Вопрос 14 СОВРЕМЕННАЯ СИТУАЦИЯ

С каждым годом на украинском рынке растет количество информационных систем различной направленности и компаний, внедряющих или разрабатывающих эти системы. Знакомясь с их рекламными материалами нельзя не отметить одну общую особенность: практически все предлагаемые программные решения позиционируются как полнофункциональные комплексные управленческие системы, обеспечивающие автоматизацию всех основных бизнес-процессов любого предприятия (торгового, производственного, сервисного), а компании, предлагающие эти системы,— соответственно, как лидеры отрасли.

Как же разобраться в этом многообразии руководителю или собственнику, испытывающему острую потребность в адекватном информационном обеспечении своей деятельности?

Руководители предприятий неоднократно отмечали, что рекламные материалы программных систем различных производителей отличаются только дизайном, практически полностью совпадая по содержанию. Понять, в чем преимущества одной системы перед другой, оказывается чрезвычайно затруднительным.

Об этом свидетельствуют и проводимые сегодня тендеры на выбор системы управления, в которых первичные требования к системе сформулированы таким образом, что в одном тендере в числе участвующих программных решений иногда появляется SAP R/3 и Oracle — наряду с 1С, «Финансовой коллекцией», БЭСТ, «Сферой/5», BS Integrator.

Проблемы выбора управленческой информационной системы уже освещались авторами [1]. Предлагаемая статья преследует следующие цели: во-первых, показать, что сегодня на рынке уже сложились концепции управления, которые достаточно успешно используются на предприятиях различного типа и размера и обеспечивают эффективное управление в условиях рыночной и постсоветской экономики¹. Во-вторых, предложить такой подход к классификации управленческих информационных систем, который не только позволил бы осуществить позиционирование систем, но и дал бы любому предприятию возможность более четко формировать список стратегических и операционных задач управления и определять критерии, позволяющие добиться решения этих задач оптимальным образом.

Было бы не корректным говорить, что участниками рынка не используется классификация систем. Компании-разработчики и компании, внедряющие информационные системы, пытаются определенным образом позиционироваться (и с помощью позиционирования показать изначальные преимущества своей системы перед конкурентной).

При этом чаще всего используется классификация, предложенная консультантом компании «Делойт и Туш СНГ» И. Карпачевым. В ней все системы разбиты на четыре класса: локальные (системы для малого бизнеса), финансово-управленческие, средние интегрированные и крупные интегрированные системы.

В зависимости от обобщенного типа предприятия (таких типов у Карпачева четыре — малые предприятия, торговые и дистрибуторские компании, средние производственные предприятия и многофункциональные холдинги) предлагается некая матрица применимости систем.

Такая классификация не лишена недостатков и в значительной степени является обобщенной — как в части классификации систем, так и в части классификации предприятий.

Совсем не обязательно (и это подтверждается существующей практикой) использование холдингом крупной интегрированной системы. На уровне холдинга необходимо управление доходностью капитала, а для решения задач оперативного управления отдельными направлениями бизнеса могут применяться системы, наиболее подходящие именно для конкретного направления. Кроме того, вопросы налогового учета и отчетности лучше (и экономически целесообразнее) решать с помощью систем налогового учета, а не внутри крупных интегрированных систем.

Но самое главное — нечеткость определений в классификации Карпачева позволяет многим разработчикам и внедренцам свободно перемещать предлагаемую ими систему и системы конкурентов из одного класса в другой.

Естественно, что в начальной классификации Карпачева, проводимой для российского рынка, отсутствовали системы украинских разработчиков (а они, по большей части, совсем не захотели относить свои продукты к классу локальных систем, претендуя на место в классе средних и крупных интегрированных).

В подобной ситуации предприятие, изучая классификацию систем, предоставленную различными компаниями, приходит просто в замешательство. Не помогает и обращение за помощью к независимым экспертам, так как те, используя указанную классификацию, вразумительно обосновать отнесение той или иной системы к определенному классу тоже не могут — нет четких критериев.

Ситуация усложняется еще и тем, что независимые эксперты, если и являются стопроцентно независимыми (оставим это без комментариев), то экспертами оказываются далеко не всегда. Ведь для того, чтобы сделать квалифицированное сравнение хотя бы двух систем, нужно достаточно глубоко изучить, как минимум, эти две системы. А в наших условиях это достаточно проблематично. Поэтому выводы чаще всего делаются на основе маркетинговой (поверхностной) информации, а не полномасштабного сравнения.

Но как бы там ни было, никакой другой классификации предложено до сих пор не было, и все пользуются указанной.

Те вопросы потенциальных клиентов и слушателей семинаров, с которыми приходилось сталкиваться авторам, привели к мысли о необходимости разработки совершенно иного подхода к классификации информационных систем.

Он основывается на ряде принципов, главными из которых являются следующие:

· любая информационная система призвана решать определенный набор бизнес-задач предприятия, поэтому классификация систем должна основываться, в первую очередь, на классификации этих бизнес-задач (набор таких задач, по крайней мере, должен быть согласован со стратегическими и оперативными целями предприятия);

· классификация должна давать четкие определения и критерии, по которым управленческие информационные системы можно было бы отнести к тому или иному классу систем;

· должна явно прослеживаться взаимосвязь между бизнес-задачами предприятия и функциональной полнотой систем, направленных на их решение;

· классификация должна служить для предприятий рабочим инструментом, с помощью которого они могли бы не только сформировать начальный список систем, потенциально удовлетворяющих их потребностям, но и помочь в осуществлении выбора (фокусирование поиска снижает стоимость процедуры выбора²).

Таким образом, классификация должна быть не жестким (и субъективным) распределением систем по клеточкам классификационной матрицы, а скорее методом, которым смогут пользоваться предприятия в условиях динамично изменяющегося рынка.

Для проведения классификации предлагаем использовать стандартные понятия, повсеместно используемые для проведения классификации любых объектов и явлений: Категория ® Класс ® Вид ® Тип.

Вопрос 15 ПРИНЦИПЫ КЛАССИФИКАЦИИ

Категории

Итак, как было отмечено выше, классификация ПО для создания управленческих информационных систем должна основываться на классификации бизнес-задач — поэтому с нее и начнем.

Рассматривая бизнес-задачи, имеет смысл начать с определения иерархии уровней управления предприятием. В обобщенной модели управления предприятием присутствуют несколько уровней управления .

Каждый уровень характеризуется своим временным горизонтом (интервалом времени от текущего момента до некоторой даты в будущем, для которого разрабатываются планы и контролируется их выполнение) и степенью детализации информации для планирования и контроля. Обычно он называется горизонтом планирования. Причем это понятие чрезвычайно важно для управления и управленческих информационных систем — статических данных, без учета будущих событий, для принятия управленческих решений недостаточно³.

Горизонт стратегического планирования обычно равен периоду от трех до пяти лет с разбивкой по годам (первый год иногда детализируется по кварталам). Этот план устанавливает главные задачи предприятия и цели, которые оно хочет достичь в указанный период. Основой стратегического плана служат долгосрочные прогнозы, которые учитывают самые разные аспекты — маркетинговые, финансовые, производственные, технологические.

Степень детализации стратегического плана невысока, но решения, принятые на стратегическом уровне, оказывают влияние на долговременные показатели эффективности работы фирмы, поскольку определяют, каким образом она может удовлетворять потребности своих клиентов. Решения, принятые на стратегическом уровне, носят характер обязательных условий или производственных ограничений, с учетом которых фирма должна функционировать — как в долгосрочном, так и в краткосрочном плане.

Среднесрочное управление (и среднесрочное планирование) охватывает горизонт в год-полтора с разбивкой по кварталам и ближайший квартал — по месяцам. Среднесрочный план фактически является детализацией стратегического плана на ближайший период.

