Тема 4. Информационно-справочные документы

РЕФЕРАТЫ, СООБЩЕНИЯ

Тема «Деловая документация»

- Трудовые контракты (договоры, заключенные предприятием, организацией с работником).

- Оформление приказов по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника).

- Заявления, их виды, правила составления и оформления.

- Заполнение трудовой книжки.

- Правила ведения личных дел.

Тема «Документооборот»

- Понятие документооборота и его основные этапы.

- Технология работы с входящими и исходящими документами, регистрация документов.

- Контроль за исполнение документов.

Тема «Хранение и использование документов»

- Номенклатура дел. Формирование и оформление дел.

- Хранение документов предприятий, учреждений, организаций Республики Беларусь.

- Порядок оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Тема «Организационная техника»

- Классификация средств организационной техники. Преимущества применения информационных технологий в делопроизводстве.

- Использование современных офисных программ для создания, оформления, хранения текстовых документов.

- Средства оперативного копирования документов.

- Средства административно-управленческой связи: телефакс, радиосвязь, электронная почта.

Тема «Информационно-справочные документы»

- Правила оформления протокола.

- Правила оформления служебных писем.

- Порядок оформления справок.

- Оформление актов.

- Оформление докладной записки, объяснительной записки, телефонограммы, факса.

 

Тема 4. Информационно-справочные документы

Основные вопросы занятия 4

1. Протокол: вводная и основная часть.

2. Служебные письма: разновидности служебных писем по содержанию и назначению.

3. Справки: служебные, личные.

4. Акты: содержание акта в зависимости от назначения, вводная и констатирующая часть.

5. Докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, факс.

 

1. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсужде­ния вопросов и принятия решений на собраниях, совеща­ниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведется, как правило, во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводит­ся его магнитная звукозапись, протокол составляемся после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (протокол уча­сткового инспектора, протокол инспектора ДПС ГАИ и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, про­токолы согласования цены и др.

2. Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения, уведомления о чем-либо.

По характеру информации письма можно разделить на сопроводительные, письма-приглашения, информаци­онные, письма-извещения, письма-напоминания, гарантийные, инициативные, письма-ответы.

В сопроводительном письме адресата информируют о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.п.

В письме-приглашении адресату предлагают принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Такое письмо может быть адресовано как конкретным лицам, так и учреждениям.

В информационном письме адресату сообщают о ка­ком-либо факте или мероприятии.

Письмо-извещение по стилю близко к письму-приглаше­нию и информационному письму. Оно составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.

Письмо-подтверждение содержит сообщения о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, бандероли, ценностей и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, договор.

Гарантийное письмо –- это документ, обеспечивающий исполнение определенных обязательств. В нем содержат­ся гарантии оплаты, предоставления места работы, условий для проведения исследований. Несоблюдение гарантий, из­ложенных в таком письме, влечет за собой ответственность, поэтому текст письма должен быть предельно четким и ясным.

Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. В таком письме содержится предложение или просьба к адресату решить какой-либо вопрос. Это самый распро­страненный вид писем, тематика которых не ограничена. Их характер предполагает варианты ответов на постав­ленный вопрос: положительный или отрицательный.

Письмо-ответ по своему содержанию носит зависи­мый характер от инициативного письма, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

3. Справка – это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов.

Различают справки служебные (отражающие основ­ную деятельность) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (справки о месте работы, о заработной плате и др.). Разновидностью служебных справок является сводка.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо воп­росу. Как правило, сводка оформляется в виде таблиц, графиков.

Справки, отражающие основную деятельность орга­низации, могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Внутренние справ­ки составляются для представления руководству органи­зации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

4. Акт – документ, составляемый группой лиц, подтвер­ждающий установленные ими факты (акты инвентариза­ции, приема-передачи документов, материальных ценностей и др.).

Акты могут содержать выводы, рекомендации, предло­жения составителей. Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, определяющих их полномочия. Основанием для составления акта может быть распоряди­тельный документ вышестоящего органа, руководителя организации или структурного подразделения и др.

4. Докладная записка (рапорт) - документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка (рапорт) может быть составлена как по инициативе авто­ра, так и по указанию руководства (отчетные докладные записки о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов и др.).

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия или факта, составляемый работником организации и представляемый вышестояще­му должностному лицу.

Телеграмма (телефонограмма) - вид документа, опре­деляемый способом передачи информации по каналам те­леграфной (телефонной) связи. Своевременность передачи и получения информации способствует своевременности и правильности принятия решения. Для обеспечения сроч­ного получения информации ее передают по телеграфу (телефону). Для передачи факсимильной копии докумен­та, а также схем, чертежей и других изображений исполь­зуются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения).

Телекс - обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети (телеграмма, посланная по телетайпу).

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носи­теле копия документа (письменного, графического, изоб­разительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой доку­мент на бумажном носителе - приказ, распоряжение, до­говор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информа­ционных сообщений. Факсограмма при соблюдении установленных правил обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в, специальном заверении.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым. способом передачи текста: передается устно по каналам' телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Электронное сообщение - документ, переданный «элек­тронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получае­мый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

- Прочие документы

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполне­нии мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления работника составляются, как правило, по кадровым вопросам; о принятии на работу, об увольне­нии, о предоставлении отпуска и т.п.

Однако можно выделить и такой вид заявления, как за­явление гражданина в связи с реализацией своих прав и обязанностей (например: прописка, получение паспорта, установка телефона и др.).

Заключение –- документ, содержащий мнение, вывод органа, комиссии, специалиста по какому-либо вопросу.