Сделать самому или купить?

Инструмент повышения эффективности склада

– Известно, что эффективность работы склада в немалой степени зависит от нагрузки на его персонал. А эта нагрузка, в свою очередь, зависит от продаж: когда они резко растут, на персонал склада резко падает увеличенная нагрузка, что может негативно отразиться на качестве выполняемой работы, а когда продажи падают, возникают простои, которые не лучшим образом сказываются на настроении работников.

В то же время, продажи во многих бизнесах носят сезонный характер, причем эта сезонность может быть годовой, месячной или недельной. Добавляют нестабильности и маркетинговые акции – каждая из них может привести или не привести к росту продаж, что тут же отразится на складе. Поэтому оперировать в складском хозяйстве ограниченным числом собственных сотрудников – задача достаточно сложная.

При этом следует учесть, что логист при планировании потребности в персонале находится под давлением двух взаимоисключающих требований. С одной стороны, необходимо обеспечить стабильную и надежную работу склада, а для этого нужно иметь штат опытных сотрудников, слаженный коллектив, который может качественно справиться с внеплановыми объемами работ и позволит обеспечить быструю и гибкую реакцию на изменения – скажем, если акция «выстрелила», то склад не станет причиной задержек. С другой стороны, никогда не теряет актуальности задача сокращать затраты, а большой штат опытных сотрудников стоит достаточно больших денег.

Фактически задача логиста сводится к тому, чтобы обеспечить правильное соотношение объема работ и количества персонала. А поскольку нагрузка на склад меняется, это количество также не может оставаться постоянным: когда работы много, людей должно быть больше, а когда ее мало, «лишние» сотрудники должны куда-то «исчезать», причем «в идеале» не требуя зарплаты. И эта задача, в принципе, имеет решение. Главное – точно знать, когда и сколько людей будет нужно.

Расчет потребности в персонале

Определить потребность в сотрудниках на разных участках не так уж сложно, когда известны объемы предстоящей работы. Для этого нужно, прежде всего, пронормировать операции. Условно говоря, если мы знаем, что кладовщик в среднем отбирает 200 коробок в час, то чтобы отобрать за час 1600 коробок, потребуется 8 кладовщиков. И так – по каждой основной операции.

Хотя это не касается отдельных вспомогательных и подготовительных работ, которые зависят не столько от объемов грузопотока, сколько от операционных процедур, размера склада, политики, принятой в компании и т.д. – здесь потребность в сотрудниках практически является константой.

И третья составляющая расчета – разнообразные потери, которых, в принципе, никому избежать не удается.

Кстати, тот факт, что в этой формуле расчета несколько слагаемых, некоторым компаниям пришлось остро осознать в 2009 г. Ведь если объем работ на складе уменьшается в 2 раза, сокращение персонала наполовину обычно приводит к катастрофе. Точно так же, как нет необходимости набирать вдвое больше сотрудников при двукратном росте нагрузки на склад.

Сегодня с формулой расчета потребности в персонале знаком практически каждый логист. Но остается вопрос, как использовать результаты таких расчетов на практике, чтобы обеспечить надежную работу склада, не неся больших дополнительных затрат.

Уроки гибкости

Есть ряд инструментов, позволяющих более эффективно организовать работу штатных сотрудников склада. К примеру, отпуска им обычно предоставляются в межсезонье, когда нагрузка на склад сравнительно невелика. Однако здесь могут возникнуть и определенные сложности, если скажем, сезон складских работ приходится на лето – отдыхать преимущественно в осенне-зимний период соглашаются не все. В периоды пиковой нагрузки, естественно, нужно выводить на работу полный состав, причем каждый сотрудник должен быть мотивирован на максимальную производительность. Кроме того, важно правильно расставить приоритеты и по возможности перенести все вспомогательные и дополнительные работы на потом.