Операционное управление (или управление основной операционной деятельностью) — управление и планирование в рамках календарного месяца — квартала — полугодия (или реже, в рамках производственного цикла при длительных циклах производства). На этом уровне прежде всего вырабатываются конкретные варианты наиболее эффективного распределения материальных ресурсов и рабочей силы с учетом ограничений, определенных на предыдущих стадиях принятия управленческих решений. Здесь также принимаются решения о том:

· какое количество рабочих понадобится для производства продукции (услуг);

· в какой момент в них возникнет потребность;

· придется ли работать сверхурочно или вводить вторую смену;

· каков должен быть график поставок материалов;

· следует ли создавать запасы готовой продукции.

Ответы на эти вопросы принимают характер про изводственных ограничений, с учетом которых будут приниматься решения, связанные с оперативным пла нированием операций и управлением ими.

Оперативное управление — это текущее (ежедневное или в рамках недели) управление и планирование. Оно дает ответы на конкретные вопросы, например «какую работу нужно выполнить сегодня или в течение текущей недели?», «кто именно будет отвечать за выполнение этой задачи?», «какую работу следует выполнить в первую очередь?».

Управление реального времени — название говорит само за себя, это управление в режиме минут и секунд.

Как правило, на предприятиях присутствуют все уровни управления. Исключение может составлять уровень управления реального времени, который в обязательном порядке присутствует в управлении технологическими процессами непрерывного цикла производства (задание параметров процесса, допустимых отклонений и контроль над ходом процесса) или в управлении сложными логистическими системами, где движение/погрузка/разгрузка рассчитаны по минутам или даже секундам. И не стоит считать, что на этом уровне план отсутствует — планом этого уровня являются нормативные параметры процесса. Ход процесса контролируется, и в случае необходимости вносятся управляющие воздействия.

В соответствии с уровнями управления предприятия можно было бы осуществить первоначальную классификацию управленческих информационных систем, сгруппировав их в следующие категории:

· системы стратегического управления;

· системы среднесрочного управления;

· системы операционного управления;

· системы оперативного управления;

· системы управления в реальном времени.

Однако, если задачи уровней стратегического управления и управления реального времени могут быть достаточно легко локализованы, то с задачами уровней от оперативного до среднесрочного это сделать уже тяжелее. В силу этого исторически сложилась следующая иерархия категорий систем (рис. 1) нацеленных на решение определенного набора задач.

Примеры разбиения ПО, предназначенного для создания управленческих информационных систем, на подобные группы можно найти у многих авторов. Разбиение осуществляется исходя из количества действительно значимых задач на каждом уровне управления и значимости этих решений для предприятия (рис. 1).

Задачи, решаемые управленческими системами каждой категории, будут рассмотрены далее. Нечеткое соответствие систем уровням управления объясняется тем, что каждый уровень не существует сам по себе, в отрыве от других. Как указывалось, решения, принимаемые на верхнем уровне, являются ограничениями при принятии решений на нижнем уровне. Именно по этой причине управленческие системы должны иметь возможность, как минимум, учитывать эти ограничения.

Классы

Для построения классов рассмотрим задачу управления более внимательно. Управление в целом состоит из следующих функций: анализ, планирование/принятие решений, организация выполнения, учет, контроль. Управленческий цикл является замкнутым (рис. 2) и повторяющимся. Все функции равно важны, отсутствие на практике любой из них приводит к разрыву управленческого цикла и значительному снижению эффективности управляющей системы.

Понимание управленческого цикла является чрезвычайно важным для дальнейшего проведения классификации систем.

