Правила подготовки и оформления документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ

ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ»

 

 

Кафедра гуманитарных, социально-экономических и естественнонаучных дисциплин

 

Курс: Русский язык в деловой документации

 

ТЕМА № 8

Функциональное расслоение современного русского литературного языка.

 

Выполнил: слушатель 1курса,

Группы 4 набор 2014г.

Рядовой вн-сл Шарапов Андрей Сергеевич

 

 

Проверил:

к.ф.н., доцент, подполковник вн.сл.

Реймер О.А.

 

Новокузнецк 2014

 

 

 

План

1. Функциональные стили современного русского языка…………………..

2. Официально-деловой стиль и его подстили……………………………….

3. Деловое письмо……………………………………………………………….

4. Требования предъявляются к оформлению документов в уголовно-исполнительной системе (в соответствии с инструкцией ФСИН по делопроизводству № 463 от 10.08.11)………………………………………….

5. Задание…………………………………………………………………………

6. Список используемой литературы…………………………………………

 

 

 

1. Функциональные стили современного русского языка.

 

Каждый функциональный стиль современного русского литературного языка - это подсистема, которая определяется условиями и целями общения в какой-то сфере общественной деятельности и обладает совокупностью стилистически значимых языковых средств. Функциональные стили неоднородны. Каждый стиль представлен рядом жанровых разновидностей: в научном стиле - научные монографии и учебные тексты; в официально-деловом - законы, справки, деловые письма; в газетно-публицистическом - статья, репортаж и т.п. Многообразие жанровых разновидностей создается разнообразием содержания речи и ее различной коммуникативной направленностью, т.е. целями общения. Именно цели общения диктуют выбор стилистических приемов, композиционной структуры речи для каждого конкретного случая. Каждый функциональный стиль речи имеет свои типические черты, свой круг лексики и синтаксических структур.

В соответствии со сферами общественной деятельности в современном русском языке выделяют следующие функциональные стили: научный, официально-деловой, газетно-публицистический, художественный, разговорно-обиходный.

Таким образом, для каждого функционального стиля речи характерны свои особенности. Для научного стиля присуще использование специальной научной и терминологической лексики, графической информации, четкое определение понятий и явлений, строгая логичность и последовательность изложения, усложненный синтаксис.

Деловому стилю свойственны профессиональная терминология, точность определения применяемых слов и выражений, клишированность языковых средств. Главнейшим свойством газетно-публицистического стиля является его информативность и экспрессивность.

Художественная речь использует все разнообразие и все богатства национального языка, чтобы создать яркий, запоминающийся образ. Понимание особенностей художественного стиля речи помогает более глубокому прочтению литературных произведений, обогащает нашу практическую речь.

Главной особенностью разговорной речи является ее непринужденность, неподготовленность. Для нее характерны лексическая разнородность, использование разговорных и просторечных слов, упрощенного синтаксиса, эмоционально-экспрессивной оценочности, мимики, жестов.

Научный стиль.

Сфера общественной деятельности, в которой функционирует научный стиль - это наука. Ведущее положение в научном стиле занимает монологическая речь. Этот функциональный стиль обладает разнообразием речевых жанров. Основными являются: научная монография и научная статья, диссертационные работы, научно-учебная проза (учебники, учебные и методические пособия и т.п.), научно-технические произведения (инструкции, правила техники безопасности и проч.), аннотации, рефераты, научные доклады, лекции, научные дискуссии, а также жанры научно-популярной литературы.

Одним из важнейших жанров научного стиля является научная статья, которая может передавать разнообразную по своему характеру и назначению информацию и наиболее часто используется как основной источник научно-технической информации. Научные статьи представлены несколькими разновидностями: краткое сообщение о результатах научно-исследовательской и опытно-конструкторской работ; собственно научная или научно-техническая статья, в которой достаточно подробно излагаются результаты работы; передовая статья; историко-научная обзорная статья; дискуссионная (полемическая) статья; научно-публицистическая статья; рекламная статья. Каждая из разновидностей статьи отличается собственным содержанием.

