Защита и сохранение формы

 

Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту:

– с помощью горизонтального меню:

1) выполнить команду Сервис®Установить защиту;

2) в появившемся диалоговом окне Защита документа запретить любые изменения, кроме ввода данных в поле формы (рисунок 3.99);

3) нажать кнопку Ok;

– с помощью панели инструментов: нажать кнопку Защита на панели инструментов Формы.

Если необходимо отредактировать элементы формы, то нужно сначала снять защиту, для этого нужно выполнить команду Сервис®Снять защиту или вторично нажать кнопку Защита на панели инструментов Формы. Операция сохранения шаблона формы производится так, как это описано в предыдущем уроке.

В защищенной форме пользователь может менять только содержимое полей.

 

 

Рисунок 3.99 - Диалоговое окно

Защита документа

 

При установке защиты можно использовать пароль. Для этого:

1) в диалоговом окне Защита документа в поле Пароль введите пароль;

2) нажмите кнопку Ok;

3) в появившемся диалоговом окне Подтверждение пароля (рисунок 3.100) введите пароль еще раз;

4) нажмите кнопку Ok.

 

 

Рисунок 3.100 - Диалоговое окно Подтверждение пароля

Тогда, при снятии защиты MS Word попросит ввести пароль.

Поскольку форма создавалась как шаблон, то ее можно сохранить только в качестве шаблона известным вам способом в папке C:\ProgramFiles\Microsoft Office\Шаблоны.

 

Заполнение формы по готовому шаблону

 

Для заполнения формы необходимо выполнить команду создания документа на основе шаблона созданной формы.

На основе выбранного шаблона будет создан новый документ – экземпляр формы, изображенный на рисунке 3.101. Первое поле формы (поле Имя) уже готово к вводу текста, это поле выделено черным цветом. Чтобы заполнить поля формы необходимо:

1) заполнить выделенное поле в соответствии с его типом (если это текстовое поле, то ввести текст, число или дату; если это флажок, то установить его или сбросить, используя клавишу Пробел (щелчок мыши); если это поле со списком, то щелчком мыши открыть список и выделить необходимый элемент;

 

 

 

Рисунок 3.101 - Новый документ, созданный на основе шаблона

 

2) нажать клавишу Tab для перехода на следующее поле; для возврата на предыдущее поле нажать комбинацию клавиш Shift+Tab.

Для выбора произвольного поля формы можно пользоваться щелчком мыши. На рисунках 3.93 и 3.102 показаны экземпляры заполненной формы.

Заполненную форму надо сохранить в файле как обычный документ. Впоследствии форму в любой момент можно будет открыть и отредактировать.

 

 

Рисунок 3.102 - Заполненная форма

Печать формы

Форму можно распечатать двумя способами:

- печать структуры формы и данных полей формы;

- печать только данных полей формы.

В первом случае документ на бумаге будет полностью таким, как он выглядит в электронном виде. Во втором случае, будет распечатка только данных, введенных в поля формы.

Для печати формы целиком используются обычные команды печати, рассмотренные в пункте 3.1.5.

Чтобы напечатать только данные полей нужно:

1) выполнить команду Сервис®Параметры;

2) в появившемся диалоговом окне Параметры, представленном на рисунке 3.103, раскрыть вкладку Печать;

3) установить флажок Печатать только данные форм;

4) щелкнуть по кнопке Ok.

5) выполнить стандартные команды печати документа.

 

Рисунок 3.103 - Диалоговое окно Параметры

 

Вопросы для самоконтроля

 

1 Дайте определение понятию форма.

2 В каких случаях используется форма?

3 Что такое поле формы?

4 Перечислите виды полей.

5 Каким образом можно полю формы назначить определенные свойства?

6 Параметр снят/установлен присущ какому полю?

7 Какие действия нужно выполнить, чтобы текстовое поле имело тип «число» и максимальную длину 7 символов?

8 Чем отличается форматирование структуры формы от форматирования полей формы?

9 Каким образом можно сохранить созданную форму?

10 Как сделать формы шаблоном?

11 Для чего нужна защита формы?

12 Как защитить неизменяемые элементы формы?

13 В каком режиме можно заполнять форму данными?

14 Какие режимы существуют для печати формы?

15 Каким образом вывести на печать только данные полей?