Управление сдачей-приемкой объекта. Закрытие контракта

 

ТЕМА 7. ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

УПРАВЛЕНИЕ ПРИЕМКОЙ-СДАЧЕЙ ОБЪЕКТА

 

Целью проведения эксплуатационник испытаний является по­лучение точных данных, характеризующих уровень результатов, до­стигнутых в ходе выполнения работ по проекту.

 

В процессе проведения эксплуатационных испытаний выявляют­ся фактические эксплуатационные характеристики работы обору­дования, которые подтверждают или опровергают правильность вы­бранной технологии.

 

Эксплуатационные испытания включают:

 

* Проведение сравнения эксплуатаци­онных характеристик проекта с запла­нированными показателями;

 

* Выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;

 

* Определение причин выявленных расхождений;

 

* Разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений недоделок;

 

* Организацию работ по устранению недоделок.

 

Успешное проведение эксплуатационных испытаний требует тщательной их подготовки, планирования и координации. Эту работу организует и проводит координатор работ по эксплуатационным испытаниям под руководством проект-менеджера. Для планирования и организации эксплуатационных испытаний составляется гра­фик их проведения и назначается комиссия.

 

Требования к проведению эксплуатационных испытаний опреде­ляются гарантийными соглашениями между поставщиками и за­казчиком.

 

Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сто­рон и включает следующие пункты:

•

Проверка соответствия проекту установленного оборудо­вания;

 

•

Наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;

 

•

Определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;

 

•

Определение времени и условий проведения испытании;

 

•

Установление в процессе испытаний соответствия смонти­рованного оборудования его паспортным данным;

 

•

Устранение несоответствий проекту.

 

 

Любые недоделки и неполадки оказывают влияние на проведе­ние эксплуатационных испытаний, поэтому необходимо ежедневно вести рв1истрацию эксплуатационных испытаний в специальном журнале. В этот журнал заносятся все отклонения от запланирован­ных показателей и он передается пользователю, так как записанная в нем информация може1 понадобиться для дальнейшей работы (на фазе эксплуатации).

 

Испытания производственного оборудования, как правило, про­водятся в присутствии членов приемочной комиссии

 

Возможны ситуации, при которых испытания не могут быть про­ведены в соответствии с пунктами контракта или гарантийного о со­глашения. Одной из pаспространенных причин невозможности про­ведения испытаний является нехватка сырья. В этом случае вместо эксплуатационных испытаний проводятся демонстрационные ис­пытания. Если в результате демонстрационных испытании будет по­лучена продукция, отвечающая требованиям проекта, то они могут быть признаны в качестве результатов эксплуатационных испыта­ний.

 

Результаты испытаний являются основанием для передачи ответственности от подрядчика к заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов,

 

 

ЗАКРЫТИЕ КОНТРАКТА

 

Вторым этапом завершения проекта является сдача проекта и закрытие контракта.

 

Основные этапы закрытия кон­тракта:

•

Проверка финансовой отчетности;

 

•

Паспортизация;

 

•

Выявление невыполненных обязательств;

 

•

Завершение невыполненных обязательств;

 

•

Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

 

 

Проверка финансовой отчетности относится к отчетности заказчика и подрядчика.

 

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

•

Проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершен­ных работ;

 

•

Согласование полученных платежей с представленными сче­тами-фактурами;

 

•

Проверку наличия документации по изменениям;

 

•

Контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

 

 

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает;

 

• Проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

•

Соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

 

 

• Поиск просроченных платежей поставщику;

 

• Подтверждение соответствующих удержаний. Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

 

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта. Для ее проведения необходимо представить Соответствующую документацию. Например, докумен­тацию, характеризующую технические условия используемого сы­рья и материалов. Это могут быть сертификаты, так как ими аттес­туется продукция. Вся документация передается заказчику для ре­гистрации. При правильном управлении проектом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

 

^ Невыполненные обязательства должны быть завершены пол­ностью на этапе закрытия контракта. Руководитель проекта должен стараться решить все спорные вопросы путем переговоров. Может быть принято решение о том, что некоторые элементы проекта не будут выполнены при закрытии контракта. Окончательное решение о выполнении невыполненных обязательств остается за заказчи­ком.

