Кто вам необходим и кто может помочь при подготовке мероприятия

Выделение потенциальных партнеров («коалиция союзников») – очень важный и интересный этап. Подумайте о том, кто заинтересован в вашей аудитории. Подумайте об их целях и интересах. Предложите партнерство. В некоторых случаях вы сможете разделить бремя ответственности за организацию мероприятия и бремя расходов.

Конечно, наличие партнеров существенно осложнит вам жизнь, так как они будут преследовать собственные цели, с ними будет необходимо многое согласовывать и они, как любая организация, могут вас подвести. Тем не менее польза от наличия партнеров может существенно превысить сложности и неудобства.

Во время Второй мировой войны у Черчилля долго не ладились отношения с французами и американцами. Ему приписывают выражение: «Союзники – это ужасно. Хуже союзников может быть только… отсутствие союзников».

Чтобы не возникало недоразумений, заранее четко разделите ваши зоны ответственности и строго выполняйте договоренности.

Работа с подрядчиками

В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться помощь множества различных поставщиков и партнеров.

В странах Западной Европы и США довольно распространены Celebrity Speakers Bureau. На момент написания этой книги в России этот бизнес не очень заметен.

Это узкоспециализированные агентства, с помощью которых вы можете пригласить к себе на вечеринку знаменитость: писателя, политического деятеля, изобретателя… Если вы договорились, подписали договор, то можете быть уверены, что знаменитость появится вовремя и сделает то, что вы заказали: выступит, споет или ответит на вопросы. Например, через такое бюро в Швеции – Speakersnet – мы заказывали выступление Йонаса Риддерстрале, соавтора «Funky business». Точно так же можно заказать выступление Билла Клинтона, Джорджа Буша‑старшего, Нила Армстронга. Я приценивался к гонорарам Фредерика Бегбедера и Кристофера Бакли – десятки тысяч долларов… В России бизнес Celebrity Speakers Bureau в основном существует в другом виде: есть люди, у которых длинный список знакомых и толстая‑толстая записная книжка с телефонами знаменитостей. Вы можете позвонить им, и они по‑дружески попросят тех сходить на некое мероприятие. Как правило, выплаченные вами деньги остаются только у посредника с толстой записной книжкой. В данном случае я не говорю о звездах эстрады, юмористах и прочих, так как тут существуют твердые расценки и довольно понятное ценообразование.

Посмотрите сайты:

www.speakers.co.uk

www.speakersnet.se

www.bestspeakers.ru

Этапы взаимодействия

1. Оценить свои ресурсы и потребности.

2. Определить бюджет.

3. Отобрать потенциальных поставщиков.

4. Отослать ценовой запрос.

5. Рассмотреть предложения и выбрать поставщиков.

6. Обсудить окончательную стоимость и подписать контракты.

7. Проконтролировать выполнение контрактов.

8. Работать только с лучшими.

Как это работает?

Сначала оцените, что у вас есть и что (услуги, техника, персонал) может потребоваться. Оцените, во сколько вам обойдется решение действовать собственными силами. Для этого вспомните, что у вашего времени и времени ваших коллег (у каждого часа, дня, недели) есть цена: ваша зарплата и деньги, которые вы могли бы заработать за это время, если бы передали некую работу субподрядчику. Лучше, если эта цена – дня или часа – заранее вам известна, чтобы вы, выслушав предложение подрядчика, могли легко сравнить их по стоимости.

Также оцените, стоит ли брать в аренду какое‑то оборудование или имеет смысл его купить. Например, стоимость видеопроектора для презентаций составляет $800; если вы пользуетесь проектором раз в месяц и берете его в аренду по $100 в день, то легко можно посчитать, что за восемь месяцев проектор окупится и его лучше купить.

В другом случае оборудование может стоить слишком дорого, либо потребность в его использовании возникает редко, либо оно требует профессионального обслуживания, а это означает, что вместе с покупкой оборудования вам придется взять на работу еще и дополнительного высококвалифицированного работника. В таком случае оборудование лучше арендовать.

В зависимости от параметров, заложенных в смету мероприятия, честно определите, сколько денег вы можете на это выделить.

Составьте базу потенциальных подрядчиков для выполнения интересующей вас работы. Если вы часто проводите мероприятия, то желательно, чтобы такая база у вас была постоянно и вы лишь время от времени ее пополняли (см. выше списки, кто может быть вашим подрядчиком).

Отметьте в своем списке подрядчиков, которые оказывают нужную вам в данный момент услугу, и разошлите ценовой запрос. В нем можно опустить некоторые несущественные детали, чтобы сконцентрироваться на наиболее важных для вас моментах.

Например, нам нужно срочно отправить ряд посылок в некоторые города России. В период подготовки проекта такие отправления будут регулярны, а со временем количество городов будет расширяться.

Таким образом, нам понадобятся услуги курьерских компаний, оказывающих услуги по экспресс‑доставке в эти города. И мы пишем ценовой запрос:

«Уважаемая курьерская компания!

Нам необходимо выполнить отправку посылок весом 1–1,2 кг в следующие города: Волгоград, Краснодар, Ростов, Астрахань.

Пожалуйста, сообщите стоимость ваших услуг и сроки доставки.

Спасибо».

Тот же принцип может работать для любых поставщиков:

– полиграфическая компания: «Нам нужно напечатать 3000 буклетов, 4+4, два фальца, бумага 200 г, сроки – четыре рабочих дня»;

– туристическая компания: «Нам нужно оформить визы для ста человек из Канады, США и Европы. Каковы ваши условия, необходимые документы, сроки и сколько это стоит?»

Оцените реакцию на ваш запрос. Захотела ли компания поговорить с вами или ограничилась письменным ответом? Если письменно, посмотрите, насколько личностным был этот ответ: с обращением и ответом на вопросы или просто безликий прайс‑лист. Оцените, насколько грамотно составлено предложение, насколько быстро вам ответили. Все это покажет, заинтересован ли подрядчик в работе с вами.

Соответственно, если компания отреагировала быстро и четко, значит, и бизнес‑процессы в ней хорошо налажены, они заинтересованы в вас как в Клиенте и с вашим заказом все будет в порядке.

Конечно, нужно учитывать и цену. Однако соотношение цена/качество редко бывает лучшим у самых дешевых и самых дорогих поставщиков. Лучше всего просто игнорировать 20 % самых дорогих и самых дешевых предложений.

После получения отклика от подрядчиков нужно рассмотреть и выбрать нескольких поставщиков (полуфинал), поговорить с ними подробнее, может быть, спросить рекомендации и выбрать одного‑двух, самых лучших на ваш взгляд.

Только после этого можно обсудить окончательные условия, стоимость услуг, заключить договор и начать работать.

В следующий раз у вас не будет необходимости выбирать поставщика и рассылать запросы. Можно будет просто позвонить именно в эту компанию.

Выбирайте: постоянные тендеры или работа as‑long‑as‑they‑fault (пока поставщик не проколется).

Если возникают какие‑то сложности, все повторяется и выбирается новый поставщик/подрядчик. В некоторых компаниях это делают регулярно, чтобы держать в тонусе поставщика и получать лучшие ценовые предложения рынка. В этом есть смысл, однако опять же следует помнить, что ваше время имеет стоимость. Если вы тратите рабочий день, получая выигрыш в $10, то это плохая практика. Кроме того, если вы сотрудничаете с одной компанией несколько лет (или хотя бы в течение нескольких проектов), то вы можете ей доверять. Новой же компании только предстоит заработать ваше доверие.