы, которые проверяют почту на вирусы. Если ваша новость покажется изданию интересным, его прочитают.
• Нужно разместить ссылку на сайт компании, где вы выложите дополнительную информацию. Фото и логотипы компании должны иметь хорошее разрешение, иначе, из-за отсутствия качественных иллюстраций, издание может отказаться от публикации новости.
• По возможности следует отправлять каждому личное письмо, а не забивать в адресную книгу все контакты. Такой вариант возможен, если пресс-релиз отправляется на общий редакционный адрес.
• При отправлении письма на личный адрес журналиста, обращайтесь к нему по имени. Хоть и написание таких писем займет больше времени, но шансы отклика на ваш материал увеличатся.
• Если список получателей сообщений слишком большой, следует оформить как личные только те письма, которые отправляются в наиболее важные для Вас издания.
• При отправлении информационного сообщения на остальные адреса следует убедиться, что в поле "Кому" стоят "слепые копии", и получатели не увидят всего списка адресатов.