Слияние. Письма и рассылки
Word имеет возможность создавать и тиражировать письма, сообщения и др., имеющие постоянный текст и переменную информацию. Переменной информацией могут быть адреса, фамилии, организации, значения данных из таблиц и т.д. Для этой цели в Word имеется инструмент Слияние. Операцию можно выполнять, используя Мастер слияния. Рассмотрим слияние на результатах примера листа Если. Последовательность выполнения работы: 1. подготовка источника данных в Excel; 2. создание постоянной части основного документа в Word; 3. вставка в основной документ полей слияния и полей Word; 4. предварительный просмотр результатов слияния; 5. получение составного документа. Пример. Разослать письма с уведомлением тем заказчикам, у которых очень большой долг. Получим таблицу данных, которая служит источником данных для слияния. Скопируем источник данных на лист Слияние, начиная с первой ячейки А1.
Сохраним файл под именем Учебная задача и закроем его. Порядок создания писем: · Создать в Word основной документ (например, Сообщение). Внести в него постоянный текст. Сообщение Адрес: Заказчик Предлагаем немедленно погасить задолженность сумме
Бухгалтер Петров В.В. · Сохранить документ в своей папке (папке студента), под именем Сообщение. Документ Сообщение не закрывать. · Для выбора типа основного документа на панели инструментов нажать кнопку Рассылки/ Начать слияние · Установить флажок Письма. · Для подключения к источнику данных нажать на панели инструментов кнопку – Использовать существующий список. · В окне Выбор источника данных найти и выделить файл Учебная задача и нажать кнопку Открыть. · В следующем окне выделить лист Слияние - источник данных и нажать ОК. · Установить курсор в основной документ после пробела за словом Адрес и нажать на панели инструментов кнопку – Вставить поля слияния. Выбрать название первого поля Адрес и нажать кнопку Вставить. · Эти же операции повторить для полей Наименование заказчика и поля Долг+Пеня. · После того, как вставлены все поля, на панели инструментов нажать кнопку – Просмотр результатов. · Заполнится данными одно письмо. С помощью кнопки Перейти к записи можно просмотреть другие письма. · Для создания всех писем, надо выполнить слияние с помощью кнопки – Найти и объединить. · Откроется окно Составные новые документы. Установить флажок Все и нажать ОК. Все письма создаются на отдельных страницах Их можно просмотреть и распечатать. Примечание: При создании писем иногда требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации этого необходимо присутствие пола клиента в источнике данных (в нашем примере его нет). Можно добавить столбец, заполненный соответственно М или Ж. Для изменения обращения необходимо: · Установить курсор в начало той строки, в которой должно быть обращение к клиенту. · · В появившемся диалоговом окне в списке поле выбрать слово “Пол”. · В списке оператор выбрать слово “Равно” и в списке значение следует ввести М. · В окне Вставить следующий текст: Уважаемый господин. · В окне В противном случае вставить следующий текст: Уважаемая госпожа. · Нажать кнопку ОК.
Популярное: Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Как распознать напряжение: Говоря о мышечном напряжении, мы в первую очередь имеем в виду мускулы, прикрепленные к костям ... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (428)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |