ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ИГРЫ

От 20 минут до 2 часов.

МЕТОДИКА

Составьте список из перечисленных далее пунктов. Даже недолгое обдумывание каждого пункта при подготовке к совещанию может улучшить его результаты.

✔ Цель. Зачем проводится совещание? Как руководитель вы должны иметь четкий и лаконичный ответ на этот вопрос. Оцените срочность мероприятия: что именно происходит, по каким причинам нужно спешить? Если вам сложно ответить на эти вопросы, спросите себя, так ли уж необходимо это совещание.

✔ Результат. Какой артефакт появится в результате совещания? Каково его предназначение, как он помогает достичь поставленной цели? Если кажется, что ваши совещания сводятся только к разговорам, а до конца ничего не доводится, подумайте, как артефакт может поменять ситуацию.

✔ Люди. Кого следует пригласить на совещание, какую роль играют эти люди? Формировать список участников проще всего при помощи вопросов и ответов. Какие вопросы будут рассматриваться в процессе совещания? Кто лучше всего сможет ответить на эти вопросы?

✔ Процесс . Какой программой действий воспользуются эти люди для достижения результата? Из всех пунктов данного списка именно программа действий (повестка дня) является главной в плане предварительной работы с коллективом. Выработайте ее совместно, чтобы обеспечить дальнейшую деятельность, направленную на результат.

✔ Подводные камни. Что может угрожать успеху собрания и как вы собираетесь с этим бороться? Это могут быть как простые меры противодействий, например запрещение приносить с собой ноутбуки, так и список тем, которые вы считаете нерациональным затрагивать во время обсуждения.

✔ Подготовка. Что обязательно нужно подготовить к собранию? Это могут быть как материалы, с которыми следует ознакомиться вам, так и «домашняя работа» для остальных участников.

✔ Практические рекомендации. Сюда входит материально-техническое оснащение мероприятия – где, когда и, самое важное, кто обеспечит собравшихся обедом.

СТРАТЕГИЯ

Каждый из элементов списка может влиять на остальные, и это следует учитывать при разработке плана. К примеру, если предполагается, что какие-то участники будут присутствовать только на части совещания, это изменит его ход.

Вовлекайте в подготовку к мероприятию остальных участников. Это самая короткая дорога к эффективной работе.

Повторяющиеся собрания начинают жить собственной жизнью и могут отклониться от исходной цели. В подобных случаях имеет смысл регулярно задавать себе вопрос «Зачем мы собираемся?».

Повесьте список из всех семи пунктов на видное место. Эти ориентиры помогут направлять группу в нужное русло.

Всегда имейте план, но помните, что по ходу дела он может меняться. Наши семь пунктов дают основу для планирования собрания, но они не могут провести собрание за вас. Поэтому вы как ведущий должны быть готовы к любым неожиданностям.

Автором игры «Семь пунктов» считается Джеймс Макануфо (James Macanufo).

Диаграммы сходства

ЦЕЛЬ ИГРЫ

Большинство из нас знакомы с понятием мозгового штурма – метода, при котором за отведенное время группа генерирует как можно большее количество идей на заданную тему. В результате удается получить информацию для дальнейшей обработки. Однако возникает вопрос, как лучше выделить из полученного массива данных то, что нам действительно нужно. Несложная техника диаграмм сходства (Affinity Maps), основанная на сортировке и последующей группировке собранного материала, поможет определить, какие именно шаблоны мышления применялись (иногда при этом происходит отказ от прежних шаблонов). Кроме того, зачастую становится понятно, на чем сфокусированы мысли большинства. Пользуйтесь диаграммами сходства, когда требуется разделить идеи по категориям и узнать, какие из идей распространены больше всего.

КОЛИЧЕСТВО ИГРОКОВ

До 20 человек.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ игры

Зависит от числа участников, но не более полутора часов.

МЕТОДИКА

1. На лекционном плакате напишите вопрос, снабдив его подкрепляющей иллюстрацией. Игра имеет смысл только для вопросов, ответ на которые даст достаточное количество материала для последующей сортировки.

2. В течение 10 минут участники игры записывают свои варианты ответов на стикерах. Если игра проводится в группе из четырех или менее человек, все просто садятся за общий стол и используют для записи ответов обычные листы бумаги. Процесс фиксации ответов протекает в тишине.

3. Соберите ответы и расположите их на плоской поверхности таким образом, чтобы их могли видеть все участники. Должна получиться примерно вот такая фигура:

4. Под управлением игроков рассортируйте близкие друг к другу идеи по столбцам или стопкам. В процедуре по возможности должна участвовать вся группа. Заставьте всех подойти к стене для наклеивания своих стикеров – это экономит время – и разрешите провести первичную сортировку.

5. Для наклеивания стикеров с идеями, которые на первый взгляд не входят ни в одну из образующихся категорий, выделите отдельное место.

Избыточность информации в данной игре вполне нормальна. Не отбрасывайте стикеры с повторяющимися идеями. Это поможет понять, насколько велика группа людей, имеющих сходные мысли. Попросите игроков не искать категории, а сконцентрироваться на группировке сходной информации.

6. После завершения сортировки попросите группу совместно придумать названия каждому из полученных столбцов и напишите его сверху. Не стоит слишком углубляться в обсуждение названий. Если игроки не могут договориться, какой вариант лучше – «Оборудование» или «Инфраструктура», – просто напишите оба варианта. Если же предлагаются не схожие, а разные версии, напишите ту, которую поддерживает большая часть игроков.

СТРАТЕГИЯ

Ценность диаграмм сходства увеличивается при соблюдении двух условий. Во-первых, игроки должны сгенерировать как можно больше идей, содержащих, в идеале, полезную информацию. Второе условие касается качества сортировки. И чем глубже посещающие игроков на этом этапе озарения по поводу связи между содержимым каждой группы, тем четче получатся категории.

Составив одну диаграмму сходства, можно попросить группу смешать стикеры и произвести повторную сортировку, стараясь основываться на сходстве, незамеченном в первый раз.

Иногда сходство между идеями одной группы сразу бросается в глаза, и сортировка не требует особых усилий. Но в случае слабовыраженных связей крайне важно тщательно подойти к этой процедуре. Ведь в этой ситуации появляются дополнительные возможности для группировки. Задавайте вопросы по поводу каждой группы, чтобы как можно лучше понять ход мыслей создателей группы, и постепенно сведите количество категорий к нужному числу. Если категорий слишком много, теряется смысл собранных данных. Если категорий слишком мало, теряется смысл анализа. Помогите игрокам найти золотую середину.

Диаграммы сходства были разработаны Дзиро Кавакита (Jiro Kawakita) в 60-х годах прошлого века. Их также называют KJ-методом.