Процесс обработки и организации

Шагов к личной эффективности

"Времени ни на что не хватает. Хотел с тобой встретиться, но, оказывается, еще на прошлой неделе обещал клиенту подъехать, да и зимнюю резину нужно поставить. В общем, опять не удастся пересечься", - жалуется один друг другому. В такие моменты кажется, что Ваша жизнь Вам не принадлежит. А голос разума твердит: "Обещал - значит делай", и Вы с обреченным лицом и испорченным настроением выполняете возложенные на себя обязательства.

Рекомендации по повышению личной эффективности позволят Вам не попадаться в ловушки собственной забывчивости, и управлять своей жизнью, заранее планируя все важные и неважные дела.

Откуда берется стресс?

Вероятность того, что Вы забудете о чем-то важном, тем выше, чем больше вещей Вам нужно помнить. Всякий раз, когда Вы внезапно вспоминаете о чем-то, что нужно срочно сделать, Вы чувствуете раздражение, ведь Вам приходится менять свои планы. Повторяясь, такие ситуации сильно выматывают и неизбежно приводят к стрессу.

Вы можете быть спокойны насчет того, что Вы не делаете, когда Вы точно знаете, что именно Вы не делаете.

Другая причина стресса - это давление груза тех дел, которые нужно выполнить. К сожалению, наша память не видит разницы между прошлым, настоящим и будущим, и все задачи, которые в ней хранятся, собираются в единый массив. Избавиться от этого гнета можно лишь, вызволив все из памяти и систематизировав.

Одним из распространенных способов самоорганизации является составление списка и расстановка задач по приоритетности их выполнения. Для того, чтобы работа со списком была эффективной, он должен состоять из простых задач, не требующих контроля после их выполнения.

Работа со списком позволяет повысить производительность в течение дня, но плохо подходит для долгосрочного планирования и для систематизации разнородных задач, решаемых в несколько этапов и требующих дополнительного контроля.

Для продуктивного управления делами нужен не только перечень задач на день, но и актуальный список всех открытых вопросов на ближайшее время. И в этом нам поможет метод, предложенный Дэвидом Алленом, экспертом в сфере личной эффективности.

С чего начать?

В первую очередь, следует освободить голову и память. Как говорят китайцы, самые бледные чернила более ясны, чем самая основательная память. Стоит ли испытывать память на прочность? Привычка планировать и думать на бумаге не только освободит Ваши внутренние ресурсы, но и направит энергию, затрачиваемую на хранение информации, на генерацию новых идей. Вместе с уровнем энергии возрастет и личная эффективность.

Шаг 1. Сбор

Найдите время и перенесите все стоящие перед Вами задачи в ежедневник, компьютер или органайзер, не анализируя и не систематизируя их. Главное - собрать всё, что находится в Вашем сознании, важное и неважное, деловое и личное, и освободить Вас от хранения большого объема данных.

Шаг 2. Обработка

Теперь просмотрите каждую запись и спросите себя: "Можно ли это сделать?". Если да, то, что должно стать результатом, каково будет следующее действие?

Если выполнение задачи займет не более двух минут, сделайте ее сами; если - больше, делегируйте или отложите, разместив в списке напоминаний. Если для закрытия вопроса одного действия недостаточно, создайте новый проект и поместите его в список напоминаний о проектах.

Зная ответы на вопросы: "Какого результата Вы желаете достичь?" и "Что является следующим действием?", Вы всегда будете чувствовать себя во всеоружии.

Шаг 3. Организация

Далее распределите задачи по четырем категориям:

1. Проекты: проекты, которые Вы обязались завершить.
2. Повестка дня: действия, которые должны быть выполнены в определенный день.
3. Конкретные действия: действия, которые необходимо сделать как можно скорее.
4. В ожидании: проекты и действия, которые будут поручены другим людям.

Для удобства работы можете создать подкатегории, например телефонные звонки, поручения, за компьютером, дома и т.д.

Оцените статус всех проектов, целей и результатов. Убедитесь, что для каждого проекта определено, как минимум, одно следующее действие.

Просмотрите материалы проекта, определите последующие действия и решите, что можно делегировать.

Организуйте систему напоминаний о действиях, которые, возможно, потребуется выполнить в будущем (список Когда-нибудь/Может быть).

Шаг 4. Обзор

Каждый день просматривайте ежедневник и список следующих действий. Еженедельно проводите общий обзор, чтобы вычеркнуть выполненные задачи и запланировать новые.

Просматривайте списки долгосрочных целей для поддержания полноты списка проектов и владения общей ситуацией.

Шаг 5. Выполнение

Принимайте решение относительно выбора следующего действия, в первую очередь, исходя из того, что Вы реально можете сделать, сколько у Вас есть на это времени, а затем уже с учетом обозначенных приоритетов.

Всегда держите под рукой список напоминаний обо всех необходимых действиях в Вашей жизни. Для интуитивного принятия наилучших решений задавайте себе вопрос: "Какие будут последствия, если сделать задачу N вместо задачи NN?".

Процесс обработки и организации

Используя данную систему для управления временем, Вы постепенно выработаете свой индивидуальный и продуктивный стиль жизни.