УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДАХ И В БУХГАЛТЕРИИ

Одним из важнейших условий работы организаций является правильная организация складского хозяйства. От того, как налажено складское хозяйство, во многом зависит рациональное использование материалов, повышение производительности труда, рентабельности производства и качество готовой продукции.

Основное назначение складов – хранение материальных запасов. Кроме того, на складах выполняются работы, связанные с подготовкой материалов к производственному потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и т.д.).

Основным назначением складов организаций являются:

· накопление необходимых запасов материалов, сырья, топлива и т.д. и обеспечение бесперебойного снабжения ими всех потребителей;

· обеспечение сохранности материальных ценностей;

· осуществление рациональной организации погрузочно – разгрузочных работ и внутрискладских работ с минимальной затратой трудовых и денежных ресурсов;

· правильное использование складских площадей, объемов и рациональная эксплуатация внутрискладского оборудования;

· осуществление необходимой подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению;

· содействие правильному расходу материалов согласно установленным нормам и рациональному использованию отходов и тары;

· своевременное выявление излишних материальных ценностей, не используемых для производственных нужд предприятия;

· обеспечение пользователей необходимой информацией о наличии запасов материальных ценностей, их поступлении, расходе и др.;

Для хранения топлива, сырья, строительных и других материалов на предприятиях устраиваются различные склады.

По характеру деятельности склады можно разделить на материальные и внутрипроизводственные.

На материальных складах хранятся материальные запасы, предназначенные для обеспечения непрерывного и бесперебойного процесса. Работа этих складов строится с учетом требований производственного процесса и обеспечения его материалами. От четкой работы складов зависит успех работы организации, выполнение производственных заданий,

К внутрипроизводственным складам относят межцеховые и внутрицеховые склады, на которых сосредотачиваются материальные ценности, а также межоперационные заделы для бесперебойного выполнения сменно-суточных заданий и графиков производства.

По виду и характеру хранимых материальных запасов склады можно разделить на универсальные и специализированные.

Универсальные склады приспособлены для хранения самых различных видов материальных ценностей. К универсальным складам относятся центральные материальные склады, предназначенные для хранения различных материалов производственного и хозяйственного назначения.

Специализированные склады предназначены для хранения определенных видов материалов. К этим складам относятся склады черных металлов и металлоизделий, цветных металлов и их сплавов, лакокрасочных материалов, горюче-смазочных материалов, древесных и строительных материалов, электроизделий и других материалов.

По месту расположения и масштабу действия склады делятся на центральные и участковые.

Центральные (общехозяйственные) склады обслуживают все или большинство структурных подразделений организации. Они предназначены для хранения материальных запасов, потребляемых различными службами организации.

Участковые (прицеховые) склады организуются в тех случаях, когда тот или иной цех является основным потребителем каких-либо материальных запасов.

Склады должны быть оборудованы специальными устройствами для хранения материалов (стеллажи, бункеры, резервуары), обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для обеспечения сохранности материальных ценностей необходимо каждую марку, сорт и размер того или иного материала хранить на соответствующем стеллаже, бункере и т.д. В одной ячейке стеллажа, бункера нельзя хранить два и более сортов и марок материалов, потому что это осложняет отпуск материалов, вызывает порчу и пересортицу. Размеры ячеек и стеллажей должны соответствовать габаритам материалов, способам их укладки.

Оборудование должно позволять укладывать материал с одной стороны, а отпускать – с другой, обеспечивая при этом бесперебойность поступления и отпуск материалов.

Условия и техника хранения материалов зависят от физико-химических свойств материалов. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно - влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико - химических и других свойств.

При определении условий хранения материала следует учитывать длительность хранения на складе. В зависимости от продолжительности нахождения материалов на складе различают долгосрочное и краткосрочное хранение. К краткосрочному хранению можно отнести материалы текущего запаса, а к долгосрочному хранению – материалы специального, резервного запаса.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Указанные лица освобождаются от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно - материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема - передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).

На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Карточки складского учета открываются службой снабжения (снабженческо - сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.) на основании оформленных в установленном порядке первичных документов. При этом делаются записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели). Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно - заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются). Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.

При автоматизации учета движения материальных запасов формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "остаток перенесен в карточку 20_ года N ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера .

Все первичные документы по движению материалов со складов и структурных подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерию в сроки, определенные в учетной политике. В бухгалтерии первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций. Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

Первичные учетные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). Документы формируются по однородности и таксируются. Таксировка делается по каждой строке документа.

Организация учета материалов в бухгалтерии и на складах зависит от метода аналитического учета материалов, который предусматривает порядок и последовательность учета, видов учетных регистров и их количество, взаимосверку показателей.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

В качестве основного регистра используются карточки количественного-суммового учета (оборотный метод), открываемые на каждый номенклатурный номер.

Постоянные реквизиты этих карточек должны быть идентичны реквизитам карточек учета материалов, ведущихся на складах. Таким образом, в бухгалтерии организации ведется учет, аналогичный складскому, лишь с той разницей, что на складе ведется учет только в количественном выражении, а в бухгалтерии – в количественно-суммовом. Записи в карточках делают на основании полученных от складов протаксированных документов на поступление и отпуск материалов.

По истечении месяца по данным карточек количественно-суммового учета составляют оборотно-сальдовую ведомость по каждому складу, субсчету и в целом по счету 10 «Материалы».

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу. Указанные оборотные ведомости являются основанием для составления сводной оборотной ведомости. Остатки в оборотных ведомостях сверяют с остатками, выведенными в карточках складов.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

Сальдовый метод учета материалов заключается в том, что в бухгалтерии организации не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом исходя, как правило, из учетных цен.

Материально ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет материалов по данному складу (подразделению), принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах). Одновременно проверяет правильность выведения остатков.

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) сотрудником бухгалтерской службы или заведующим складом.

По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Суммы остатков записываются в следующей графе сальдовой ведомости. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

При большом объеме складских операций учет наличия и движения материальных запасов на складах может вестись с помощью компьютерной техники с соблюдением установленных норм по применению карточек учета материалов. Автоматизированный учет отражает движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета на основе обработки первичных данных.

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть¹:

· оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

· ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

· оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

· оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).