Общие рекомендации по ведению договорной работы на предприятии

1) указывать вид (название) договора;

2) указывать дату заключения договора;

3) четко указывать полное наименование сторон в договоре;

4) если представитель контрагента действует на основании поручения, доверенности, прилагать заверенную ксерокопию;

5) исправления в договор вносить с печатями и подписями представителей обеих сторон;

6) во всех договорах указывать систему налогообложения сторон, резидент или нерезидент;

7) если у контрагента система налого­обложения — единый налог, указывать также ставку — 6 или 10 %;

8) если для выполнения договорных обязательств требуется специальное разрешение, указывать в договоре номер, дату и название разрешительного документа, а к договору прилагать его копию;

9) указывать стоимость услуги или ссылку на документ, где она указана;

10) заполнять все пробелы в договорах (например, срок действия);

11) соблюдать предусмотренный законодательством перечень всех существенных условий договора;

12) если пробелы не заполняют, ставить знак «Z» (например, пункт «дополнительные условия»);

13) везде указывать срок действия договора;

14) в каждом договоре ставить подпись и печать руководителей (представителей) обеих сторон;

15) печати на договорах ставить четко, чтобы было видно код и название фирмы;

16) при фактическом продлении правоотношений между сторонами составлять дополнительное соглашение к договору о его продлении или заключать новый договор;

17) отсортировать действующие договоры от недействующих;

18) вести реестр договоров и фиксировать их выполнение, окончание срока действия;

19) иметь оригиналы договоров.

Также предлагаю рассмотреть на примере требования к составлению договоров о размещении рекламы в печатных средствах массовой информации.

Так, в договорах о рекламе в соответствии с последними изменениями в Закон Украины «О рекламе» (Закон) следует указывать, что рекламодатель обязан предоставить распространителю рекламы — газете заверенную копию лицензии, сертификата или другой разрешительный документ, если продукция, которую он рекламирует, подлежит лицензированию. А также указать в договоре, что ответственность за ее непредоставление несет рекламодатель.

Если в публикации рекламного материала указано имя или фотография физического лица, должно быть его письменное согласие на использование таких материалов (абзац 9 части 1 статьи 8 Закона с изменениями от 18 марта 2008 года, вступившими в силу 11 мая 2008 года).

Указывать, что рекламодатель несет ответственность за содержание рекламного материала.

Эскиз рекламного материала должен прилагаться к договору с подписями и печатями уполномоченных представителей рекламодателя.

В договоре следует указывать о налоге на рекламу: в пункте о цене.

Если контрагент — СПД ФЛ, прилагать к договору свидетельство с указанием видов ­деятельности (справку ЕГРПОУ).

Если рекламируемая продукция подлежит лицензированию, рекламодатель обязан предоставить редакции газеты заверенную копию лицензии, сертификата или другой разрешительный документ (абзац 1 части 2 статьи 8 Закона).

Необязательно в рекламном материале указывать номер, дату выдачи и орган лицензирования, кроме рекламы банковской деятельности, услуг привлечения денежных средств населения, рекламы ценных бумаг, услуг народной медицины (пункт 12 статьи 21 Закона).

В рекламе запрещается использование изображения популярных лиц или прямое, опосредованное одобрение популярными лицами не только курения или употребления алкоголя, но и употребления пива и напитков, изготовленных на его основе (пункты 3, 9 статьи 22 Закона).

Согласно пунктам 3, 5 статьи 9 Закона, не допускается в статьях скрытая реклама.

Пример регламентирующего документа (регламента) по организации договорной работы.

