Назначение и состав справочно-информационной документации

УТВЕРЖДАЮ

Зав. каф. “Э и У”

доц., к.т.н. Б.Ф.Степанов

…………………………..

“.......” .....................2011 г.

 

МЕТОДИЧЕСКОЕ УКАЗАНИЕ

по проведению лабораторной работы

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

на тему «Составление и оформление информационно-справочных документов. Решение ситуационной задачи посредством составления нескольких взаимоувязанных документов»

для студентов специальности: 080502.65 «Экономика и управление на предприятии (легкая промышленность)» очной и заочной форм обучения

 

Факультет: ПНП, ЗО и Э

Кафедра: Экономики и управления

 

 

НОВОСИБИРСК 2011

 

Составитель: И.В.Яковлева

асс.

 

 

Рецензент:

доц. Ф.В.Колосова

 

Утверждено на заседании кафедры “Экономики и управления“

« 25 » февраля 2011 г., протокол № 8

 

 

Методическое указание по проведению лабораторной работы по дисц. «Документирование управленческой деятельности» на тему «Составление и оформление информационно-справочных документов. Решение ситуационной задачи посредством составления нескольких взаимоувязанных документов» для студентов специальности: 080502.65 «Экономика и управление на предприятии(легкая промышленность)» очной и заочной форм обучения

/Сост. И.В.Яковлева; НТИ МГУДТ (филиал). – Новосибирск, 2011 – 8 с.

 

 

Тема: Составление и оформление информационно-справочных документов. Решение ситуационной задачи посредством составления нескольких взаимоувязанных документов.

Цель: Закрепление теоретических знаний по теме; приобретение практических навыков разработки докладной, объяснительной записок и приказа по личному составу.

 

Теоретический раздел

Система справочно-информационной документации

Назначение и состав справочно-информационной документации

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в раз­личных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу верх по системе управления: от работника к руководителю подраз­деления, от руководителя подразделения к руководителю организа­ции, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят доклад­ная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложе­ние, представление, заявление, все разновидности переписки, про­токол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

1.2. Составление и оформление справочно-информационных документов

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями соста­вителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имев­ших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представля­ется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руко­водителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обяза­тельными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного под­разделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализи­руется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкрет­ных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо пред­принять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать - в этом случае текст докладной записки содержит обоснование выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организа­ции); внешнюю докладную записку подписывает руководитель ор­ганизации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания.

 

 

Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов

Плановый отдел Адресат

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Резолюция

 

25.03.2009 № ______

 

О нарушении трудовой

дисциплины

 

Примерный состав информации: фамилия, имя, отчество сотрудника, должность, структурное подразделение, с какого времени работает в данной организации, вид и дата нарушения, наличие письменного объяснения, мнение о дисциплинарном взыскании.

 

Начальник планового подпись расшифровка отдела подписи

 

 

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемой работником организации и представляемый вышестоящему должно­стному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование струк­турного подразделения, наименование вида документа, дата, регист­рационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объ­яснительной записки является дата ее составления и подписания.