Но полностью решить проблему такие меры помогают не всегда. Как показывает практика, имея постоянный штат сотрудников, обеспечить более-менее стабильную работу склада при приемлемом уровне расходов можно, лишь если нагрузка колеблется в пределах в среднем от 80% до 120%, т.е. +/– 20%. А в некоторых компаниях в сезон объемы складской обработки могут увеличиваться в 2–3 раза. В таких случаях обычно приходится набирать временных работников. А это немотивированный персонал, проблем с которым обычно более чем достаточно, поскольку люди понимают, что их шансы проработать здесь более полугода крайне низки.

Чтобы более гибко использовать имеющийся персонал, во многих компаниях вводят планирование выходов на работу и нормы отработки часов. Но реализовать это возможно лишь при условии, что требования к уровню квалификации сотрудников невысоки – только тогда можно создать какой-то резерв подготовленных работников, поставить их на почасовую оплату и задействовать тогда, когда они нужны (если это, конечно, совпадает с их интересами).

Другой вариант – временные сотрудники от кадровых агентств. Однако они, во-первых, не всегда доступны, а во-вторых, также достаточно слабо мотивированы. А чтобы обеспечить нормальную производительность немотивированного человека, нужно иметь очень хорошую организацию труда.

И вариант третий, самый тупиковый – оплата сверхурочных. Он очень скоро заводит ситуацию в тупик: люди перестают продуктивно трудиться в рабочее время и начинают быстро увеличивать количество отработанных неурочных часов.

В связи с тем, что все перечисленные варианты хоть и работают, но в достаточно узком диапазоне, появляется большое желание отдать складскую логистику на аутсорсинг, т.е. переложить эти проблемы на кого-то другого. Хотя возникает опасение, что решены они все равно не будут, просто оплата «лишнего» персонала ляжет на себестоимость приобретенных услуг. Да и в принципе говорить об аутсорсинге можно только в том случае, если складская обработка не является одной из ключевых компетенций компании и если это согласуется со стратегией ее развития.

Сделать самому или купить?

Если компания до сих пор справлялась со складской обработкой своих товаропотоков самостоятельно, у нее, очевидно, есть соответствующий потенциал – оснащенный склад, нужное специализированное оборудование и костяк подготовленного персонала. Вопрос только в том, что иногда его не хватает, а иногда он лишний. Стоит ли из-за этого отказываться от нормально действующей системы?

Тем более, что складской сервис необходимого уровня не всегда доступен на рынке, и процесс адаптации услуг к требованиям заказчика нередко оказывается длительным и болезненным. Причем в немалой степени именно из-за той же нехватки квалифицированного персонала – фактически у логистических операторов возникают с ним те же проблемы, что и у любой другой компании. Вот только управлять работой сотрудников склада оператора логистам заказчика никто не позволит.

Есть мнение, что управление аутсорсингом – достаточно сложная задача для среднего украинского менеджера, потому что его квалификация не позволяет правильно поставить задачу внешней организации. И многим логистам (особенно в условиях недостатка информации в цепочке поставок и необходимости принимать решения «на ходу») проще сделать все самостоятельно, чем объяснять специалистам провайдера, что именно необходимо и как этого можно добиться. Вдобавок он не сможет вплотную контролировать ход достижения поставленных целей. Хотя если он все-таки перестроится и найдет общий язык с менеджерами поставщика услуг, управление складскими процессами будет происходить быстрее и проще.

Впрочем, при этом следует учитывать, что аутсорсинг все-таки подразумевает некоторую формализацию процессов, работу в определенных рамках, невозможность изменить правила просто потому, что в данный момент это необходимо. Например, если сработала очередная маркетинговая акция, на своем складе набрать добровольцев и организовать ночную смену можно очень сравнительно быстро. А чтобы это сделал аутсорсер, нужно написать письмо, согласовать тарифы (повышенные…) и т.д., что занимает обычно немало времени. Тем более, если окажется, что пока решались организационные вопросы, рабочий день на складе закончился, сотрудники разошлись по домам и выполнять работу некому.

Лучше понять плюсы и минусы аутсорсинга складской логистики помогает анализ результатов исследования причин отказа от услуг 3PL-операторов, проведенный компанией «УВК».