ПОЛОЖЕНИЕ
организации и контроля договорной работы на ХХХ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании (можно, если есть, указать ведомственную инструкцию) и является основополагающим документом для служб (отделов) ХХХ (далее «предприятие») при подготовке и исполнении договоров (контрактов).
1.2. Предприятие строит свои отношения с субъектами хозяйствования на основе договоров (контрактов), заключаемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь, обеспечивая при этом защиту прав и законных интересов предприятия.
1.3. Договоры (контракты) заключаются предприятием в лице директора, действующего на основании Устава.
Главный инженер и заместители директора при заключении договоров (контрактов) действуют на основании доверенности или приказа.
1.4. Общее руководство работой по заключению договоров (контрактов), контроль за состоянием этой работы возлагается на главного инженера и заместителей директора в зависимости от курируемых ими вопросов.
1.5. Организация и ведение договорной работы, своевременное и качественное заключение договоров (контрактов), контроль за их исполнением возлагается на руководителей самостоятельных отделов предприятия, в соответствии с возложенными на них функциональными обязанностями.
1.6. Методическое руководство работой по заключению договоров (контрактов), контроль за состоянием этой работы, общая регистрация и учёт всех договоров (контрактов) заключаемых руководством предприятия возлагается на юрисконсульта.
1.7. Заключение договора (контракта) производится только при наличии источника финансирования, подтвержденного данными бухгалтерского учета.
1.8. Структура договорных связей определяется соглашением сторон. Предпочтение имеют прямые хозяйственные связи между изготовителями и потребителями.
1.9. Подготовка, составление, заключение и контроль за исполнением договоров (контрактов) производятся в соответствии действующим законодательством и настоящим Положением.
1.10. Юрисконсульт разрабатывает примерные образцы договоров (контрактов) по всем видам деятельности с субъектами хозяйствования Республики Беларусь, с партнёрами из зарубежных стран и государств-участников СНГ и по мере необходимости обновляет их с учётом изменений в законодательстве.
1.11. Основными задачами договорной работы являются:
– своевременное заключение договоров в точном соответствии с действующим законодательством с соблюдением законных хозяйственных интересов предприятия;
– полное и своевременное выполнение всех договорных обязательств;
– действенный контроль за исполнением договоров, обобщение и тщательный анализ договорной работы, принятие мер по укреплению плановой и договорной дисциплины;
– применение имущественных санкций и иных мер воздействия к контрагентам за нарушение ими договорных обязательств;

2. Порядок подготовки, составления, заключения и контроля за исполнением договоров (контрактов)

