Совершенствование управления информацией

Принцип Парето гласит, что 80% проблем в какой-либо ситуации возникают вследствие 20% возможных причин. Использование принципа Парето для решения информационных проблем позволяет выделять области, проведение изменений в которых принесет наибольшую выгоду

При определении приоритетов в проведении изменений следует учитывать следующие факторы:

• имеющиеся в распоряжении ресурсы,

• возможный масштаб изменений,

• степень контроля за проведением изменения со стороны менеджера,

• размер допустимого ущерба,

• мотивирующее значение достижения положительного результата,

• возможность переноса решений на другие области,

• вероятность успеха.

Категории причин информационных проблем:

• Входные данные

• Источники входных данных

• Процессы

• Люди и структуры

Причинно-следственная схема (“рыбий скелет”) позволяет отследить возможные причины проблемы и увидеть их взаимосвязи.

Часть 4 Общение и управление коммуникацией

Климат общения

Большую часть времени менеджер общается на работе. "Ключ к разгадке высокой эффективности - в общении людей" (Алекс Пентланд).

Удовлетворенность сотрудников общением влияет на их вовлеченность в деятельность, мотивацию, в конечном итоге, эффективность и результативность компании.

Деловое общение – это процесс взаимодействия в общении, при котором происходит обмен информацией для достижения определенного результата. Т.е. это общение целенаправленное. Оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности. При деловом общении учитывают особенности личности, характера, настроения собеседника, но интересы дела более значимы, чем возможные личностные расхождения.

Климат общения, атмосфера, условия, в которых происходит общение, играет важную роль для успешного проведения изменения в управлении. Различают поддерживающий (открытый) и оборонительный (закрытый) климат общения.

Характеристики поддерживающего климата
1. Создание условий - Руководитель поощряет гибкость, экспериментирование и свободу творчества.
2. Эмпатия / сочувствие - Руководитель пытается понять и выслушать проблемы сотрудников, уважает их чувства и ценности.
3. Равенство - Руководитель не пытается унизить подчиненных, не пользуется статусом для контроля над ситуацией, уважает чужое мнение.
4. Непосредственность - Руководитель честен в общении и не руководствуется скрытыми мотивами. Идеи можно высказывать совершенно свободно.
5. Ориентация на проблему - Руководитель скорее определяет проблемы, чем предлагает решения, открыт для обсуждения общих проблем, не настаивает на согласии подчиненного со своей точкой зрения.
6. Прозрачность - Руководитель в общении выражается ясно, точно описывает ситуацию, высказывает свое восприятие ситуации, не настаивая на необходимости изменения.

Характеристики оборонительного климата
1. Оценивание - Руководитель критичен, сам выносит суждения и не принимает никаких объяснений от подчиненных
2. Контроль - Руководитель постоянно дает указания в авторитарном стиле и пытается изменить других людей.
3. Стратегия – Руководитель манипулирует подчиненными и часто искажает или неправильно интерпретирует сказанное ими.
4. Нейтралитет - Руководитель осуществляет минимальную личную поддержку и остается в стороне от личных проблем и конфликтов подчиненных.
5. Превосходство - Руководитель постоянно напоминает сотрудникам, кто здесь главный, внимательно контролирует работу и заставляет подчиненных чувствовать себя неадекватными (несоответствующими задачам или работе).
6. Определенность - Руководитель догматичен и не желает признавать свои ошибки.

В организациях редко присутствует только один тип климата общения. Поэтому климат общения оценивается только на уровне рабочей группы. Разумеется, поддерживающий климат общения способствует успешной адаптации и высоко результативным изменениям, проводимым в компании.

Чтобы улучшить климат общения, менеджеру в первую очередь необходимо:

1) предоставлять качественную информацию для своих сотрудников;

2) организовать эффективные информационные потоки;

3) разработать правильные бизнес-процессы;

4) вовлечь каждого сотрудника в достижение целей группы и компании, чтобы он ощущал собственную значимость в деятельности компании;

5) создать атмосферу доверия, чтобы в случае совершения ошибки сотрудником концентрироваться на исправлении ситуации, системных процессов для предотвращения её повторения;

5) уметь своевременно разрешать конфликты и конструктивно использовать их для улучшения деятельности;

6) использовать навыки активного слушания при общении с сотрудником (ами);

7) получать от сотрудника (ов) и предоставлять ему (им) непрерывную обратную связь.

Барьеры в общении

Улучшение коммуникаций включает в себя два аспекта: понимание факторов, способствующих улучшению коммуникации, и понимание барьеров для неё. Менеджерам следует понять, какие барьеры можно устранить или снизить, а какие принять.

Классификация барьеров в общении:

· Физические барьеры и отвлечения: шум, закрытые двери, звонки, разделяющие людей препятствия. Средством преодоления этого препятствия может быть тихое помещение для встреч.

· Барьеры восприятия: предположения сотрудников. Необходимо выяснить, обладает ли персонал нужными знаниями для понимания ситуации.

· Эмоциональные барьеры: страх, недостаток доверия. Важные вопросы следует обсуждать со всеми, кого это касается.

· Культурные барьеры: национальные различия в культурных традициях. Общение будет проходить легче, если различия ценятся Вами и вашей компанией.

· Языковые барьеры: профессиональная терминология, жаргон, собственный «язык». Принятие знаний и взглядов другого человека улучшат коммуникации.

· Барьеры, связанные с полом и статусом: гендерные и статусные различия. Признать статусную власть и общаться согласно этикету.

· Межличностные барьеры: негармоничные отношения между людьми, личные конфликты. Как следствие, - невысокое взаимное доверие и уверенность друг в друге. Общие интересы помимо работы помогают выстроить хорошие отношения.