Чаще всего среди таких причин были названы:

ü потеря управляемости внутренних процессов;

ü сложность контроля и оценки качества услуг (отсутствие системы ключевых показателей эффективности);

ü альтернативные предложения более высокого качества;

ü предложения по более низкой цене.

Сложившаяся на рынке контрактной логистики ситуация во многом объясняется ужесточением требований заказчиков к ценовым предложениям. Это заставляет логистических операторов максимально стандартизировать свои услуги. Все, что выходит за рамки стандартов, требует «ручного управления» и дополнительных затрат, приходится исключать, поскольку оно не вписывается в бюджет. Т.е. в треугольнике «деньги/время/качество» последний критерий уходит вниз.

И если кто-то из 3PL-операторов все-таки начинает практиковать какое-то уникальное решение, он обычно становится новичком в этом и, соответственно, не имеет того опыта, который есть у его клиента. В таком случае эффективность внутреннего управления оператора – вопрос достаточно неоднозначный, причем она заметно страдает из-за крайне низкого качества коммуникаций заказчиков и поставщиков услуг. В результате клиент получает далеко не тот уровень сервиса, на который рассчитывал, причем по более высокой цене.

Компромиссный вариант

О преимуществах и недостатках аутсорсинга складской логистики в условиях украинского рынка можно говорить много, но в любом случае приходится констатировать, что он вряд ли позволит решить все проблемы, связанные с неравномерной нагрузкой на склад. Значит, нужно искать другие варианты.

Одним из таковых вполне может стать аутсорсингперсонала непосредственно на собственном складе. В таком случае компания передает сторонней организации действительно второстепенные функции. Тем более, если будет привлекать с ее помощью только работников невысокой квалификации. Ведь определенная градация персонала существует на любом складе: есть профессионалы, которым поручают сложную, ответственную, важную работу, имеющую высокую материальную ценность, и есть работники, которые выполняют однообразные операции, требующие минимальной подготовки.

Вопрос стоимости услуг аутсорсера в таком случае также решается просто – достаточно сравнить собственные нормативы (сколько компания готова платить за эту работу, если ее будут выполнять свои люди) с теми, которые предлагает провайдер, исходя из своего опыта работы на разных складах и в разных условиях. Если суммы сопоставимы, можно договариваться. Причем согласовать такие условия, чтобы легко можно было решить, скажем, проблему выгрузки 20 контейнеров, которые приходят 2–3 раза в месяц. Держать ради этого постоянную бригаду грузчиков не имеет смысла. Рассчитываем, во сколько обойдется выполнение такой работы своими силами, и поручаем ее аутсорсеру. Он присылает к оговоренному времени своих людей, выполняет поставленную задачу и получает деньги. Нормальный подход.

К его преимуществам следует отнести и тот факт, что привлеченный со стороны персонал будет работать на вашем складе по вашим правилам – вы будете просто «встраивать» его в собственные бизнес-процессы, оставляя управление ими за собой. Причем получите возможность привлекать его на любой срок именно в те моменты, когда он нужен. Свой отдел кадров такую гибкость не обеспечит при всем желании – там свои правила и процедуры принятия решений. Кстати, снижение нагрузки на отдел кадров и бухгалтерию относятся к дополнительным экономическим выгодам аутсорсинга персонала.

Но главный его плюс в том, что такой подход позволит, к примеру, увеличить штат сотрудников на определенные дни недели, когда приходят большие поставки либо резко возрастает количество отгрузок. Причем можно будет достаточно быстро реагировать на изменения: пришел 1 контейнер – берете 3 человека, пришло 10 контейнеров – приглашаете 30. И именно тех, которые способны качественно и в срок выполнить поставленную задачу. Конечно, эти люди, скорее всего, не знакомы со спецификой вашего склада, однако они знают базовые складские операции и после буквально получасового инструктажа смогут нормально работать.

Плюс такие «мелочи», как спецодежда, раздевалки, больничные и отпуска по уходу за ребенком (женщин-работников на складах сейчас много) – решение всех этих вопросов берет на себя компания-аутсорсер.