СХЕМА СОСТАВЛЕНИЯ ОСНОВНОЙ ЧАСТИ ПРОТОКОЛА

1 СЛУШАЛИ:

А. И. Петров ( запись выступления доклад прилагается)

0 ВЫСТУПАЛИ:

А.С. Сидоров – запись выступления

1 РЕШИЛИ:

Утвердить

 

2 СЛУШАЛИ

Оформляется окончено

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

1. Список присутствующих на 3 листах , в 1 экземпляре.

2. Доклад А.И. Петрова на 5 листах, в 1 экземпляре

 

Председатель ________________________ И. О. Ф

Секретарь _________________________ И. О. Ф

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации. Обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Текст состоит из 2, а иногда из 3 частей.

В первой части излагаются события, факты, послужившие поводом, для ее написания.

Во второй части делается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выход из сложившейся ситуации.

В третьей части выводы и предложения , в конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять руководителю в связи со сложившимися фактами. Вторая часть может отсутствовать. Поскольку докладная записка относится к внутренней корреспонденции, поэтому в реквизите адресату достаточно указать в Д.Падеже должность и фамилию руководителя структурного подразделения, которому адресована записка.

Докладные записки делятся на внутренние, но иногда возникает необходимость написать докладную записку руководителю организации, руководителю вышестоящей организации. В этом случае записка ставится внешним документом и оформляется на бланке организации. В остальных случаях записки оформляются от руки на простом листе бумаги.

 

Директору завода «ЛУЧ»

А.С.Сидорову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В связи с увеличением объема выполняемых работ и оснащением отдела новой техникой, прошу рассмотреть вопрос о направлении двух сотрудников бухгалтерии на курсы повышения квалификации.

 

Гл. бухгалтер _____________________________ М. А. Петров

01.04.2011 г.

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ

Это документ , объясняющий причины какого-либо действия, факта, составленный работником организации и предоставленный вышестоящему лицу.

 

Зав. Отделением

Е. Г. Никифоровой

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Я, студент группы И-207, Кувалдин Алексей, отсутствовал на занятиях 6 апреля 2011 года т.к. ездил домой в другой город за сменой одежды.

Студент гр. И-207 ________________________________ А. Ю. Кувалдин

06.04.2011 г.

 

Написать докладную записку на имя руководителя организации о замене программного обеспечения и объяснительную записку по поводу опоздания на работу.

 

ХАРАКТЕРИСТИКА - это документ, содержащий описание специфических свойств, присущих данной личности. Составляется организацией и общественными организациями, на которых работает работник и отражает их мнение о работнике.

Часть документа	Реквизиты	Пример
Заголовок	- наименование вида документа - дата	- характеристика   -20.10.2006
Содержательная	- текст	- ФИО -год рождения -образование -занимаемая должность -структурное подразделение -стаж -деловые качества -отношение к работе -профессиональный рост -наличие наград -целевое назначение характеристики
Оформляющая	- подпись -печать	- руководитель организации, структурного подразделения

 

Главная задача – объективно охарактеризовать работника, дать полное представление о его деловых качествах.

При приеме на работу распространенным документом является резюме или автобиография.

Автобиография – это личный документ работника, содержащий описание жизни , включая обучение и трудовую деятельность в хронологическом порядке.

Резюме – документ, содержащий описание своей жизни в обратном хронологическом порядке.

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

Группа документов	Пример
1 Расчетно-денежная	Счета (текущие, расчетные), платежные требования, платежное поручение
2 Отчетная документация	Статистические отчеты, ведомственные
3 Акты	Ревизии кассы, инвентаризация складов, приемки-передачи
4 Справки	О заработной плате, НДФЛ
5 Служебные письма	Гарантийные, циркулярные, запрос организации кредитора, ответ организации дебитора
6 Доверенность	На получение денежных средств, совершение сделок

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

РАСЧЕТНО-ДЕНЕЖНЫХ И ФИНАНСОВЫХ ОПЕРАЦИЙ.

Наименование документов:

- Являются основанием для совершения расчетно-денежных операций.

