Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда

5.2.1. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.

5.2.2. При определении фондовой принадлежности документов организации учитывается следующее:

входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены; их фондовая принадлежность определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнение, по содержанию документов;

копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором; их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов;

документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

5.2.3. Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

Архивные документы общественных организаций (профсоюзных и др.), существующих при учреждениях с момента регистрации этих общественных организаций в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, представляют собой самостоятельные архивные фонды. При передаче на постоянное хранение в архив они могут присоединяться к фондам соответствующих учреждений, образуя объединенные архивные фонды.

5.2.4. Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

5.2.5. Один и тот же фонд составляет документы:

организации до и после ее реорганизации (преобразования), если она не повлекла за собой коренного изменения ее деятельности;

организации до и после изменения территориальных границ ее деятельности, подчиненности, структуры, штатов, печати и т.п.;

предприятий, организаций и объединений, поменявших государственную форму собственности на негосударственную, но в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

временно прекратившей свою деятельность организации, а затем восстановленной с теми же функциями;

предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности.

5.2.6. Документы органов законодательной и исполнительной государственной власти, прокуратуры и судов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления составляют самостоятельные архивные фонды.

Документы российских министерств и ведомств, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

Документы министерств РСФСР и Российской Федерации составляют, как правило, разные архивные фонды. Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве (ведомстве).

Документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, действующих на основе конституций, уставов субъектов Российской Федерации, составляют новые архивные фонды; разграничительные даты между ними устанавливаются на основе соответствующего законодательства и нормативных актов. При этом документы предшествующих им советов народных депутатов республик, краевых, областных, автономных образований, а также районных и городских советов народных депутатов до момента их ликвидации составляют самостоятельные архивные фонды.

Расширение или сужение прав организации, которое влечет за собой коренное изменение ее компетенции и функций и создание новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда.

5.2.7. Каждому архивному фонду, поступившему в архив организации, присваивается название и номер (см. п. 6.4.2.2). Название фонда соответствует официальному названию организации-фондообразователя.

5.2.8. Объединенный архивный фонд

5.2.8.1. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действующих на определенной территории;

- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

- организаций, связанных между собой объектом деятельности;

- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

5.2.8.2. Не допускается создание объединенных архивных фондов из документов органов представительной, исполнительной и судебной государственной власти, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик, уставами субъектов Российской Федерации, а также из документов этих органов и документов избирательных комиссий по выборам органов представительной и исполнительной власти, если эго не предусмотрено законодательством субъектов Российской Федерации.

5.2.8.3. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фондов, описей), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного фонда в одном месте хранилища, а при необходимости и новую систематизацию дел и пересоставление описей.

5.2.8.4. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него фондов или названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций.

5.2.9. Архивный фонд личного происхождения

5.2.9.1. Документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив организации, составляют архивный фонд личного происхождения и перефондированию не подлежат.

5.2.9.2. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

5.2.10. Архивная коллекция

5.2.10.1. Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или же образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования.

5.2.10.2. В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в том числе архив организации).

5.3. Хронологические границы архивного фонда <*>

5.3.1. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда организации - официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

5.3.2. Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа.

--------------------------------

<*> Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации или если в составе фонда находятся более ранние документы (например, переданные для завершения производством дела предшественника, представленные в качестве доказательств документы в составе судебно-следственных дел и др.). В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, собранных фондообразователем, связанных с откликами на его смерть, проведением памятно-юбилейных мероприятий и др.