Проанализировав информацию о АПХ «Мираторг» изложенную в кейсе, а также требования ключевых бизнес-пользователей была описаны основные бизнес-процессы АПХ «Мираторг» и определены проблемные области.
Процессы
| Уровень зрелости процесса
| Данные на входе
| Данные на выходе
| Дополнительная информация из кейса
| Действующие ИТ
| Проблемы
|
Не отн.
|
|
|
|
|
|
|
| | Операционная Система А. Процессы ЖЦП
|
1. Маркетинга
|
|
| +
|
|
|
| Отчеты торг. представителей
Письменный отчет(план посещений за пред-ый день)
| Анализ рынка
| 30 торг. представителей , тв-реклама, реклама на автом-ном транспорте
| Нет сведений
| Возможность сравнения объемов запланированной и фактической реализации
|
| | 2. Управление закупками и логистика
|
2.1. Оценка и выбор поставщиков
|
|
| +
|
|
|
| Нет сведений
| Нет сведений
| постоянные поставщики: бразильская SADIA(60%), США, Китай, Австралия,
Европа, Россия
| нет
| Нет информации о проверке качества по поставляемой продукции
|
2.2. Заказ на закупку
|
| +
|
|
|
|
| Кол-во складских остатков, сроках годности, планируемых объемах продаж, статистика продаж, квота на импорт
| Заказ на закупку: перечень необходимых к закупке товаров
|
| Расчет объемов закупок ведется в excel менеджерами по закупкам.
| 1) Отсутствует единая информационная база, позволяющая оперативно получать достоверные сведения о кол-ве складских остатков, сроках годности и планируемых объем продаж
|
2.3. Заключение договора с иностранными поставщиками об объеме закупок
|
|
|
|
|
|
| план по объему закупок, сведения о своих доступных к отгрузке складских остатков
| Уточненный заказ на закупку
| С SADIA закл-ся годовой план по объемам закупок, с делением по месяцам, поставку осуществляет SADIA;
Аналогично с компанией Minerva
Поставку товара закупаемого в Австралии, все контейнерные поставки осуществляет компания Reachdane;
Расчеты с поставщиками ведутся через Reachdane
| Нет сведений
|
|
2.3. Заключение договора с отечественными поставщиками об объеме закупок
|
|
|
|
|
|
| Договор о поставке всей произведенной продукции, список произведенной и отгруженной продукции, согласованный прейскурант
| Список заказа на закупку
| «Золотой Петушок», «Благояр» поставляет всю произведенную ими продукцию,
|
| С компанией “Золотой Петушок” согласование отгружаемой продукции не производится
|
2.4. Управление требованиями к закупаемой продукции и гарантиями качества
|
|
|
|
|
|
| Нет информации
| Нет информации
|
|
|
|
2.5.1 Хранение в порту (Калининград)
|
|
|
|
|
|
| Storage Control File, «коносамент»
| Претензия о несоответствии,
запрос на размещение на складе
| Принимает и сверяет с Storage Control File агент по доставке “Green Reefers”;
| Excel
| При обнаружении недостачи, невозможно определить какой коносаментный вес был у коробки
|
2.5.2 Доставка в порт Санкт-Петербурга, Новороссийска
|
|
|
|
|
|
| Дата создания заказа, планируемый срок доставки, номер корабля,
Количество мест
| Информация о товаре , проданном с корабля
| Прием и доставку осуществляет экспедиторские компании «Maersk», ТНС
| Excel
|
|
2.5.3 Хранение на складе Калининграда
|
|
|
|
|
|
| Заявка на размещении на складе
| Отчет о хранящихся на складе запасов,
сведения о складских остатках,
Арендная плата
| Аренда у Green Reeferse складских помещений( 4500 тонн), при необх-и большего хранения могут исп-ся Коммерческий склад и Рыбный склад( до 7 тыс.тонн)
| Нет информации
|
|
2.5.4 Хранение контейнеров
|
|
|
|
|
|
| Количество контейнеров
| Отчет по стоимости хранения за период
| Проверка товара, поступившего в контейнерах не производится
|
| 1) Необходимо иметь возможность получения товарного остатка по Калининграду с разделение по местам хранения:
склад Green Reefers,
Коммерческий склад,
Рыбный склад,
контейнеры,
таможенный склад.
