Управление вводом данных

Прежде всего рассмотрим, где и когда используются маски ввода. Маски ввода можно добавить к полям таблиц, запросам и элементам управления форм и отчетов.

Например, можно добавить маску ввода к полю типа "Дата/время" в таблице или к элементу управления "поле" на форме, привязанному к полю "Дата/время".

· Первый компонент является обязательным. Он представляет собой знак или строку (последовательность знаков) маски с заполнителями и литералами, например круглыми скобками, точками и дефисами.

· Второй компонент не является обязательным и определяет способ хранения встроенных знаков маски в поле. Если для этого компонента задано значение 0, знаки сохраняются вместе с данными, а если 1, то знаки отображаются без сохранения. Выбрав значение 1, можно сэкономить место для хранения базы данных.

· Третий компонент маски ввода также не является обязательным и определяет знак, используемый в качестве заполнителя. По умолчанию в Access используется знак подчеркивания (_). Чтобы задать другой знак, введите его в третьем компоненте маски.

Выборка данных из одной таблицы

Для того чтобы выбрать данные (например, «Дата поступления») из исходной таблицы и поместить в другую таблицу по одному критерию (например, «Артикул») можно воспользоваться двумя способами:

· С помощью функции ВПР().

Поместите в дополнительную таблицу формулу вида:

ВПР(искомые_данные;таблица_данных;2;ЛОЖЬ)

В нашем случае формула имеет вид:

= ВПР(E5;$B$5:$C$11;2;ЛОЖЬ)

Для того чтобы формулу можно было скопировать вниз без проблем адресация на таблицу должна быть абсолютной.

В случае если, искомых данных (артикула) в исходной таблице нет, формула вернет значение ошибки «#Н/Д». Для отображения более осмысленного текста измените формулу на следующую:

=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ВПР(E5;$B$5:$C$11;2;ЛОЖЬ));»Нет данных»;ВПР(E5;$B$5:$C$11;2;ЛОЖЬ))

Для изменения цвета шрифта примените условное форматирование.

· С помощью функций СМЕЩ() и ПОИСКПОЗ()

Формула вида

СМЕЩ(начало_исх_таблицы;ПОИСКПОЗ(искомое_значение;таблица;0);1;1

В нашем случае формула может выглядеть так:

=СМЕЩ($B$4;ПОИСКПОЗ(E5;$B$5:B65000;0);1;1)

Так же, как и в первом способе можно воспользоваться функцией ЕОШИБКА для вывода текста «Нет данных»:

=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(СМЕЩ($B$4;ПОИСКПОЗ(E5;$B$5:B65000;0);1;1));»Нет данных»;СМЕЩ($B$4;ПОИСКПОЗ(E5;$B$5:B65000;0);1;1))

Сложные многотабличные запросы

Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и выбора из них нужных полей и записей. Многотабличный запрос часто осуществляет объединение данных, которые на этапе проектирования были разделены на множество объектов в соответствии с требованиями нормализации. Для создания запроса в окне базы данных выберем объект Запросы(Queries) и щелкнем по строке Создание запроса в режиме конструктора(CreatequeryinDesignview).

Запросы на языке SQL.

SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) с 1986г. является стандартным языком реляционных баз данных. В частности, он используется в приложениях Access и Excel.

· SQL относится к непроцедурным языкам. Он просто декларирует, что нужно сделать, а исполнение возлагается на СУБД (система управления базами данных).

· В SQL используется трехзначная логика. Наряду с традиционными логическими значениями TRUE и FALSE используется NULL (НЕИЗВЕСТНО или ОТСУТСТВИЕ ДАННЫХ).

· Операции осуществляются над целыми наборами данных, а не над отдельными элементами, как в других языках программирования.

Запрос на языке SQL состоит из инструкций. Каждая инструкция может содержать несколько предложений.

Тема 4.

Создание форм и отчетов. Автоматизация приложений в среде Access. Осноы VisualBasic. Создание проекта Access. CASE-технологии.

Создание форм и отчетов

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.

Кроме создания формы “вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм (FormWizard). Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных (Autoform: Datasheet), диаграммами (Chart Wizard) и сводными таблицами (PivotTable Wizard) в формате Excel.

Отчеты

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет меню Вставка.

Пусть, например, мы создаем отчет с помощью Мастера для распечатки списка всех учеников класса. В качестве исходных данных выберем запрос Класс_ФИО, который содержит поля Класс и Фамилия. На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных. Так Класс будет печататься только один раз в заголовке листа, а фамилии учеников - в виде списка в одну колонку.