Регистрация документов

ТЕМА 9. Организация делопроизводства.

Общая характеристика процессов делопроизводства : поступление, регистрация, хранение

Виды потоков документов. Работа с документами

Номенклатура дел и ее виды

Методы и средства рациональной обработки документов

Общая характеристика процессов делопроизводства : поступление, регистрация, хранение

Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию труда с офисными документами. В последнее время все чаще начали употреблять термин документационное обеспечение управления (ДЗУ).

Делопроизводство координирует :

· принятие и обработку документов

· рассмотрение документов руководителями

· регистрацию документов

· выполнение документов

· контроль выполнения документов

· хранение и использование документов

· передача на архивное хранение.

Принятие и первичная обработка корреспонденции, которая поступает в организацию, осуществляется централизовано канцелярией и содержит:

а) принятие корреспонденции высших органов, которая доставляется курьерами в течение рабочего дня;

б) принятие корреспонденции министерств, ведомств, предприятий, организаций, городской, междугородной, заграничной, которая доставляется работниками городской службы почты в абонентскую шкатулку организации;

в) принятие ценной корреспонденции (письма, бандероли, посылки) работником канцелярии в почтовом отделении по доверенности;

г) принятие телеграмм, которые доставляются работниками почтового отделения.

Корреспонденция, которая поступила после 18 часа, а также в выходные и праздничные дни передается в канцелярию за реестром и подписью лица, которое ее приняло, не позже 10 часа первого рабочего дня.

Документы, полученные работниками организации при приеме гражданина или при выезде в другие учреждения и на предприятия, передаются ими для регистрации в канцелярию первого рабочего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

Проекты нормативных актов, а также проекты других документов, которые поступают на согласование, принимаются для регистрации только с экземпляром рабочей копии документа.

Факсы, которые поступают в адрес организации, передаются работниками, которые их приняли, для регистрации в канцелярию немедленно по получении.

В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись “лично” или адресованные общественным организациям, а также поступления от заграничных корреспондентов, которые передаются по назначению в запечатанном виде под роспись. Если в конверте с пометкой, “лично” находится служебный документ, то после прочтения адресатом он подлежит регистрации в канцелярии.

Если при раскрытии конвертов обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, несоответствие номера на конверте номеру документа, об этом делается отметка сверху на первом листе документа, которая подписывается и датируется.

При повреждении конверта делается пометка в почтовом реестре и на конверте.

Конверты сохраняются и добавляются к документам в тех случаях, когда лишь за конвертом можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте когда письмо носит личный характер, а надписи на конверте “лично” нет, также добавляются к доплатной корреспонденции, всем судебным делам, претензиям, исковым заявлениям, ответам на претензии, отзывам на исковые заявления, договорам, запросам и обращениям депутатов, обращениях граждан. Запрещается отрывать марки от конвертов, которые добавляются к отмеченной корреспонденции.

Другие конверты после предыдущего рассмотрения и регистрации документов уничтожаются.

Неправильно оформленные (неподписные, незасвидетельствованные), поврежденные, что делает невозможным их выполнение, или посланные не по адресу документы возвращаются канцелярией отправителю или пересылаются за принадлежностью.

Принятие и первичная обработка входной корреспонденции осуществляется канцелярией согласно установленному порядку.

В журнале или в регистрационной карточке отмечается номер исходного документа, дата регистрации, заглавие (короткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия.

В канцелярии на каждый документ прикрепляется соответствующий бланк для резолюции, на котором проставляется индекс и дата регистрации документа корреспондентом, а также индекс и дата регистрации.

Предыдущее рассмотрение осуществляется канцелярией согласно установленному порядку, результатом которого является передача полученной корреспонденции, после ее регистрации, на рассмотрение руководства или в структурные подразделения.

Без предыдущего рассмотрения передается корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям, общественным организациям и с пометкой “лично”.

Регистрация документов

Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения – регистрационного индекса – с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля выполнения и оперативного использования имеющейся в них информации.

Регистрации подлежит входная, исходная корреспонденция, а также внутренние документы: машинописные, рукописные и созданные средствами вычислительной техники.

Регистрация документа осуществляется централизовано канцелярией кроме хозяйственных договоров, регистрация которых осуществляется бухгалтерией в книге регистрации договоров. Книга хранится у главного бухгалтера.

Документы регистрируются один раз. При передаче зарегистрированных документов от одного подраздела к другому они повторно не регистрируются.