2) Необходимо иметь возможность анализировать товарные запасы на складах по группам: прошедшие и не прошедшие таможенную очистку
3)Необходим анализ складских запасов по стоимости хранения
4) По товарам, хранящимся на складах порта, в контейнерах необходим отчет по стоимости хранения за период.
|
Отгрузка товара в Москву
|
|
|
|
|
|
| Заявка на товар (формируется раз в неделю)
| Извещение об отправке
| Заявка на товар
| Нет информации
|
|
Доставка в Москву
|
|
|
|
|
|
| Информация о товаре: наименование
количество
способ поставки
дата отгрузки
номер вагона
|
| 2 этапа: « У поставщика»-«Доставка в Москву»
| Нет
|
|
Таможенная очистка товара
|
|
|
|
|
|
| Декларация на товары
| Растоможенный товар, Сведения о прошедшем/не прошедшем таможенную очистку товаре
| Новороссийск порт,
Калининград, Санкт-Петербург могут быть растаможены как в портах, так и в Москве,
Европа — в Москве
|
| Так как возможна продажа только растаможенного товара, а процедура занимает около 2 недель, нужно иметь сведения о прошедшем/не прошедшем таможенную очистку товаре, также о товаре, на таможенных складах
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | 3. Планирование продаж
|
3.2. Обеспечение стабильности параметров продукции и производственного процесса
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.3. Изготовление продукции (оказание услуг)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.4. Обслуживание оборудования
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.5. Внутрипроизводственная логистика
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | 4. Управление продажами
|
4.1 Планирование продаж
|
|
| +
|
|
|
| Анализ рынка
| План продаж
|
|
|
|
4.2. Определение клиента и оформление заказ
|
|
| +
|
|
|
| Информация о клиенте:
код клиента
юридический адрес
контактное лицо
банковские реквизиты
| Срочный договор, статус заказа
|
| нет
| Необходимо учитывать срок действия договора:
выдавать предупреждение если срок действия договора истекает менее чем через 15 дней
|
4.6. Комплектация заказа на складе
|
|
| +
|
|
|
| Данные о поступившем заказе
| Накладные
|
|
| Заказ корректируется: уменьшение заказываемого кол-ва, удаление позиции из заказа. Изменения не согл-я ни с менеджером по продаже, ни с
клиентом.
|
4.7 Отгрузка (доставка) товара
|
|
| +
|
|
|
| Неподписанные накладные, счета-фактур
| Подписанные/скорректированные накладные, счета-фактур
|
|
| Необходимо иметь отчет по недопоставленному товару
|
4.8 Продажа ВЭН СЕЛЕНГ
|
| +
|
|
|
|
| Сопроводительные документы
| Отчет о продажах
| Отдельный список клиентов
|
| В тек-ей системе учет продаж по вэн селенгу не ведется, инвентаризация сданного на склад и проданного товара не производиться
|
4.9 Учет возврата товара
|
|
| +
|
|
|
| Накладная, кредит-нота, обращение клиента
| Оформленный возврат
| Каждому возврату-номер накладной, сортировка возвращенного товара(товарный вид или брак), код причины возврата
|
| Нет возможности ввода кредит-нот(возвратов), учет на складе ведется по Excel от менеджеров по продажам
|
4.9 Расчет с клиентами
|
|
| +
|
|
|
| Договоренность о размер предоставляемого кредита
| Сведения о поступивших платежах
|
|
| Необходима проверка:
по просроченным платежам
по сумме тек-го кредита
|
4.10 Введение отчетности по продажам
|
|
| +
|
|
|
| Данные о заказах
| Отчет по дилерам в разрезе накладных (счетов) клиента
|
|
|
|
| | 5. Управление складским хозяйством
|
5.1. Приемка на склад и учет продукции
|
|
| +
|
|
|
| Сопровождающие документы (накладные)
| Ведомости приходования
|
|
| Необходимо хранение отсканированной ведомости приходования, обеспечить быстрый поиск нужного файла
|
5.2. Хранение
|
|
| +
|
|
|
| Доставленная продукция
|
| 3 дистрибьюторских центра класса А:
в домодедовском районе,мощность 25 тыс.тонн
в Санкт-Петербурге, мощностью 8 тыс.тонн
в Калиниград, 6 тыс.тонн
|
| В планах холдинга — строительство современных дистрибьюторских центров в других городах (Екатеринбурге,Ростове-на-Дону)
|
5.3 Укомплектование заказов и отгрузка
|
|
| +
|
|
|
| Накладные, информация о текущих остатках на складе
| Отгрузочные документы
| Самовывоз
Доставка транспортным отделом (для некоторых складов)
|
| 1)Заказы укомплектовываются по принципу, «что нашли»
2)Согласование о замене товара, работает плохо, загрузка происходит ночью, связаться с заказчиком нет возможности, в рез-те могут понадобиться отправки дополн. машин с заказом
3)Отсутствует единая политика и система резервирования товаров
4)Необходимо создание склада «Перемещение между складами в Москве» для целостной картины передвижения товара
|
| | 6. Управление транспортировкой
|
6.1. Распределение заказов по автомашинам
|
|
| +
|
|
|
| Информация о клиенте
| Отсканированные контурные карты, распределенные заказы по автомашинам
|
| Отсканированные контурные карты (нарисов-ые от руки с небольшой степенью детализации)
Распределение заказов по автомашинам - вручную
|
|
6.2. Формирование документа и сбор заказа
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| При сборке заказа, грузчики руководствуются текстовыми комментариями, оставленными оператором, принявшим заказ
| Необходимо хранить отсканированные копии сводок для последующей сверки и коррекции
|
6.3 Доставка и разгрузка
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.4 Учет сервисного обслуживания автотранспорта
|
|
|
| +
|
|
| Заявка от водителя на ремонт
| Акт о выполненных работах
|
| Нет
