Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

· полное наименование организации;

· вид документа (ПРОТОКОЛ);

· номер и дату;

· место составления протокола;

· заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Пример 3

Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)

Пример 4

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Пример 5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Воронежский политехнический университет

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Пример 6

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Пример 7

Заседания методического совета

· или

Собрания трудового коллектива

· или

Совещания начальников структурных подразделений

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Пример 8

Пример 9

Закрытое акционерное общество
«Стеклотарный завод»

ПРОТОКОЛ

13 – 14.01.2009 № 1
г. Камышин

Заседания руководителей
структурных подразделений

Вводная часть текста

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Пример 10

Свернуть

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

Пример 11

Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

Пример 12

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил данный вопрос.

Пример 14

Повестка дня:

1. Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю.Р.

2. О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И.Н.

Основная часть текста

Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.