- Являются средством учета и контроля, обеспечивая:

· Полную сохранность денежных и других средств

· Точное выполнение банковских операций

· Предотвращение финансовых нарушений и злоупотреблений

· Документальное обоснование ответственности должностных лиц

· Составление бухгалтерской и другой отчетности

· Право совершать расчетно-денежные операции

Отличительная черта

1. Строгая стандартизация

2. Применение унифицированных форм

3. Как правило подпись гл. и руководителя, заверяемые печатью.

4. Использование реквизитов позволяющих применять автоматизированную обработку.

5. Регистрационный Гос. Номер.

6. ИНН/КПП

С помощью этих реквизитов осуществляется поиск в электронной базе данных.

АКТ - это документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в одностороннем- властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридическое последствие.

АКТ – документ составленный коллегиальным органом ( комиссией), фиксирующий процесс работы, результат работы, т. Е. документ, фиксирующий какое-либо событие.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

При документировании управленческих решений часто необходимо делать ссылку на нарушение условий договора.

ДОГОВОР – это соглашение двух или нескольких сторон об установлении каких-либо отношений и регулирование этих отношений. На их основе осуществляется производственно-хозяйственная и предпринимательская деятельность у организаций различного вида.

Организации могут заключать любые договоры, непротиворечащие действующему законодательству и соответствующее целям их деятельности. Договоры могут быть односторонними, двусторонними, многосторонними, возмездными и безвозмездными. В пособии даны некоторые типовые формы договоров, которые при необходимости можно изменить и дополнить новыми статьями с учетом специфики предприятия. Договор считается заключенным, если стороны пришли к соглашению и надлежащим образом оформили его. Текст договора должен быть конкретным не допускающим различного толкования. Документ вступает в силу и становится обязательным для исполнения сторон с момента его заключения. К наиболее распространенным видам договора относятся : договор купли-продажи, поставки, аренды, оказания услуг, займа, кредита и другие. Некоторые из перечисленных договоров были представлены в разделе документы по внешнеэкономической деятельности. Несмотря на то, что все договора имеют одинаковый набор обязательных реквизитов ( наименование сторон, юридический адрес, банковские реквизиты, наименование вида документа, дата, номер, место издания, текст, печати и подписи) , каждый документ имеет отличительные особенности, состоящим в определении предмета договора, наименование сторон и др.

Документ , в котором излагаются претензии по поводу нарушения условий договора называется ПРЕТЕНЗИОННЫМ письмом.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕТЕНЗИОННЫХ ПИСЕМ

Заголовочная часть оформляется, как и все письма:

Наименование организации (08), справочные данные об организации (09), дата (11),

Регистрационный номер (12), адресат ( с 4, 15)

Заголовок (17) имеет особенность: Претензия на сумму ……… рублей. Основная часть – текст, строится по схеме – ссылка на договор, условия которого были нарушены.

ПРИМЕР по договору № 35, заключенному 28 января 2010 г. Вы были обязаны поставить установки для производства стеновых блоков в количестве трех комплектов на сумму 270 тысяч рублей.

Далее указывают факты, которые послужили поводом для предъявления претензии ( не поставка, недоставка, несоблюдение сроков). Фактически был поставлен только один комплект стоимостью 90 тысяч рублей. Вами недопоставлены две упаковки стоимостью 180 тысяч рублей. Далее конкретно указывают ваши требования :

В соответствие с пунктом 5 договора от 28 января 2010 г. № 35 просим вас перечислить неустойку в размере 5% от суммы договора т.е. 13500 рублей. Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № …….. в банк «УБРиР» г. Москва. В конце текста назначают срок исполнения обязательств и сообщение, что будете вынуждены обратиться в суд при невыполнении условий претензии. Претензия подписывается руководителем организации, прикладываются копии документов, подтверждающих требования ( накладные, акты приемки). Претензия отправляется заказным или ценным письмом, либо передается под расписку.

Составить претензионное письмо. Сумма претензии в тыс. руб. соответствует номеру варианта. Дата подписания – дата выполнения работы.

Регистрационный номер строится по схеме:

Номер структурного подразделения ( №варианта); номер дела по номенклатуре - № месяца выполнения работы. Порядковый номер письма, ФИО директора.

