ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ЛИЦЕВОЙ СТОРОНЫ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

ТЕМА: ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ.

ПОНЯТИЕ О ДЕЛЕ

ПОНЯТИЕ О ФОРМИРОВАНИИ ДЕЛА

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ЛИЦЕВОЙ СТОРОНЫ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

Дело -документ или совокупность документов, касающихся одного вопроса или направления деятельности учреждения или лица и хранятся в отдельной папке (обложке).

Формирование дел – это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.

В маленьких организациях с небольшим количеством работников дела могут формироваться только централизованно. Например, это может делать секретарь. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Поэтому каждый сотрудник офиса должен иметь представление о порядке формирования дел, чтобы обеспечить сохранность и в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ.

В начале года принято заводить новые папки для документов. Тут главное – это правильно оформить обложку дела, для чего вам потребуется номенклатура дел. И процесс формирования дел может начинаться.

Вот основные существующие требования к формированию дел:

Согласно правилам необходимо группировать в дело исключительно исполненные документы. Для дальнейшего быстрого поиска документа очень важно правильно выбрать дело в соответствии с номенклатурой дел.

Документы по одному вопросу всегда располагаются вместе. Например, бурная переписка по рассмотрению жалобы г-жи Колотовкиной Е.Н. не чередуется с письмами по рассмотрению обращения г-на Молоткова Д.Г. (даже если по времени переписка занимает несколько месяцев). Для удобства работы можно пакет документов по одному вопросу поместить в отдельный файл. Если появится в течение года новый документ по той же теме, его помещают рядом.

Приложения не отделяют от основного документа. Например, если приказом утвердили какое-либо положение, то их вместе помещают в дело с приказами по основной деятельности. В этом случае для удобства работы с положением допускается использовать другой его экземпляр.

Обычно формируют дело в течение одного календарного года, если только оно не будет у вас переходящим (т.е. продолжать его вести в следующем году). Например, личные дела формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации.

Нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения. Имеется в виду постоянного и временных. Если временных несколько, то берется больший. Данное правило закладывается еще на этапе составления номенклатуры дел. Сроки хранения определяют по нормативному перечню документов с указанием великого множества сроков.

Еще есть такое требование – помещать только один экземпляр документа, без черновиков. Количество листов – до 250 в одном томе при толщине до 4 см.

При определении расположения документов внутри дела руководствуются:

хронологическим принципом – дата входящего письма определяется по дате поступления в организацию, исходящего – когда отправили (например, личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов),

иногда удобно располагать по алфавиту получателя или автора письма (например, лицевые счета по зарплате располагают по фамилиям работников от «А» до «Я»),

по вопросно-логическому принципу, вообще-то, как правило, руководствуются сочетанием нескольких перечисленных (например, группируем пакет документов одного клиента, затем пакет документов другого и т.д., внутри дела располагаем по дате самого раннего документа каждого пакета).

дело — это совокупность документов или, в некоторых случаях, документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку, папку, коробку;

Формирование дела — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Систематизация документов внутри дела — это их расположение друг за другом в том или ином порядке в соответствии с признаками формирования дел, о которых речь идет далее.

При формировании дел следует соблюдать следующие основные правила:

· Основанием для группировки документов служит номенклатура дел, где закрепляется расположение заголовков дел, отражающее их классификацию. Содержание документов дела должно соответствовать его заголовку по номенклатуре.

· Дела заводятся по мере поступления документов. Бывают ситуации, когда в течение года поступают или создаются такие виды документов, заголовки для которых в номенклатуре дел не предусмотрены. Если такие документы невозможно или нецелесообразно приобщать к какому-либо делу, они формируются в отдельные дела, и составляется заголовок дела по общим правилам. На этот случай в номенклатуре дел предусмотрены резервные индексы, которые следует присвоить вновь заведенным делам. Сроки хранения таких документов устанавливаются на основе Перечня документов со сроками хранения, или, в случае затруднения, обсуждаются на заседании Экспертной комиссии и согласовываются с ЭПМК уполномоченного органа. При необходимости, заголовки вновь заведенных дел могут быть внесены в номенклатуру дел на следующий год.

· Не формируются в одно дело документы с разными сроками хранения, в том числе те, которые относятся к одному вопросу. Например, к приказам по основной деятельности могут быть составлены рапорта или докладные записки, по фактам, изложенным в которых, издается приказ. Эти документы не являются приложением к приказу, в отличие от документов, которые вводятся в действие данным приказом и в обязательном порядке прикладываются к подлиннику (например, инструкции, правила). Приказы по личному составу издаются на основании заявлений, объяснительных записок. По правилам в приказе должна быть ссылка на документ, на основании которого подготовлен приказ, поэтому все основания формируются отдельно и имеют срок хранения не более 5 лет.