2.1. При подготовке и составлении договоров (контрактов) устанавливается следующий порядок.
2.2 Проект договора (контракта) разрабатывается по инициативе должностного лица самостоятельного отдела предприятия, которое в пределах своей компетенции уполномочено в его подготовке для заключения от имени предприятия и согласуется с соответствующими подразделениями.
2.3 Для разработки, согласования проекта договора (контракта) и последующего контроля за его исполнением руководителем отдела определяется ответственный исполнитель.
2.4. При разработке проекта (контракта) договора ответственный исполнитель обязан выяснить:
2.4.1. Целесообразность его заключения;
2.4.2. Правильность оформления и содержания;
2.4.3. Полномочия представителя другой стороны на его подписание (доверенность, учредительные документы);
2.4.4. Необходимость приобретения товаров, работ и услуг;
2.4.5. Цель приобретения продукции;
2.4.6. Данные об объеме заказываемых товаров, работ и услуг;
2.4.7. Данные о контрагенте;
2.4.8. Необходимые сроки исполнения договора;
2.4.9. Ответственный исполнитель обязан потребовать от организации, с которой планируется заключение договора (контракта) лицензию (разрешение), если в соответствии с действующим законодательством РБ для исполнения обязательств по договору она необходима, а так же копии учредительных документов (устав, учредительный договор).
2.5. Выбор контрагентов для заключения договора (контракта) осуществляется в соответствии с действующим законодательством РБ.
2.6. В случае осуществления закупок товаров, работ, услуг не на тендерной основе ответственный за подготовку договора (контракта) исполнитель обязан провести сравнительный анализ поставщиков, уточнить с ними цены, надбавки, условия поставки и форму оплаты, подготовить справку, в которой отражаются основания сделанного выбора.
В справке в произвольной форме отражаются следующие сведения:
- об основных организациях, предоставляющих приобретаемые товары (работы, услуги);
- в какие фирмы (с указанием полного наименования, адреса и контактного телефона) направлялись запросы и основные условия коммерческих предложений, поступивших от них;
- результаты проведённых переговоров по согласованию цены и других существенных условий;
- по каким критериям предпочтение отдано конкретному поставщику;
- кто из сотрудников предприятия принимал участие и несёт ответственность за подготовку договора (контракта);
Решение о заключении договора (контракта) принимает директор или уполномоченное им лицо.
2.7. В случаях, предусмотренных законодательством, ответственный исполнитель разрабатывает технико-экономическое задание, форма которого должна соответствовать примерной форме технико-экономического задания, утверждаемой Министерством экономики Республики Беларусь.
2.8. Все проекты хозяйственных договоров (контрактов), поступившие от контрагентов, либо подготовленные самостоятельным отделом предварительно представляются юрисконсульту для правовой экспертизы.
2.9. Проект договора (контракта) визируется ответственным исполнителем, начальником отдела и направляется в планово-экономический отдел.
2.10. Планово-экономический отдел рассматривает проект договора (контракта) на предмет контроля за уровнем предлагаемых цен и тарифов, проверяет правильность формирования цен, визирует его и направляет в бухгалтерию.
2.11. Бухгалтерия определяет наличие источника финансирования, проверяет договор (контракт) на предмет соответствия действующему законодательству указанных в нём условий расчётов, проверяет правильность исчисления налогов, других платежей и визирует договор (контракт).
2.12. При подписании договора (контракта) директором, обязательна виза главного инженера либо заместителя директора, курирующего отдел, подготовивший проект договора (контракта).
2.13. После согласования со всеми вышеперечисленными службами и руководителями предприятия проект договора (контракта) представляется юрисконсульту для проверки соответствия законодательству замечаний и предложений, поступивших от отделов, либо контрагента в процессе согласования.
2.14. Поступивший проект договора (контракта) на предприятие от контрагента направляется в отдел по принадлежности. Получив проект договора (контракта), начальник отдела назначает ответственного исполнителя по договору (контракту). Исполнитель визирует и согласовывает его.
2.15. В случае выявления в проекте договора (контракта) положений не соответствующих действующему законодательству Республики Беларусь и интересам предприятия он направляется на доработку. Все замечания к договору (контракту) оформляются в письменном виде.
2.16. Окончательно отработанный проект договора (контракта), после получения визы юрисконсульта предоставляется на подпись руководству предприятия и скрепляется печатью предприятия.
2.17. Срок согласования проекта договора (контракта) не должен превышать десяти дней.
2.18. Договор (контракт) и приложения к нему (протоколы разногласий, спецификации и т.д.) должны быть подписаны только тем должностным лицом, фамилия которого указана в преамбуле договора.
2.19. Если при заключении договора (контракта) имеются возражения, то договор (контракт) подписывается с протоколом разногласий, о чём в обязательном порядке делается отметка в договоре (контракте). При отсутствии такой отметки возражения не имеют юридической силы.
2.20. Запрещается представление проекта договора (контракта) на подпись руководству предприятия без согласования с причастными отделами и должностными лицами.
2.21. Какие либо исправления, замечания или дописки в тексте договора (контракта) запрещаются.
2.22. Наименование сторон в преамбуле договора (контракта) приводится в таком виде, как оно даётся в учредительных документах соответствующей стороны.
2.23. Договоры (контракты), подписанные руководством предприятия, подлежат первоначальной регистрации в самостоятельном отделе, для чего должны быть заведены книги регистрации договоров (контрактов) или налажен их компьютерный учёт.
2.24. В книгу регистрации заносятся следующие данные:
