Информационные процессы в управлении организацией

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИОКУЛЬТУРНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Кафедра менеджмента и экономики социальной сферы

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
(НА ПРИМЕРЕ КАФЕ-БАРА «ВЕЧЕРНИЙ КВАРТАЛ»)

Курсовая работа
по управлению организации

 

 

Руткевич Валерии,

студентки 3 курса,

специальность

«менеджмент (социально-

административный)»

 

Научный руководитель:

доцент,

Р. Р. Байтасов

 

 

Минск, 2015

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение........................................................................................................... 3

Глава 1 Информационные технологии управления: понятие, сущность...... 4

1.1 Информационные процессы в управлении организацией....................... 4

1.2 Информационные технологии как инструмент формирования управленческого решения............................................................................................................ 9

Глава 2 Анализ использования информационных технологий в управлении организацией........................................................................................................................ 15

2.1 Организационно-экономическая характеристика кафе-бара "Вечерний квартал" 15

2.2 Анализ эффективности функционирования информационных технологий в кафе-баре "Вечерний квартал"....................................................................................... 22

Глава 3 Рекомендации по усовершенствованию применения информационных технологий в управлении организацией.......................................................................... 30

Заключение.................................................................................................... 34

Список использованных источников............................................................ 35

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Развитие современных информационных технологий открывает широкие возможности для совершенствования процесса управления.

Главной предпосылкой трансформации традиционного менеджмента и приспособления его к новым условиям хозяйственной деятельности стало массовое использование компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Эта трансформация нашла свое отражение в радикальных изменениях, затронувших организационные структуры менеджмента, его регламент, кадровый потенциал, системы документирования, фиксации и передачи информации, использование информационных ресурсов в целом.

Актуальность темы диктуется тем, что в нынешнее время информационные технологии применяются во всех областях деятельности человека и определяют процесс развития современных организаций, в том числе заведений общественного питания, повышают эффективность и приводит к появлению новых способов осуществления данной деятельности. Внедрение новых систем позволяет организациям увеличить свою прибыль, что говорит о том, что автоматизация быстро окупает себя за несколько месяцев. Это становится возможным за счет правильно подобранного торгового оборудования и специализированного программного обеспечения.

В рамках данной работы, объектом исследования является кафе-бар "Вечерний квартал". Предметом выступают информационные технологии данного предприятия.

Цель работы - исследовать состав и особенности информационных технологий предприятия.

Для достижения поставленной цели были поставлены задачи:

1. рассмотреть теоретические основы анализа информационных технологий предприятия;

2. проанализировать особенности информационных технологий в кафе-баре" Вечерний квартал";

3. предложить меры по совершенствованию информационных технологий предприятия.

В процессе написания работы были использованы следующие материалы: учебники Белецкой Л. В., Емельяновой Т.В., Кравченко Т.В. и Инвестиционный Кодекс Республики Беларусь.

 

ГЛАВА 1

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ: ПОНЯТИЕ, СУЩНОСТЬ

Информационные процессы в управлении организацией

 

В современных условиях информационные технологии играют и будут играть все большую роль в достижении стратегических целей организации. Это приводит к новым требованиям к информационным технологиям, системам и их функциям. [3, с. 28]

Любое предприятие для анализа возникающих проблем, принятия решений, контроля операций, создания новых продуктов или услуг нуждается в информации.

Под информацией понимаются осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Для успешного функционирования предприятия осуществляются процессы создания , сбора, хранения, обработки, отображения, передачи, распространения и предоставления пользователю документированной информаци называют информационным процессом. [1, с. 6]

Соблюдение требований к информации, используемой в управлени (оптимальность и полнота,объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта,точность,своевременность и оперативность) способствует применению в управленческой деятельности современных информационных технологий, квалифицированное применение которых позволяет обеспечить качественную и количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности.

Информационная технология (ИТ) определяется как совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации.

Основная цель разработки ИТ – снижение трудоемкости процессов использования информационных ресурсов (существенное уменьшение объемов перерабатываемой информации и сокращению сроков ее обработки), повышения достоверности и оперативности данных, необходимых для принятия управленческих решений. Что обеспечивает повышение качества управления организацией . [2, с. 107]

Для обслуживания информационных потребностей организации создают информационные системы разных уровней управления. [16, с. 67]

Основная классификация информационных систем представляет собой информационные системы, включающие данные о внешней и внутренней среде организации.