· В дело помещаются только исполненные документы по решенным вопросам с ответами. На практике встречается такая распространенная ошибка, когда к письму-запросу не прилагается письмо-ответ, т. к. вся переписка формируется только по хронологии или, в другом случае, входящие и исходящие документы формируются отдельно. Эти способы группировки документов недопустимы, т. к. нарушают логические связи между документами и затрудняют их поиск, как в оперативной деятельности, так и при архивном хранении дел.

· Документы, не требующие решения, формируются в дела после их оформления.

· В дела формируются в основном подлинники официальных документов — т. е. первые или единственные экземпляры. Это относится к приказам, распоряжениям, планам, отчетам, докладным, служебным запискам и др. Но допускается включение в дела и копий документов в тех случаях, когда подлинники отправлены куда-либо в качестве исходящих документов, или в исключительных случаях, когда подлинник документа утерян. Копии документов должны быть оформлены соответствующим образом и иметь необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу.

· При помещении документов в дело проверяется правильность их оформления: наличие подписей, дат, регистрационных номеров, виз, приложений, резолюций, отметок об исполнении и направлении в дело. Если на документах отсутствуют важнейшие реквизиты, то в дела они не помещаются и возвращаются исполнителям для их соответствующего оформления.

· Не допускается включение в дела документов, не относящихся к ним, а также черновиков, вариантов, не имеющих принципиального значения и юридической силы, лишних экземпляров размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

· В случаях, когда черновики, варианты текста имеют редакционные правки, ценные визы, существенно меняющие смысл документа или отражающие ход работы над созданием подлинного документа и его участников, допускается включение их в дело. Чаще всего это касается документов по согласованию проектов Законов Республики Казахстан, Указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства Республики Казахстан, стратегических планов, концепций, поскольку такие документы всесторонне изучаются и обсуждаются, и важно сохранить документально зафиксированную информацию об этапах создания окончательных вариантов их текстов.

· В дела не включаются документы на факсовой бумаге. При отсутствии оригинала документа, полученного посредством факсимильной связи, который по правилам документирования должен быть отправлен вслед за факсовым сообщением, в дело подшивается его ксерокопия.

· Подлинные личные документы военнослужащих, рабочих и служащих (свидетельства о рождении и браке, документы об образовании и т. п.) в дела не подшиваются. При необходимости к делам приобщаются соответствующим образом заверенные копии этих документов.

· В дела, как правило, помещаются документы одного делопроизводственного года. В случаях, когда решение вопроса, поставленного в текущем году, переходит и завершается в следующем году, все документы, относящиеся к решению данного вопроса приобщаются к делам того года, в котором они решены. При этом помещаются в дело с аналогичным заголовком.

· Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем — документ с окончательным решением вопроса, далее — иные документы, освещающие ход решения вопроса.

· Не допускается формирование дел объёмом свыше 200 листов. Это связано с тем, что очень объемные дела труднее прошивать или переплетать и неудобно использовать в дальнейшем, когда дело из-за толстого переплета полностью не открывается, например, при необходимости снимать ксерокопии с документов по запросу. Если документов много, дело делится на тома, каждый из которых представляет собой отдельное дело с самостоятельной нумерацией листов.

2. Классификационные признаки формирования дел.

Классификация документной информации в делопроизводстве — это установление логической связи между видами и содержанием документов для дальнейшего поиска. Схема классификации закреплена в номенклатуре дел: по структуре, затем по значимости видов документов и по срокам хранения.

Например:
Приказы Председателя Агентства:

по основной деятельности — постоянно

по личному составу — 75 лет

по командировкам и отпускам — 5 лет

по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет

присланные для сведения — до минования надобности.

Заведение и формирование дел осуществляется по следующим классификационным признакам:

· номинальному (видовому)

· предметно-вопросному (тематическому)

· хронологическому

· авторскому

· корреспондентскому

· географическому

· экспертному.

Номинальный (видовой) признакклассификации документовпредполагает их группировку в дела на основе их принадлежности к одному виду. Многие функции и направления деятельности документируются путем создания твердо установившихся, стабильных видов документов, таких как: указы, постановления, приказы, распоряжения, протоколы, стенограммы, планы, отчеты, инструкции, уставы, положения, письма и др.

Например:

«Протоколы заседаний Коллегии». «Коллективные обращения граждан». «Приказы Председателя Агентства по основной деятельности». «Информации структурных подразделений Агентства о финансовой поддержке малых предприятий».

Предметно-вопросный или тематический признакопределяетпорядок группировки документов в дела по отдельным вопросам, темам, предметам, освещаемым в документах.