 

Объемы работ, определенные в начале проекта, могут оказаться ненужными в связи с изменениями контракта. Какие-то работы уже завершены, но остались невыполненными из-за мелких недоделок.

 

Выявление невыполненных обязательств должно осуществлять­ся постоянно в течение всего времени выполнения контракта, и они должны устраняться своевременно, а не на этапе закрытия контрак­та, чтобы избежать излишних затрат и нерационального использо­вания ресурсов.

 

В результате проверки устанавливаются:

•

Объемы работ, не требующих дополнительных усилий и гото­вых к закрытию;

 

•

Объемы работ, требующих завершения для выполнения дого­ворных обязательств.

 

 

В то же время руководитель проекта запрашивает у заказчика перечень расхождений и недостатков, которые, по его мнению, долж­ны быть устранены до приемки работ. Этот перечень проверяется с точки зрения соответствия договорным обязательствам.

 

На этапе завершения невыполненных обязательств предпри­нимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. Однако эти усилия могут быть слишком дорогостоящими и длительными. В этом случае руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа.

 

В контрактах предусматриваются штрафы за невыполнение определенных обязательств.

 

Если работа своевременно не выполнена, то в этом случае рас­сматривается вопрос об изменении контракта. Ведение перегово­ров с целью изменения условий контракта производится до его за­крытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте ут­верждаются заказчиком. До его утверждения никакие дополнитель­ные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимаю­щей объект.

 

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением рас­четов по нему — то есть, выпиской счета для осуществления окон­чательного платежа. Оплата подрядных работ при сдаче объекта в эксплуатацию за­висит от качества выполнения СМ Р.

 

Перед началом строительства подрядчик может вносить "гаран­тийный резерв" на подтверждение качества. Если о процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом "гарантийного резерва". Этот резерв возвращается подрядчику при отсутствии строитель­ных дефектов.

 

Несмотря на наличие такого механизма, как "гарантийный резерв", затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными. В ряде стран эти затраты достигают 1-1.5% от годового объема инвестиций.

 

Как показывает анализ некачественного выполнения строитель­ных работ, чаще всего это происходит из-за ошибок в действиях руководителей, отвечающих за качество работ (35-45% случаев), реже — это результат ошибок в проектах, а также некачественных материалов и конструкций.

 

Кроме того, в случае выявления дефектов и недоделок при экс­плуатации в течение обусловленного контрактом гарантийного сро­ка, заказчик может производить вычеты с подрядчика на их устра­нение или подрядчик устраняет дефекты за свой счет.

 

Как правило, в контрактах предусматриваются штрафные сан­кции за нарушение сроков строительства.

 

Если объект не закончен к установленному времени, заказчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки. Специ­ально оговоренные условия позволяют заказчику предъявить под­рядчику счет на ликвидацию ущерба за каждый день просрочки стро­ительства. Сумма ущерба заранее указывается в условиях контракта.

 

В контракте также устанавливается и размер премий за досроч­ный ввод объекта в эксплуатацию.

 

При окончательных расчетах учитывается экономия или перерас­ход денежных средств на проект. Если в процессе строительства подрядчик сократил издержки производства по каким-либо рабо­там по сравнению с контрактной ценой, он получает вознагражде­ние.

 

При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пуска-наладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт ре­ализации проекта и используется для последующих проектов.

 

Составной частью процесса завершения проекта является оценка персонала руководителем проекта.

 

^ Гарантийное обслуживание осу­ществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслужи­вание. Этой группе передается:

•

техническая информация;

 

•

оборудование;

 

•

инструменты:

 

•

средства обучения;

 

•

руководство по эксплуатации:

 

•

чертежи;

 

•

результаты испытаний;

 

•

различные материалы фирм-поставщиков.

 

 

При этом руководитель проекта может оставаться главным ли­цом и на этом этапе. Условия гарантийного обслуживания оговари­ваются в контракте.

 

Приемка законченного строительством объекта оформляется ак­том установленной формы, к акту прилагаются документы по ниже­приведенному перечню.