 

Таблица 1.1.1 –Классификация информационных систем

Внешняя среда	Внутренняя среда
•CRM (Customer Relationships Management- управление взаимоотношениями с клиентами)	•ERP (Enterprise Resource Planning- планирование ресурсов предприятия)
•SRM (Supplier Relationships Management- управление взаимоотношениями с поставщиками)	•BPM (Business Process Management- управление бизнес-процессами)
•SCM (Supply Chain Management- управление цепочками поставок)	•PPM (Project Portfolio Management- управление проектами и портфелями).

Примечание - Источник: Собственная разработка на основе данных [16]

 

Данные о внутренней среде формируются в системах CRM (в части, касающейся эффективности маркетинга и сбыта) и SCM (в части, касающейся эффективности закупочной, производственной, складской и транспортной логистики). Системы ERP, CRM, SCM и SRM называют транзакционными системами.

Обработка данных для получения информации в интересах стратегического анализа осуществляется в системах класса BI (Business Intelligence- бизнес-аналитика). [13, с. 26]

Классификация информационных технологий включает шесть признаков.

 

 

Таблица 1.1.2 –Классификация информационных технологий

Признак классификации	Виды
Способ реализации в ИС	Традиционные
Новые информационные технологии
Степень охвата задач управления	Электронная обработка данных
Автоматизация функций управления
Поддержка принятия решений
Электронный офис
Экспертная поддержка
Класс реализуемых технологических операций	Работа с текстовым редактором
Работа с табличным процессором
Работа с СУБД
Работа с графическими объектами
Мультимедийные системы
Гипертекстовые системы
Тип пользова тельского интерфейса	Пакетные
Диалоговые
Сетевые
Способ построения сети	Локальные
Многоуровневые
Распределенные
Обслуживуаемые предметные области	Бухгалтерский учет
Банковская деятельность
Налоговая деятельность
Страховая деятельность
Другие

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [8]

 

Для анализа управления информационными технологиями на организации выделяют информационные технологии по степени охвата задач управления, которые включают следующие виды:

1. Информационная технология обработки данных применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций.

Особенности данной технологии:

1) решение только хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и для которых можно разработать алгоритм;

2) выполнение стандартных процедур обработки.

3) выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

4)использование детализированных данных.

5) акцент на хронологию событий;

6) требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней. Основные компоненты технологии: сбор, обработка (группировка, сортировка, вычисления, включающие математические и логические операции; укрупнение, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений), хранение данных, создание отчетов.

2. Информационная технология автоматизированного офиса служит для организации коммуникационных процессов внутри фирмы и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

3. Информационная технология поддержки принятия решений организует взаимодействие человека и компьютера. Выработка решений происходит в результате циклического процесса, в котором участвуют система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления и человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Отличительные характеристики данной технологии: ориентация на решение плохо структурированных (слабо формализованных) задач; сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математического моделирования; направленность на непрофессионального пользователя; высокая адаптивность к особенностям используемого технического и программного обеспечения, требованиям пользователя.

4. Информационные технологии экспертных систем основаны на использовании искусственного интеллекта. Данные системы дают возможность получать консультации экспертов по любым вопросам, о которых этими системами накоплены знания. Основные компоненты технологии: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы. Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются и существенные различия. Решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Другое отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента в информационной технологии экспертных систем – знаний. [20, с. 13-14]

5. Информационная технология управления предназначена для удовлетворения информационных потребностей работников различных функциональных подсистем или уровней управления фирмой. Поставляемая информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы, то есть представлена так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в организации произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например от ее запланированного состояния).

Технологические процедуры управления можно разделить на формализуемые, которые выполняются по установленным правилам (алгоритмам) на компьютере, и на творческие, которые выполняются людьми. Увязка всех элементов технологии управления обеспечивается с помощью автоматизированной системы управления. [20, с. 12]

Использование в качестве таких средств управления компьютерных информационных технологий является необходимостью оперативного принятия управленческих решений в условиях перманентно увеличивающегося информационного потока и конкурентной среды. Компьютерные информационные технологии обеспечивают управление возрастающими информационными ресурсами в основных видах управленческой деятельности: стратегическое планирование, маркетинг, качество продукции (товаров и услуг) и т. д.

Стратегический выбор автоматизированной ИС предприятия определяется следующими основными факторами:

1) областью функционирования предприятия;

2) типом предприятия;

3) видом производственно-хозяйственной или иной деятельности;

4) принятой моделью управления предприятием;

5) специфическими задачами в управлении;

6) существующей информационной инфраструктурой.[3, с. 11]