Обеспечение безопасности в системах товародвижения (из опыта, применяемого английским руководством по безопасности бизнеса)

Для любой организации большую ценность представляют акти­вы любого рода: готовая продукция, сырье, полуфабрикаты, по­мещения и оборудование, транспортные средства. Однако в наи­большей степени опасность краж этих активов проявляется тогда, когда они оказываются за пределами предприятия и перемеща­ются из одного места в другое.

Поэтому и возникает задача обеспечении транспортной без­опасности, основное предназначение и цель которой — предот­вратить транспортные потери и обнаружить потенциальных по­хитителей. Снижая привлекательность активов и сокращая провоцирующие аспекты в их обслуживании, специальные меры в этой области помогают поддерживать и честное отношение работников. Никогда не следует забывать, что многие кражи невозможно совершить, не прибегая к помощи сотрудников. Однако положительное воздействие не ограничивается только этим. Осторожный и благоразумный перевозчик будет возна­гражден и дополнительно.

Во-первых, предотвращение потерь не только послужит за­щите его собственности, но и, если он предпочтет сам позабо­титься о страховании перевозимых товаров, его хорошая страхо­вая история также пойдет ему на пользу. А результатом этого станет снижение страховых премий и более низкие операционные расходы. Кроме того, дополнительным плюсом такой организа­ции становится меньшее количество ограничений, которым под­вергается обычно перевозчик, выполняя требования внешней стра­хующей компании, т.е. он получает большую свободу действий.

Во-вторых, построение всех защитных мероприятий на прин­ципе здравого смысла ведет и к чисто коммерческим выгодам, которые, к тому же, могут быть значительными. Очень часто вся организация безопасности — это соблюдение обычных здравых мер предосторожности, но именно они в значительной степени обеспечивают высокую эффективность транспортных перевозок. И дополнительно к этому, хорошая организация работы — это и надежная безопасность. Компании, в которых отделы продаж и перевозок тщательно занимаются вопросами планирования и подготовки, во многом сильно выигрывают на последующих затратах времени и усилий.

Все это приводит нас к самому ценному компоненту любых ак­тивов — доверию потребителей и их удовлетворению вашей работой. Что толку от всей нашей деятельности, если в конечном итоге заказчик не получит своего товара или товар прибудет к нему не в полном составе или с опозданием? Именно поэтому наши клиен­ты очень ценят надежность и скорость доставки, особенно в наше время, когда потребности современного бизнеса настоятельно дик­туют минимизацию складских запасов и на первое место выходит организация транспортных услуг, которые становятся основным связующим звеном во всей цепи производства и обслуживания.

Низкое качество предоставляемых транспортных услуг (опо­здания, хищения части грузов и т.п.) очень вредит репутации перевозчика и ведет к спорам с заказчиками, которые улажива­ются, если этого вообще удается достичь, с огромным трудом. Да и не всякий заказчик готов договариваться мирно или дать вам вто­рой шанс показать, как вы умеете работать. Многие из них про­сто выберут другую транспортную компанию и навсегда вычерк­нут вас из списка своих деловых партнеров, да еще и своим коллегам расскажут о вашей славе. И наоборот, четкая органи­зация перевозок, надежная и своевременная доставка грузов в сильной степени работает на вас, и именно в этих отношениях вы будете выделяться среди своих конкурентов.

ОЦЕНКА РИСКА

Условия бизнеса требуют, чтобы все мероприятия по обеспечению безопасности были не просто эффективными, но эффективными в стоимостном отношении. Чтобы получить поддержку от руководства и одобрение от работников, непосредственно занятых транспортировкой, предлагаемые меры по обеспечению безопасности должны быть практически выполнимыми и раци­ональными. Поэтому, прежде чем выходить с конкретными пред­ложениями и вырабатывать защитные процедуры, необходимо тщательно проанализировать и оценить все риски и возможные убытки, которые с ними связаны, применительно к этой сфере деятельности.

Важно хорошо разбираться со шкалой уязвимости, которая существует для широкого круга товаров. Если говорить о степе­ни риска, которому подвергаются изделия при транспортиров­ке, то их можно выстроить в следующей последовательности:

одежда из кожи и меховые изделия;

другая одежда;

дорогие продукты питания;

табачные изделия;

вина и крепкие спиртные напитки;

домашние электроприборы;

изделия из кожи и обувь;

товары для дома;

запасные части для автомобилей;

цветные металлы;

строительные материалы.