Следует понимать: если речь идет о программном обеспечении для построения автоматизированной системы учета, то такой системе достаточно поддерживать учет — фиксацию фактов хозяйственной деятельности. Все остальные управленческие функции реализуются вне системы. Но если говорить о программном обеспечении для реализации управленческой информационной системы в целом, то в этом случае должен обеспечиваться не только учет, но и планирование и перепланирование (т. е. автоматический расчет различных планов по заданным алгоритмам в зависимости от изменяющихся внешних и внутренних условий), контроль выполнения планов, анализ отклонений, выработка некоторых рекомендаций для принятия решений управленцами. Более того, можно ожидать реализации определенных функций по организации выполнения работ (для ряда систем это действительно так, но об этом позже).

Анализируя украинский рынок информационных систем, можно заметить, что большинство из них позиционируется как управленческие информационные системы, хотя значительное их количество в действительности таковыми не являются (поскольку из всего управленческого цикла реализуют только функцию учета). Задав во время выставки «Управление предприятием — 2003» вопрос одному из поставщиков системы (по всем параметрам — для бухгалтерского учета): «На каком основании вы пишете в рекламных материалах, что ваша система является системой управления ресурсами предприятия?» — мы получили ответ: «Информация из нашей системы используется для принятия управленческих решений».

Прекрасно! Следуя данной логике, вполне можно сказать, что, к примеру, система ElVisti или LigaOn-Line (или тот же Internet) являются управленческими информационными системами,— принимаем же мы управленческие решения, анализируя информацию из этих источников. Однако никому и в голову не придет относить эти системы к управленческим.

Полученный ответ хорошо характеризует современное состояние украинского рынка управленческих информационных систем — мы слишком долго были озабочены только налоговым и бухгалтерским учетом, ограничивая управленческий цикл решением только учетных задач (вспоминая классиков, сразу приходит на ум сакраментальное «учет, учет и еще раз учет»).

Очень часто и от потенциальных клиентов именно это приходится слышать: «Мы сначала научимся учитывать, а потом уже планировать». Представьте себе вопрос водителю автомобиля: «Если в баке вчера было 30 литров бензина, достаточно ли нам этого на поездки сегодня?». В случае традиционного советского управления дать ответ достаточно легко — ситуация достаточно стабильна. В условия же постоянно меняющейся конъюнктуры дать правильный ответ без информации о планируемых поездках просто невозможно, особенно если учесть то, что вечером часть бензина вполне могла быть слита налево.

Если мы хотим управлять эффективно, то должны реализовывать все функции управленческого цикла. Другой вопрос — как именно мы будем его осуществлять: планировать, организовывать, учитывать, контролировать и анализировать с помощью одной системы или планировать в Excel, учитывать в 1С, контролировать и анализировать опять в Excel или каким-то другим способом.

Полнота реализации функций управления будет являться одним из основных критериев классификации управленческих информационных систем, так как на каждом уровне управления обычно присутствуют все рассмотренные выше функции управления: планирование, организация, учет, контроль, анализ. Другое дело, что на некоторых предприятиях часть функций осуществляется формально или не в полном объеме или основывается на недостоверных данных.

Виды

Деление систем в рамках одного класса на виды может быть основано на видах бизнеса, типах производства, типах производимой продукции, которые являются определяющими для применения тех или иные методов операционного управления (управление потоками, управление серийным производством, управление MRP II, управление проектами и т. д.).

Авторы выражают надежды, что все участники рынка — консультанты, эксперты, клиенты, разработчики и другие заинтересованные лица — внесут свой вклад в развитие предлагаемой модели классификации управленческих систем и, возможно, предложат и другие принципы, по которым классы систем могут быть поделены на виды.

Типы

Как ни странно, но наибольшую значимость при выборе систем на постсоветском рынке приобрели критерии и признаки, гораздо менее существенные для бизнеса, чем перечисленные выше. Сюда следует отнести и такие, которые могут определять тип ПО для создания управленческих информационных систем. Как правило, для каждой категории и даже класса эти признаки являются достаточно специфическими. Так, на этом уровне можно делить системы на коробочные, параметрические или системы-конструкторы. Рассмотрение критериев и параметров подобного уровня выходит за границы статьи.