 

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль сроков исполнения документов, решений и заданий – это не только элемент ДОУ, но самое главное – это неотъемлемая функция самого процесса управления.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия; получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности. Характеристики направлений контрольной деятельности приведены в таблице 10.1

ХАРАКТЕРИСТИКИ НАПРАВЛЕНИЙ КОНТРОЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Контроль по существу поставленных вопросов	Контроль сроков исполнения документов
Осуществляют руководители организации или структурных подразделений, или специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Эти лица несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.	Осуществляет служба документального обеспечения управление (ДОУ). Действия ДОУ закреплены в инструкции по делопроизводству: · Крупная фирма – в состав ДОУ входит бюро · Небольшая организация – обязанность секретаря

 

В процессе контроля решаются задачи:

1. Постановка документа на контроль

2. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов

3. Снятие документов с контроля

4. Направление исполненного документа в дело

5. Учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов

6. Информирование руководителя о результатах контроля в целях своевременного и качественного исполнения документов.

В соответствие с Гос. Системой ДОУ ( ГС ДОУ) на контроль ставятся все документы, требующие исполнения т.е. принятия дополнительного решения, выполнение каких-либо действий или подготовки ответов документа.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. В таблице 10.2 приведены характеристики типовых и индивидуальных сроков исполнения документов.

 

 

ХАРАКТЕРИСТИКИ ТИПОВЫХ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Тип срока исполнения	Источник установления срока	Пример
Типовой	Законодательные и нормативные акты. Перечень приведен в ГС ДОУ в приложении 10. Документы, поступающие из вышестоящих и директивных организаций ( министерство, военкомат) содержат сроки выполнения указанных в них действий.	Мотивированное мнение профсоюзного органа при увольнении работника в соответствие с пунктом 5 статьи 81 ТК РФ в течение 7 рабочих дней (статья 373 ТК РФ)
Индивидуальный	1. В тексте документа (приказа) 2. В резолюции руководителя	1. Провести ревизию кассы 25 мая 2011 г. 2. Дать ответ до 10 мая 2011 г.

 

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях в следующем порядке:

ПОСТУПИВШИЕ от других организаций (входящие) – с момента поступления

ОТПРАВЛЕННЫЕ ( исходящие) и внутренние – с даты их подписания или утверждения.

Контроль исполнения документов осуществляется двумя способами:

· Вручную ( традиционный)

· Автоматизированный ( рациональный)

Но в любом случае в сроковом контроле выделяют следующие этапы контроля:

· Текущий

· Предупредительный

· Итоговый

 

ВИДЫ И ХАРАКТЕРИСТИКИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Сроковый контроль	Характеристика	Цели и преимущества
Текущий	Ежедневная проверка, напоминание	Помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня
Предупредительный	Ежедневная проверка, напоминание	Сотрудник имеет время для решения вопросов. Есть возможность изменять срок исполнения.
Итоговый	Осуществляет секретарь или служба ДОУ. Еженедельно, ежемесячно.	Анализ исполнительской дисциплины.

 

При традиционном контроле вручную используется картотека. Заводятся регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц.

В последующих числах месяца эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Сроковые карточки полностью зарегистрированных документов расставляют по времени их исполнения, т.к. ставят каждую карточку. За то число, на которое документ должен быть исполнен. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении с указанием:

· Кем

· Когда

· Как решен вопрос

· Куда

· За каким номером

· Когда отправлен документ

Документ считается исполненным, если выполнены поставленные в документе или резолюции задания.

Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это фиксируется на оборотной стороне карточки.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА НА ПК

 

Роль человека	Функции ПК
Заполняются данные «Срок исполнения»	Постановка документа на контроль происходит автоматически
Ежедневно в начале дня вызывает на экран или распечатывает список документов, срок исполнения которых истекает сегодня	В автоматическом режиме с уведомлением о прочтении предупреждение исполнителю о документах и истекающим сроком сегодня
Аналитическая справка по сроковому контролю	Автоматически составляется по заданной форме