Например:«Информации (сведения, справки, письма) министерств, ведомств, учреждений, организаций по вопросам реализации стратегических планов развития Казахстана»«Переписка с МИД Республики Казахстан о политическом, торгово-экономическом сотрудничестве Республики Казахстан с зарубежными государствами» «Отчет о работе Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам за 1998 г. «

Хронологический признакпредполагает группировку документов на основе их принадлежности к одному временному периоду, (месяц, квартал, год). Чаще всего документы группируются в дело в пределах одного календарного года, за исключением переходящих или личных дел. Планы и отчеты, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления. Например, отчеты за 2009 г. составляются в 2010 г., но приобщаются к делам 2009 г.; планы, же наоборот — планы на 2010 г. составляются в 2009 г., но помещаются в дела 2010 г.

Авторский признакопределяетпорядок группировки документов в дела на основе их принадлежности к одному автору — юридическому или физическому лицу.

Например:
«Информации Комитета налоговой полиции Республики Казахстан о ходе реализации Закона Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией».«Протоколы заседаний постоянно действующей комиссии по защите государственных секретов № 1- 6».

Корреспондентский признакпредполагает группировку документов в дела на основе их принадлежности к определенному корреспонденту. Данный признак применяется при классификации переписки.

Например:
«Переписка Агентства по регулированию естественных монополий по вопросам лицензирования деятельности». «Переписка с Министерством внутренних дел, областными акиматами о возникновении, разъяснении и пресечении коррупционных правонарушений».

Географический признакпредполагает группировку документов в дела на основе принадлежности их авторов к конкретной территории. Данный признак применяется при классификации переписки, обращений граждан.

Например:
«Обращения, заявления, жалобы граждан и коллективные обращения, поступившие из Жамбылской области и документы по их рассмотрению» «Документы об итогах проверки целевого и эффективного использования средств республиканского бюджета государственными органами, организациями и предприятиями Карагандинской области за 2001—2002 гг. (поручения, справки, акты, информации)».

Экспертный признакпредполагает группировку документов в дела на основе сроков их хранения: постоянного, долговременного (от 15 до 75 лет), временного (от 5 до 15 лет) и кратковременного (от 6 месяцев до 5 лет).

Например:

«Документы по обсуждению проекта Закона Республики Казахстан „О лицензировании“ (заключения, справки, предложения)». — «постоянно».

«Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность» — 75 лет «В» (долговременное)

«Переписка с министерствами, ведомствами, организациями по административно-хозяйственным вопросам» — 5 лет (временное)

«Реестры, списки на отправленные документы» — 1 год (кратковременное)

Как правило, классификационные признаки группировки документов в дела применяются комплексно.

3. Особенности формирования документов в дела.

Следует отметить следующие особенности формирования в дела организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы — вид письменных документов, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц (указы постановления, приказы, постановления, уставы, инструкции, положения), группируются чаще всего в дела по номинальному (видовому) признаку и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В тех случаях, когда уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (указами, постановлениями, приказами, решениями), являются приложениями к ним, они группируются (помещаются в дела) вместе с указанными распорядительными документами в одном деле. Если же, они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Подлинники протоколов различных совещаний и заседаний при руководстве группируются в отдельные дела и располагаются в них в хронологической последовательности по датам.

В ходе подготовительной работы по проведению совещаний и заседаний различных органов при руководстве создается группа документов, сопровождающих протокол: тест повестки дня, списки участников заседаний и приглашенных лиц, доклады, тезисы выступлений, информационно-справочные документы. В случаях их значительного объема они формируются в дела отдельно от протоколов. Документы, относящиеся к одному протоколу заседания, располагаются в последовательности решения вопросов. В начале дела может помещаться копийный экземпляр протокола с относящимися к нему документами. Документы по каждому вопросу группируются в соответствии с последовательностью в протоколе.

В случаях, когда подготовлено в ходе обсуждения несколько вариантов проекта документа (указа, постановления, приказа, плана, стратегии, концепции и др.) или заключения на несколько вариантов проекта документа, на постоянное хранение оставляются все варианты проекта, каждый из которых при большом количестве листов формируется в отдельное самостоятельное дело со всеми заключениями и приложениями к нему, например:

1. «Проект „Стратегии развития образования в РК“ и заключения к нему», 1-ый вариант.

2. «Проект „Стратегии развития образования в РК“ и заключения к нему», 2-ой вариант.

Малообъемные по количеству листов проекты подшиваются в единое дело вместе со всеми документами по их обсуждению, приложенные соответственно к тому или иному проекту и отсистематизированными по хронологии, например:

«Проекты постановлений Правительства РК и заключения Министерства экономики и бюджетного планирования к ним».

Законодательные акты /законы, указы, постановления, распоряжения/ формируются отдельно по видам документов в хронологическом порядке по мере возрастания номеров. Законодательные акты, относящиеся к деятельности организации, формируются отдельно от присланных для сведения, т. к. имеют разный срок хранения.

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. ¹

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

· название организации;

· название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

· индекс дела по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. ²

При изменении наименования организации(структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. ³

Заголовок делана обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. ⁴

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

· количество листов в деле;

· дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

· архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования".

Дополнительная информация:

· формирование дела;

· составление заголовков дел.