В этот список не вошли особые ценности вроде наличных де­нег, иностранной валюты, дорожных чеков, предметов из золо­та, драгоценных металлов и других ювелирных изделий, резных камней типа камей, произведений искусства и антикварных пред­метов. Для перевозки таких ценностей необходимы и специаль­ные методы транспортировки, и свои способы защиты, некото­рые из которых будут рассмотрены отдельно в этом параграфе главе позже. Сюда же не включены, и те предметы, которые в последнее время стали особо привлекательными для организо­ванной преступности: персональные компьютеры и их микро­процессорные компоненты. В течение относительно короткого промежутка времени хищения этих изделий превратились в эпи­демию с огромными масштабами, которая застала специалистов по обеспечению безопасности, оказавшихся не готовыми противостоять массовым кражам, врасплох. Из этого примера видно, что приоритеты среди воров могут поменяться очень быстро, что в общем-то отражает пристрастия на рынке в целом, где спрос на различные виды товаров также меняется. В результате некоторые изделия оказываются временно в дефици­те, на них растет неудовлетворенный спрос. Иногда, правда, нехват­ка каких-то товаров может объясняться и сезонными причинами.

Кроме того, необходимо тщательно взвесить все риски, свя­занные с выбором маршрута движения, пунктом назначения и остальными сопутствующими обстоятельствами. В каждом от­дельном случае ситуация будет различна. Возьмите для примера Багдад или Бостон — есть разница, куда доставлять груз? Очень глубоко надо разобраться как с общей ситуацией на маршруте и в пункте прибытия, так и криминальной обстановкой там. Если же обстановка меняется быстро, это тоже не должно остаться неучтенным, особенно если перемены сопровождаются увели­чением рисков. Для оперативного и полного выполнения этой работы необходимо заранее установить хорошие контакты с кол­легами на всех уровнях организации, которые заняты транспор­тировкой: водителями, сопровождающими охранниками, внеш­ними агентами, обеспечивающими доставку на месте получения груза. Вся эта работа исключительно важна для обеспечения транспортной безопасности.

РУКОВОДЯЩИЕ ПРИНЦИПЫ

В любой организации имеется специально назначенный чело­век или отдел, который занимается вопросами транспортиро­вок. В бизнесе обычно этим занимается персонал по продажам и маркетингу. Обычно они хорошо понимают, насколько важно иметь хорошие деловые контакты с коллегами из диспетчерско­го или перевозочного отделов. Для обеспечения безопасности и эффективности доставок необходима хорошая и всесторонняя предварительная работа, начинающаяся с планирования (на этом этапе выбираются маршруты и возможные перевозчики). Важно также, чтобы персонал по продажам и маркетингу своевремен­но уведомил сотрудников, отвечающих за перевозки, о подго­товке к выполнению заказа, особенно это касается нерегуляр­ных или разовых сделок или если последний раз с конкретным заказчиком работали давно и необходимо все заново проверить.

Рекомендуется также привлечь к подготовительной работе и заказчика и регулярно информировать его о подготовке его за­каза к отправке. Здесь на первое место выходит забота о буду­щем — надо показать клиенту все выгоды работы именно с вами, продемонстрировать, как вы всесторонне обеспечиваете пере­возку, в том числе и ее безопасность. На профессиональном языке это называется "продажа услуг".

Агенты и представители перевозчика также должны участво­вать в проверочно-подготовительных работах, именно с ними целесообразно обговорить все способы доставки с учетом стои­мости груза или каких-то ограничений, связанных с его транс­портировкой. Тесный контакт с этими сотрудниками должен поддерживаться постоянно, чему хорошо помогают час­тые встречи и обсуждения всех сторон предстоящей транспор­тировки. Это помогает вовлечь их в процесс подготовки и заста­вить предлагать свои варианты. Они особенно полезны, так как хорошо знают о трудностях, встречающихся на практике, и мо­гут предложить изменить некоторые процедуры или этапы, что позволит уменьшить количество узких мест в организации пере­возки. Инструктирование агентов и представителей перевозчи­ка (как в отношении общих правил транспортировки, так и пере­возки какого-то конкретного груза) всегда должно заканчиваться письменным подтверждением. Все перевозчики должны иметь руководство по предоставлению услуг, пункты которого долж­ны быть согласованы с представителями перевозчика. Этот до­кумент должен быть у всех работников, которые занимаются непосредственно этими услугами.

