Технические средства офиса и организация рабочих мест

Офис — искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья. В широком понимании эргономичность офисного пространства строится из различных элементов — от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха, офисные перегородки. Большое значение имеет и планировка помещений.

Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы становятся неотъемлемой частью практически любого - крупного или небольшого, но главное – эргономичного офиса.

Рабочее место обязательно должно быть удобным, эргономичном и соответствовать общему стилю фирмы. Основу рабочему месту составляет стол. Кроме того, необходимо так же удобное кресло, тумбочки, шкафы, оргтехника (телефон, факс, компьютер) и прочие приспособления (настольная лампа, канцелярский пресс-набор, контейнер для сортировки поступающий корреспонденции и т.д.) Площадь размещения рабочего места секретаря должна составлять не менее 6 м², а объем помещения, в котором оборудовано это рабочее место – не менее 20 м³.

Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточное количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков обязательно должен запираться на ключ. Рабочая поверхность стола должна иметь удобную форму и достаточный для размещения всех необходимых технических средств и приспособленный размер. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах 68-80 см, а в идеале – составлять 72,5 см. Кроме того, рабочий стол секретаря должен иметь свободное пространство для ног высотой не менее 60 см, шириной – не менее 50 см, глубиной на уровне колен – не менее 45 см и на уровне вытянутых ног – не менее 65 см.

Непосредственно на рабочей поверхности стола следует расположить:

ü Монитор компьютера (возможно с клавиатурой и мышью);

ü Настольный офис набор канцелярских принадлежностей, который включает в себя ручки, карандаши, ластик, линейку, маркеры, скотч, скрепки, бумагу для записей, закладки-наклейки, нож для разрезки бумаги, степлер, дестеплер, ножницы и др.;

ü Табель-календарь на текущей год;

ü Календарь-ежедневник для ведения текущих записей;

ü Лотки-контейнеры для сортировки, поступающей корреспонденции;

ü вертикальные накопители для наиболее часто используемой документации;

ü держатель для документов;

ü визитницу;

ü коробку дискет и подставку для CD-дисков;

ü При необходимости – настольную лампу.

В ящиках рабочего стола следует расположить:

ü Бланки документов;

ü Бумагу (отдельно для черновиков и чистую);

ü записную книжку, ежедневник для записи поручений руководителя и участия в работе совещаний;

ü Портфель или папку для бумаг;

ü конверты, файлы, папки уголки;

ü Датер-нумератор, штемпели «Исх. №___», Вх. №___», « На контроль» и др.,

ü Дырокол.

Выделяют следующие основные системы планировки помещений.

1. Кабинетная, структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

При распределении помещений рекомендуем соблюдать следующие правила:

ü В первую очередь размещать крупные структурныеподразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

ü Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

ü Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой.

ü Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

ü Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

ü общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

ü число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

ü нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.