Полное наименование контрагента и его юридический- адрес;
Вид договора и наименование стороны по договору;-
Дата и номер- договора (контракта);
Дата регистрации договора в отделе;-
Предмет- договора;
Цена (стоимость) товаров, работ, услуг (сумма договора);-
- Срок исполнения обязательств предприятием;
Срок исполнения обязательств- контрагентом;
Отметки об исполнении обязательств контрагентом и- предприятием с указанием наименований, номеров и дат оформления документов, подтверждающих исполнение;
Принятые меры к контрагентам в случае- неисполнения договорных обязательств.
2.25. После подписания и регистрации в самостоятельном отделе надлежащим образом оформленный договор (контракт), заверенный круглой печатью и со всеми необходимыми визами представляется юрисконсульту для окончательной регистрации. Окончательная регистрация осуществляется путём проставления на договоре (контракте) порядкового номера общей регистрации договоров (контрактов). Одновременно, юрисконсульту представляется ксерокопия договора (контракта) с визами.
2.26. Договоры (контракты) оформленные, с нарушением законодательства либо не завизированные в причастных службах регистрации не подлежат.
2.27. Договоры (контракты) не прошедшие регистрацию и правовую экспертизу у юрисконсульта не должны приниматься к исполнению.
2.28. Договор (контракт) должен быть подписан и возращен другой стороне в срок не позднее 30 календарных дней со дня поступления его в ХХХ.
2.29. Заключение договора (контракта) при помощи средств телекоммуникации допускается только в крайнем случае. О возможности заключения договора (контракта) с помощью средств телекоммуникации должна быть сделана запись в тексте договора (контракта).
2.30. При заключении внешнеэкономического договора (контракта) необходимо избрать право, которое подлежит применению к правам и обязанностям сторон по этому договору (контракту). Применение норм иностранного права к договорным правоотношениям возможно только в порядке исключения.
Соглашение сторон о выборе подлежащего применению права должно быть явно выражено.
2.31. При заключении договоров с незнакомыми партнёрами к договорам (контрактам) должны прилагаться учредительные документы, документы, подтверждающие полномочия лиц на подписание договора (контракта), заверенные доверенности, а к внешнеэкономическим договорам (контрактам) и выписки из торгового реестра страны регистрации субъекта хозяйствования.
2.32. В процессе исполнения внешнеэкономических договоров (контрактов) купли-продажи (поставки) и мены, в том числе на основании договоров поручения или комиссии, к договору (контракту) должны прилагаться копии грузовых таможенных деклараций (статистических деклараций).
2.33. Самостоятельный отдел ответственный за исполнение договора (контракта), контролирует поставки продукции и оказание услуг и по мере исполнения обязательств по договору представляет в централизованную бухгалтерию заявку на проведение платежей.
В заявке на проведение платежей указывается номер общей регистрации договоров (контрактов).
2.34. Централизованная бухгалтерия, исходя из наличия средств, осуществляет оплату по договорам согласно заявкам и информирует еженедельно руководство предприятия о наличии задолженности по заключённым договорам (контрактам) и о наличии средств.
Заявки на проведение платежей без указания в них номера общей регистрации договоров (контрактов) не должны приниматься бухгалтерией к исполнению.
2.35. Обязанность по контролю за сроками исполнения договоров (контрактов), принятию мер к своевременному взысканию дебиторской задолженности и предъявлению в установленном порядке штрафных санкций за все случаи ненадлежащего исполнения обязательств контрагентами возлагается на ответственного исполнителя.
Ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителей самостоятельных отделов.
2.36. Руководители самостоятельных отделов не позднее 10 числа следующего месяца подводят итоги по исполнению заключённых договоров (контрактов) и о выявленных нарушениях информируют руководство предприятия для решения вопроса о немедленной передаче материала юрисконсульту для подготовки исковых заявлений в суд.
2.37. Поступающие юрисконсульту материалы необходимые для предъявления исков учитываются в специальном журнале.
2.38. Юрисконсульт в десятидневный срок после поступления материала тщательно изучает представленные материалы с целью проверки:
наличия основания для предъявления иска;-
полноты- представленных материалов;
правильности расчёта взыскиваемых сумм;-
- соблюдения сроков исковой давности.
2.39. В случае неполноты передаваемых отделами материалов юрисконсульт должен истребовать от них недостающие материалы. Все документы, необходимые для заявления иска представляются в двух экземплярах.
2.40. При обнаружении нарушений повлекших за собой непредъявление иска юрисконсульт сообщает об этом руководству предприятия.
2.41. Централизованная бухгалтерия обязана вести регистрацию и учёт договоров для осуществления платежей в целях своевременной оплаты, не допуская взыскания штрафных санкций, а также учёт денежных средств перечисленных по каждому конкретному договору (контракту) во избежание повторной оплаты за поставленные предприятию товары или оказанные услуги.
2.42. Невыполнение требований, предусмотренных настоящим Положением, расценивается, как ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, за что виновное лицо привлекается к дисциплинарной и, при наличии ущерба, к материальной ответственности.

3. Хранение договоров (контрактов)

3.1. Подписанный и заверенный оттиском печати оригинальный договор (контракт) со всеми приложениями (паспортом сделки, таможенными декларациями, заверенными лицензиями и другими документами) хранится в самостоятельном отделе (службе) ответственном за его исполнение.
Копии договора хранятся у юрисконсульта.
3.2. В самостоятельном отделе договоры (контракты) хранятся в течение трёх лет по истечении срока их действия, внешнеэкономические – в течение четырёх лет. После истечения трёхлетнего срока договора передаются на хранение в архив.