Одно из основных требований, которое должны соблюдать все водители и агенты, — немедленно сообщать в компанию обо всех серьезных проблемах, возникших при транспортировке то­варов, любые задержки с информированием руководства могут усугубить тяжесть последствий и затруднить восстановление нормального режима деятельности. Все случаи отклонения от предписанной практики или повреждений, связанных с ущер­бом, должны оперативно расследоваться. Более того, необходи­мо проинструктировать всех водителей, что любые их попытки решить проблемы самостоятельно или посчитать, что все само собой образуется, наносит непоправимый ущерб репутации ком­пании.

Аналогично столь же оперативной должна быть связь и от компании к водителям, находящимся на маршруте, если после последнего инструктажа, когда транспортные средства были уже в пути, возникли новые моменты, связанные с реализацией по­ставленной задачи. Кроме того, прибыв на место назначения, представители перевозчика должны оперативно уведомить за­казчика, что задача выполнена, и получить от него подтвержде­ние, что груз доставлен.

Сейчас в практике работы нормой становится быстрое уведом­ление транспортной компании о том, что груз получен. Требова­ние представления такой информации должно возлагаться на всех представителей перевозчика, что объясняется двумя причинами.

1. Неполучение подтверждения доставки груза по назначе­нию приводит к задействованию установленных в компании мер реагирования и расследования.

2. Совпадение дат доставки и дат подтверждения об этом яв­ляется мерилом профессиональных качеств представителей перевозчика и степени их ответственности. (В условиях рынка транспортных услуг некоторые представители перевозчика представляют работодателям и/или заказчикам официально полученные итоговые данные о своей работе за последний месяц или квартал.)

Еще один способ отслеживания работы представителей пере­возчика — получение сообщений о прохождении транспортным средством контрольных пунктов.

Следует до минимума сократить время нахождения товаров в депо, на промежуточных складах, в аэропортах и доках. Анало­гично, для того чтобы снизить расходы на хранение, особенно в те периоды времени, когда сокращается количество работни­ков, занимающихся обслуживанием грузов, работники диспет­черской службы должны так спланировать их прохождение, чтобы они были доставлены до наступления конца рабочей недели, государственных праздников или периода массовых отпусков, когда много сотрудников обрабатывающих служб уходит на от­дых. Если же избежать такого расписания поставок не удается, то груз, проходящий по неудобному временному графику, дол­жен отслеживаться с особой тщательностью.

Описание груза, которое предоставляет транспортная компания, должно быть полным и точным и полностью соответствовать требованиям как перевозчика, так и международных соглаше­ний, которые определяют режим работы транспортных средств. Однако следует помнить, что принятие перевозчиком груза для транспортировки не означает автоматического принятия на себя ответственности за его полную стоимость в случае его повреж­дения или утраты. Перевозчикам следует знать, что некоторые международные конвенции ограничивают степень их ответст­венности, например, варшавская конвенция о воздушных пере­возках или соглашение о наземных перевозках, действующее в рамках Европейского экономического союза. В отношении гра­ниц ответственности и за их пределами перевозчик должен сам сознательно и взвешенно решить и взять на себя соответст­вующий риск или переложить этот риск на страховую компанию, прибегнув к специальным (и часто дорогостоящим) мерам по оценке таких страховых условий, либо самостоятельно просчитав их, воспользовавшись имеющимися методиками, например, методикой страховой политики, учитывающей все риски морских перевозок, разработанной страховой компанией Ллойда.

В центре внимания организации безопасности должны быть документы, которые сопровождают перевозку товаров. Централь­ный момент в переговорах с перевозчиком — согласие на ис­ключение из сопровождающих бумаг любых указаний на осо­бый характер груза, независимо от того, идет ли речь о грузовом уведомлении, коносаменте или авиационной транспортной на­кладной. В одинаковой степени и перевозчик должен соблюдать необходимые меры предосторожности и не указывать конфи­денциальную информацию даже на счете-фактуре и упаковоч­ных листах, составляя их как можно более нейтрально, чтобы не привлекать ненужного внимания к перевозимому грузу. Тут есть некоторое противоречие, так как сопровождающая документа­ция должна нести все необходимые детали о перевозимом грузе и включать:

1. Количество транспортируемых предметов.