Официально-деловой стиль.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, статистический отчет и др.

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности, поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность - что свойственно научной речи.

Газетно-публицистический стиль.

Газетно-публицистический стиль функционирует в общественно-политической сфере и используется в ораторских выступлениях, в различных газетных жанрах (передовая статья, репортаж), в публицистических статьях в периодической печати. Он реализуется как в письменной, так и в устной форме.

Характерной чертой газетно-публицистического стиля является сочетание двух тенденций - тенденции к экспрессивности и тенденции к стандарту. Это обусловлено функциями, которые выполняет публицистика: информационно-содержательная функция и функция убеждения, эмоционального воздействия. Они имеют особый характер в публицистическом стиле. Информация в этой сфере общественной деятельности адресована всем носителям языка и членам данного общества (а не только специалистам, как в научной сфере).

2.4 Художественный стиль

Художественный стиль находит применение в художественной литературе, которая выполняет образно-познавательную и идейно-эстетическую функцию.

Для художественного стиля речи типично внимание к частному и случайному, за которым прослеживается типичное и общее.

Мир художественной литературы - это «перевоссозданный» мир, изображаемая действительность представляет собой в определенной степени авторский вымысел, а значит, в художественном стиле речи главнейшую роль играет субъективный момент. Вся окружающая действительность представлена через видение автора. Но в художественном тексте мы видим не только мир писателя, но и писателя в этом мире: его предпочтения, осуждения, восхищение, неприятие и т.п. С этим связаны эмоциональность и экспрессивность, метафоричность, содержательная многоплановость художественного стиля речи.

Разговорно-обиходный стиль.

Разговорно-обиходный стиль функционирует в сфере повседневно-бытового общения. Этот стиль реализуется в форме непринужденной речи (монологе или диалоге) на бытовые темы, а также в форме частной, неофициальной переписки. Под непринужденностью общения понимают отсутствие установки на сообщение, имеющее официальный характер (лекция, выступление, ответ на экзамене и т.п.), неофициальные отношения между говорящими и отсутствие фактов, нарушающих неофициальность общения, например, посторонние лица.

 

2. Официально-деловой стиль и его подстили.

 

Официально-деловой стиль характерен для международной, государственной, служебной документации, а именно пактов, законов, постановлений, уставов, договоров, инструкций, объявлений, приказов, накладных, объяснительных записок, заявлений. В основном этот стиль представлен в письменной форме.

Благодаря официально-деловому стилю мы можем грамотно и чётко излагать те или иные виды инструкций, актов, заявлений, и множество различных документов.

Официально-деловой стиль позволяет нам чётко, точно, стандартно и детально воспринимать всевозможные документы. А самое главное понимать, о чём идёт речь.

Устная официально-деловая речь позволяет нам грамотно выражаться при общении в различных сферах деятельности: чтение докладов (депутатов), речь президента, служебные совещания, судебные заседания и т. д.

Благодаря этому стилю мы можем не только грамотно излагать в письменной форме тот или иной документ, но и правильно выражаться устно, разговаривая с помощью этого стиля грамотно и чётко конкретизируя поставленную задачу. лексика морфология деловой речь

Официально-деловой стиль необходим большинству профессий в любом государстве в любой стране, так как это стиль Русской речи тянет за собой все высокие и ответственные посты (президент, депутаты, судьи, правоохранительные органы власти, юристы, адвокаты, врачи, даже педагоги зависят от официально-делового стиля в общении с аудиторией).

Задачами и отличительными признаками официально-делового стиля речи обусловлено и использование языковых средств - это лексический уровень, морфологический уровень и синтаксический уровень.

