Использование Мастера подстановок

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок.

4. Используя Мастер подстановок, в таблице Конфеты для поля Сорт шоколада создайте фиксированный список значений, который состоит из элементов: Белый, Горький, Молочный, Темный, Фадж. Для этого:

§ откройте таблицу Конфеты в режиме Конструктор;

§ в столбце Имя поля щелкните на поле Сорт шоколадаи в нижней части окна конструктора перейдите на вкладку Подстановка. Обратите внимание – в строке Тип элемента управления установлено значение Поле;

§ для поля Сорт шоколадав столбце Тип данных из списка выберите значение Мастер подстановок. Откроется диалоговое окно Создание подстановки;

§ в открывшемся окне выберите переключатель Будет введен фиксированный набор значений и щелкните по кнопке Далее;

§ в следующем диалоговом окне в области Число столбцов укажите 1, а в таблице, расположенной ниже, в ячейки Столбца1 введите значения: Белый, Горький, Молочный, Темный, Фадж. Щелкните по кнопке Далее;

§ в последнем диалоговом окне в поле Задайте подпись, которую содержит столбец подстановки оставьте значение, установленное по умолчанию. Щелкните по кнопке Готово. Просмотрите полученный результат:

§ поле Сорт шоколада по-прежнему будет иметь текстовый Тип данных;

§ в поле Сорт шоколадав нижней части конструкторав строке Тип элемента управления значение Поле измениться на Поле со списком. Кроме этого будут заполнены строки Тип источника строк и Источник строк.

§ сохраните изменения, перейдите в режим таблицы и проверьте, как работает созданный Вами фиксированный список.

5. Используя Мастер подстановок, в таблице Сотрудники для поля Отдел создайте столбец подстановок, который состоит из элементов: Маркетинга, Рекламы, Снабжения, Финансовый, Экспедиции и хранится в новой таблице Список отделов. Для этого:

§ используя кнопку Конструктор таблиц (вкладка Создание, группа Таблицы) создайте новую таблицу, имя которой Список отделов, состоящую из одного поля Название отдела(это поле является ключевым). Введите в созданную таблицу следующие данные: Маркетинга, Рекламы, Снабжения, Финансовый, Экспедиции;

§ откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктор;

§ в столбце Имя поля щелкните на поле Отдел, а в столбце Тип данных из списка выберите значение Мастер подстановок. Откроется диалоговое окно Создание подстановки;

§ в открывшемся окне выберите переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните по кнопке Далее;

§ в следующем диалоговом окне проверьте, чтобы в области Показать был выбран переключатель Таблицы, в списке выше укажите значение Таблица: Список отделов и щелкните по кнопке Далее;

§ теперь выберите поле, которое будет использоваться в столбце подстановки. Для этого в области Доступные поля дважды щелкните по полю Название отделаи нажмите кнопку Далее;

§ в открывшемся окне укажите сортировку по возрастанию для поля Название отделаи щелкните по кнопке Далее;

§ далее проверьте, чтобы был выбран флажок Скрыть ключевой столбец и, если требуется, отрегулируйте ширину столбца подстановки. Нажмите кнопку Далее;

§ в последнем диалоговом окне щелкните по кнопке Готово;

§ сохраните изменения и перейдите в режим таблицы. Проверьте, как работает созданный список значений, и закройте таблицу Сотрудники.

6. В таблицу Заказы в режиме Конструктора добавьте поле Статус заказа.

7. С помощью Мастера подстановок, в таблице Заказы для поля Статус заказа создайте столбец подстановок, который состоит из элементов: Освобождение от налога, Облагается налогом (поле Название налогового статуса) и хранится в существующей таблице Налоговый статус заказов.

8. Откройте таблицу Заказыи выполните сортировку по полю Дата оплаты по возрастанию.

9. Заказам, у которых в поле Дата оплаты указан 1998 год в поле Статус заказа из списка выберите значение Освобождение от налога. Закройте таблицу Заказы, сохранив изменения.

10. Откройте Схему данных и на вкладке Конструктор в группе Связи щелкните по кнопке Все связи. В результате MS Access добавит в окно Схема данных таблицы Сотрудники, Список отделов,Налоговый статус заказов и отобразит все связи. Закройте Схему данных, сохранив изменения.

В MS Access можно создать поле (столбец подстановок), содержащее несколько значений, например, список сотрудников, которым назначено обслуживать определенный заказ.

11. Создайте копию таблицы Заказы. Для этого:

§ щелкните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите команду Копировать;

§ снова щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Откроется диалоговое окно Вставка таблицы, в котором поверьте, чтобы был выбран переключатель Структура и данные;

§ щелкните по кнопке <Ok>. В списке таблиц MS Access создаст таблицу под именем Копия Заказы.

12. В таблице Копия Заказы создайте новый столбец подстановок (имеющий имя Исполнители), который состоит из полей Должность и Фамилия сотрудника (содержащихся в таблице Сотрудники) и допускает выбирать несколько сотрудников, ответственных за выполнение конкретного заказа. Для этого:

§ откройте таблицу Копия Заказы в режиме Конструктора и щелкните левой кнопкой мыши в пустой ячейке столбца Имя поля;

§ во вкладке Конструктор в группе Сервис щелкните по кнопке Столбец подстановок;

§ в открывшемся окне выберите переключатель Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и щелкните по кнопке Далее;

§ проверьте, чтобы в области Показать был выбран переключатель Таблицы, в списке выше укажите значение Таблица: Сотрудники и щелкните по кнопке Далее;

§ в области Доступные поля дважды щелкните по полям Должность, Фамилия и нажмите кнопку Далее;

§ в открывшемся окне укажите сортировку по возрастанию для полей Должность, Фамилия и щелкните по кнопке Далее;

§ проверьте, чтобы был выбран флажок Скрыть ключевой столбец и отрегулируйте ширину столбцов подстановки. Нажмите кнопку Далее;

§ в последнем диалоговом окне в верхнем поле задайте подпись для столбца подстановок: Исполнители и установите флажок Разрешить несколькозначений. Щелкните по кнопке Готово;

§ сохраните изменения и перейдите в режим таблицы;

§ проверьте, как работает созданный список значений в поле Исполнители. Закройте таблицу Копия Заказы, сохранив изменения.

13. Откройте Схему данных обновите связи между таблицами (вкладка Конструктор, группа Связи, кнопка Все связи). Закройте Схему данных, сохранив изменения.