Вопрос 1. Предмет и задачи конфиденциального делопроизводства

Билет 1.

Вопрос 1. Понятие и состав конфиденциальных документов

В организации всегда имеются документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Такая информация и соответственно документы, содержащие ее, считаются конфиденциальными

Термин «конфиденциальный» означает: секретный, доверительный, закрытый, защищенный, то есть документ, к которому ограничен доступ персонала. Конфиденциальный документ содержит сведения, не относящиеся к государственной тайне, а составляющий интеллектуальную собственность юридического или физического лица. К ней относится коммерческая и служебная тайна. Еще существует государственная тайна и личная тайна.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию – обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и утечки. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зафиксирована.

Состав документируемой конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. В свою очередь, этот состав влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.

Вопрос 2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты. В случае, если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя, а если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнями издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике дополнительно должна быть виза-разрешение руководителей подразделения, которое издает документ, и подразделения конфиденциального делопроизводства (или службы безопасности).

После приема носителя (черновика) производится присвоение учетного номера проекту документа, который будет напечатан с этого носителя. Поскольку номер, присвоенный проекту, становится и номером документа после оформления проекта, учетные номера проектов проставляются в журналах (карточках) учета изданных конфиденциальных документов, которые ведутся раздельно по документам, составляющим коммерческую и служебную тайну.

Билет 2.

Вопрос 1. Предмет и задачи конфиденциального делопроизводства

Документы, содержащие личную и различные подвиды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, содержащие коммерческую и служебную тайну. При этом к документам, составляющим служебную тайну, отнесенные только документы с грифом "Для служебного пользования", т.к. документы, содержащие коммерческую тайну других субъектов, должны обрабатываться и защищаться в режиме коммерческой тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы почти полностью идентичны по технологическим процедурам составления, обработки, обращения, хранения и защиты. Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной формации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия. Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами. По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и включает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно-технические документы (научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.