| В новой системе необходимо иметь сведения о всех проведенных ремонтных работах, исп-ых материалов с указанием стоимости; значение пробега машины на момент ремонта
|
| | Б. Операционная система Процессы административного управления
|
1. Управление оргструктурой и менеджмент целей и показателей деятельности
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Оперативное управление персоналом и управление вознаграждениями
|
| +
|
|
|
|
|
|
|
|
| Ген.директор: контролировать сотрудников сложно, отдачи от сотрудников маловато
|
3. Оперативное управление ресурсами
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Внешние взаимоотношения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Обеспечение непрерывности бизнеса, оперативное решение проблем и управление инцидентами
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | В. Операционная система. Процессы измерения, анализа, улучшений
|
1. Мониторинг продукции
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Мониторинг удовлетворенности и неудовлетворенности потребителей
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Мониторинг процессов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Мониторинг системы менеджмента
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Анализ со стороны Руководства и последующие действия
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | Г. Операционная система. Процессы управления ресурсами
|
| | 1. Управление финансами
|
1.1. Процессы бухгалтерского учета
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2. Управление финансовым потоком
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Excel таблицы
| Пожелания Финансового директора: представление финансовых результатов к концу дня, а не к концу налогового периода
|
1.3. Биллинг
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4. Расчет и выдача зарплаты, вознаграждений и компенсаций
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.5. Оперативное финансовое планирование и анализ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | 2. Управление персоналом
|
2.1. Процесс найма персонала
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2. Кадровый учет и хранение документации
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.3. Управление компетенциями
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4. Управление охраной труда, мотивацией и социальными программами
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.5. Управление карьерой
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | 3. Управление инфраструктурой
|
3.1. Планирование работ по управлению инфраструктурой
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.2. Технический надзор
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.3. Обслуживание и ремонт
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.4. Учет элементов инфраструктуры, работ и расхода ресурсов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.5. Обеспечение непрерывности бизнеса
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | 4. Управление информационными ресурсами
|
5.1. Администрирование и обеспечение доступа к информации
|
| +
|
|
|
|
|
|
|
| Fox Pro
| Объем данных растет быстро, база данных падает
Запросы обрабатываются 3-4 минуты
|
5.2. Процессы связи и коммуникаций
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Пожелания ИТ-директора: данные со складов и филиалов заносились в БД автоматически
|
5.3. Процессы учета и накопления данных и знаний
|
| +
|
|
|
|
|
|
|
|
| Пожелания Генерального директора: расширить номенклатуру продаваемых товаров, информации для принятия решений мало
|
5.4. Процессы ИТ – сервиса КИС, приложений и компонентов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.5. Процессы информационной безопасности
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | Система управленческого контроля
|
1. Процессы управления бюджетом и управленческого учета
|
| +
|
|
|
|
| Данные по затратам, доходам, прибыли по каждому объекту учета
| Управленческий план счетов
| Ведется управленческий учет (УУ) — внутренний учет хоз. деятельности Холдинга
| Excel
| Управленческий план счетов не отражает всю деятельность Ходинга
Пожелания Финансового директора: автоматизировать управленческий учет
|
2. Процессы управления отношениями с контрольными органами и налоговой отчетности
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Процессы контроля и управления принятыми решениями
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Процессы управления рисками организации
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Процессы управления корпоративными отношениями и отчетностью перед учредителями
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | Система управления развитием
|
1. Стратегическое планирование и менеджмент целей
|
|
|
|
|
|
|
|
| Планы Президента компании: привлечение иностранных инвесторов для расширения бизнеса.
Выход в новые регионы
|
|
|
2. Развитие активов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Менеджмент проектов развития
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Менеджмент знаний
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Менеджмент инноваций
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| | | | | | | | | | | | |
Комментарии: Оценка уровня зрелости процессов, ведется на основании материалов лекции М.Г. Круглова по Архитектуре предприятия.
Информация, в кейсе, представленная как требования ключевых бизнес-пользователей, были сформулированы и включены в описание БП в качестве текущих проблем АПХ Мираторг.