Общими стилевыми чертами официально деловой речи являются:

 

- Точность изложения;

 

- Детальность изложения;

 

- Стереотипность, стандартность изложения;

 

Строгая официальная тональность также связана с предписывающим либо констатирующим характером официальных документов, а стандартность, однотипность оформления - с однотипностью и частой повторяемостью официально-деловых ситуаций (к тому же наличие стандартных форм документов облегчает делопроизводство, предупреждает появление возможных ошибок). Конкретность предусматривает указание в официальных документах конкретных действий, лиц, дат, отсутствие расплывчатых, недостаточно чётких формулировок.

Самому же официально-деловому стилю, как и научному, чужда эмоционально-экспрессивная окрашенность. Ведь в языковых средствах официально-делового стиля нет добавочных, дополнительных оценок говорящего (пишущего), которые бы наслаивали на языковые единицы сверх их лексического, номинативного или грамматического значения. Напротив, отбираемые здесь языковые единицы, признаны к тому, чтобы максимально точно, однозначно передать соответствующие понятия, факты.

Существует три подстиля официально-делового стиля в зависимости от области применения деловой речи, и стилистического своеобразия соответствующих текстов:

 

1. Дипломатический подстиль - обслуживает область международных отношений, политика, так как он связан с осуществлением международной политики государства. Дипломатическая деятельность всегда носила ярко выраженный ритуальный характер.

 

Виды документов: соглашения, ноты, конвенции.

 

2. Законодательный подстиль - обслуживает в основном область юридических документов, отличается большей стилистической и языковой однородностью, чем документы других подстилей. Юридическая терминология: апелляция, истец, неприкосновенность. Здесь много антонимов, так как законодательная речь отражает противоположные интересы, противополагает и сопоставляет понятия: права и обязанности, труд и отдых, добровольно и принудительно, удерживать и начислять. Язык законов оказал большое влияние на формирование всего официально-делового стиля, он исконно был основой деловой речи.

 

Виды документов: указы, гражданские и уголовные акты.

 

3. Управленческий подстиль - обслуживает область административно-ведомственных организаций, производственные отношения. Управленческий подстиль располагает собственной административно-управленческой терминологией (название учреждений, должностей, видов служебных документов). Только в текстах управленческого подстиля употребляются формы глагола в 1-ом лице, иногда личные местоимения. Это связано с конкретизацией, с точным указанием на автора текста. В текстах управленческого подстиля наряду с нейтральной и книжной лексикой применяются слова и устойчивые словосочетания с окраской официально-делового стиля (нижеподписавшийся, надлежащий, уведомить).

 

3. Деловое письмо.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.

Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре и пользуется своим функциональным стилем. В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации. Текст делового письма можно считать составленным в официально-деловом ключе и представляющим собой коммуникативную единицу со смысловой замкнутостью и законченностью.

Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые детерминируют положение коммуникантов в социуме и в бизнесе. А от этого, в свою очередь, зависит и тип делового письма, т.е. тип коммуникации. Так, замечено, что чем выше положение партнера по бизнесу, тем уверенней, динамичнее и короче его текст.

Обмен деловой корреспонденцией предполагает краткую или длительную деловую переписку в рамках юридических норм. Любая коммерческая деятельность стремится к максимальному обмену продукцией между производителем и потребителем. Но не только это важно в межпартнерских отношениях. Возможности современного информационного контакта ускоряют и увеличивают объем предлагаемой продукции. Партнеры прибегают к обмену деловой корреспонденцией, публикуют красочные каталоги, рекламные брошюры и проспекты. Исчезла рукописная корреспонденция, на смену громоздким предложениям, сложным грамматическим конструкциям, стереотипам и малозначащим фразам пришел новый стиль делового письма, в котором отражены своеобразные коммуникативные межпартнерские отношения. Они формируют акт письменной деловой коммуникации, главными показателями которого становятся краткость, точность и конкретность изложения.

Немаловажную роль в создании перечисленных свойств деловой коммуникации играет строгая архитектоника делового письма, экономящая усилия коммуникантов. Её образуют неотъемлемые компоненты (реквизиты) делового письма: логотип фирмы, адресат, адресант, дата, обращение, текст письма, фактические формулировки, подпись и расшифровка подписи. Всё это - набор элементов, необходимых для делового контакта.

Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое письмо существует как для узкоспециальных целей, обмена информацией, так и для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами.

 

4. Требования предъявляются к оформлению документов в уголовно-исполнительной системе (в соответствии с инструкцией ФСИН по делопроизводству № 463 от 10.08.11).

 

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«документ» - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«реквизит документа» - обязательный элемент оформления документа;

«регистрация документа» - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждениях и органах УИС;

«служба делопроизводства» - структурное подразделение учреждения или органа УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства учреждения или органа УИС;

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждений и органов УИС;

«номенклатура дел» - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении или органе УИС, с указанием сроков их хранения;

«экспертиза ценности документов» - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

«электронный документ» - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

«электронное сообщение» - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

«электронная подпись» - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

 

Правила подготовки и оформления документов.

Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа имеет следующие размеры полей:

левое	-	30 мм;
правое	-	12,5 мм;
верхнее	-	20 мм;
нижнее	-	20 мм.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.

В учреждениях и органах УИС применяются бланки с воспроизведением геральдического знака - эмблемы ФСИН России.

Бланки печатаются с применением электронно-вычислительных машин или изготавливаются типографским способом.

В учреждениях и органах УИС предусмотрено использование следующих видов бланков:

бланк письма;

бланк приказа;

бланк распоряжения.

Образцы бланков, применяемые в учреждениях и органах УИС, приведены в приложениях № 1 - 3 к Инструкции.

Бланки на основе углового расположения реквизитов используются для оформления служебных писем.

Бланки на основе продольного расположения реквизитов используются для оформления приказов, распоряжений.

Изображение геральдического знака - эмблемы ФСИН России на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования Федеральной службы исполнения наказаний, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Наименование учреждения или органа УИС на бланках указывается в точном соответствии с Положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России или учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России.

Сокращенное наименование учреждения или органа УИС помещается на бланке после полного наименования учреждения или органа УИС.

Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов:

Для бланка письма учреждения или органа УИС:

геральдический знак - эмблема ФСИН России;

федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;

полное наименование учреждения или органа УИС;

сокращенное наименование учреждения или органа УИС;

справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, адрес электронной почты;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС:

геральдический знак - эмблема ФСИН России;

федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;

полное наименование учреждения или органа УИС;

сокращенное наименование учреждения или органа УИС;

вид документа: приказ (распоряжение);

место издания приказа (распоряжения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) с применением краски черного цвета.

 

Обязательные реквизиты приказов (распоряжений).

Приказы (распоряжения) учреждений и органов УИС имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:

Бланк.

Для оформления приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС используется бланк установленной формы (приложения № 2, 3). Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений.

Совместные приказы с другими организациями (приложение № 4) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).

Дата.

Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется службой делопроизводства при его регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2009 г.

Регистрационный номер.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу (о приеме, увольнении, повышении квалификации, присвоении специальных званий (классных чинов), поощрении и др.) регистрационный номер дополняется буквенными индексами «лс», о командировках «км», например: «568-лс», «456-км»\ в приказах по личному составу со сроком хранения 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах) к порядковому номеру через тире добавляется буквенный индекс «к», например: «345-к». В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс «р», например: «145-р».

Регистрационный номер совместного с другими организациями приказа состоит из регистрационных номеров учреждения или органа УИС и другой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.

В учреждениях и органах УИС регистрационные номера приказов (распоряжений) оформляются службой делопроизводства.

Заголовок.

Заголовок в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер № 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Текст.

Текст приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

Дата.

На обороте последнего листа приказа (распоряжения) учреждения или органа УИС ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления адресатам, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись.

Подпись.

В состав реквизита «Подпись» входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения и органа УИС, специальное звание (классный чин), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

 

5. Задание.