2. В отношении каждого предмета:

его марку;

вес упаковки и общий вес;

габаритные размеры;

номера пломбировочных печатей.

Наличие таких данных означает, что перевозчик может про­верить правильность перевозки транспортируемого груза в мес­тах его передачи с одного этапа перевозки на другой.

Одним из существенных элементов обеспечения транспорт­ной безопасности является заблаговременное уведомление за­казчика обо всех деталях, касающихся перевозки товаров или грузов, предназначенных для него. Получив подобную инфор­мацию, клиент может своевременно приготовиться к принятию груза на собственной территории или оперативно переадресо­вать его по своему усмотрению дальше. Это необходимо и для того, чтобы быстро получить подтверждение о доставке груза от перевозчика на последнем этапе транспортировки. Если в ходе перевозки возникли существенные отклонения от намеченного плана, следует немедленно известить об этом заказчика. Если сведения, касающиеся такого заказа, отправляются при помощи факсимильного аппарата или телекса, в них должно быть усло­вие, чтобы заказчик подтвердил получение этой информации и прислал обратное сообщение.

УПАКОВКА

Внутренняя упаковка перевозимых грузов позволяет решать две задачи: обеспечивать их физическую сохранность и предохра­нять от повреждений. Особенно важна наружная упаковка, ко­торая препятствует хищению изделий из нее или подмене одних предметов другими, малоценными; она также не позволяет про­изводить никаких иных манипуляций с товарами, независимо от того, какой метод транспортировки применяется.

Начнем рассмотрение видов упаковки скартона, который, при достаточной толщине и определенном составе материала, хоро­шо решает перечисленные выше охранные задачи. "Плотное опечатывание", как это называется в инструкциях, такой упа­ковки достигается применением липкой ленты, которой она обматывается в крестообразном или сетчатом порядке. Особое внимание уделяется тем сторонам упаковки, которые могут от­крываться. Снятие этой ленты, особенно некоторых ее типов, которые абсолютно не допускают этого более одного раза, сразу же указывает на то, что произошло хищение или, по крайней мере, его попытка. Следующим защитным механизмом, который ставится на картонные упаковки, являются пластиковые обмотки, проходящие по всем ее шести граням, крестообразно пересекаясь друг с другом и еще более надежно препятствуя хищениям и подмене содержимого упаковки.

Более прочной упаковкой являются металлические или пласт­массовые бочки, однако и у них есть свое слабое место — горло­вина, через которую происходит загрузка и извлечение перево­зимых изделий, которая не может служить надежной защитой от краж или проникновения к содержимому.

Наиболее эффективно обеспечить безопасность перевозимых грузов можно в металлических или деревянных ящиках. Конеч­но, их конструкция должна быть достаточно прочной, чтобы выдержать вес груза. Стороны деревянных ящиков должны быть прочно соединены гвоздями и/или шурупами (простыми или невыпадающими) — это повышает сохранность грузов. Метал­лические полосы вокруг всех шести граней деревянного ящика во всех случаях желательны, а при транспортировке особо цен­ных грузов — обязательны, так как отпугивают потенциальных взломщиков или, по крайней мере, затрудняют их работу по проникновению внутрь. При упаковывании или заполнении картонных коробок, бочек и ящиков следует не допускать пус­того, незаполненного пространства, так как при перевозке это может вызвать (случайно или преднамеренно) разбалтывание содержимого, а это, в свою очередь, чревато поломками или иными неприятными последствиями (например, разбрызгиванием жидкости). Изделия, перевозимые на отдельных поддо­нах, должны быть завернуты отдельно (для картонных ящиков) или прикручены металлическими полосами (для бочек или ящи­ков), чтобы предупредить их соударение друг с другом.

На всех отдельно перевозимых единицах груза должны быть четко указаны марка перевозчика, общий вес груза и данные грузополучателя. Если транспортируемый груз относится к ка­тегории, привлекательной для воров, то целесообразно его не афишировать и не указывать, что перевозится и другие подроб­ности, которые могут привлечь к нему нежелательное внима­ние, например, сведения о производителе, если только инфор­мация подобного рода не является обязательной по нормам осуществления перевозок. Однако некоторые поставщики пы­таются пользоваться любым случаем, чтобы лишний раз покра­соваться на публике и выставить свое фирменное название, — такие организации ставят рекламу на первое место, а вопросы обеспечения безопасности уходят для них на второй план. С этим также приходится считаться.