Свидетельствование верности подлинности документов и подписи

Статья 77 Основ законодательства о нотариате определяет совершение такого нотариального действия, как Свидетельствование верности копий документов и выписок из них. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами.

Нотариально засвидетельствованные копии документов и выписки из документов могут напрямую требоваться законодательными актами. Кроме того, иногда подлинный документ, передаваемый в организацию или учреждение, необходимо одновременно представить в иные организации или учреждения, или подлинник будет нужен самому владельцу документа для иных целей, или владелец документа желает обезопасить себя от возможности потери его при пересылке или хранении. В связи с этим, как правило, в государственные и иные органы, организации и учреждения вместо подлинных документов представляются нотариально засвидетельствованные копии и выписки из документов.

Наиболее часто обращаются за совершением нотариального свидетельствования верности копий следующих документов: различных договоров, доверенностей, заявлений граждан, где подпись их нотариально удостоверена; аттестатов выпускников общеобразовательных учреждений, дипломов о среднем или высшем профессиональном образовании; зачетных книжек (только с первой страницы, если остальные не скреплены печатью); справок об окончании аспирантуры, удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов, дипломов и аттестатов об ученой степени и научном звании, похвальных грамот, дипломов (удостоверений) о присвоении званий, награждении нагрудным знаком; трудовых книжек, справок с места работы, справок о стаже работы, трудовых контрактов, расчетных книжек, послужных списков, командировочных удостоверений, приказов о приеме, увольнении с работы, о нахождении в отпуске, характеристик с места работы; медицинских документов (справок, выписок из истории болезни, справок медико-социальных экспертных комиссий (МСЭК) об установлении группы инвалидности); свидетельств органов загса (о рождении, усыновлении, перемене фамилии, имени, отчества, браке, расторжении брака, смерти); судебных документов (решений, определений, приговоров, постановлений); документов, выданных органами прокуратуры и следствия; военно-учетных документов об отношении лица к военной службе.

Правом свидетельствования верности копий и выписок из документов обладают нотариусы государственных нотариальных контор или занимающиеся частной практикой, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации.

Обратиться к нотариусу за совершением нотариального действия по свидетельствованию верности копии документа, выписки из него может физическое или юридическое лицо - владелец документа или по его поручению (без доверенности или иным образом оформленных полномочий) другое лицо.

Копии документов и выписок из них свидетельствуются нотариусом при одновременном наличии следующих условий: документы, верность копий или выписки из которых свидетельствуются, не должны противоречить законодательным актам Российской Федерации; эти документы должны иметь юридическое значение.

Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации в том случае, если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской, коммерческой тайне.

Нотариально свидетельствовать копию или выписку можно только с документа, имеющего юридическое значение, т.е. документа, затрагивающего права, обязанности или законные интересы граждан и юридических лиц. Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом или будут существовать.

Юридическое значение документа не зависит от того, затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже прекратили существование. В связи с этим нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по причине утраты ими правового значения (например, с договора, доверенности, утративших силу), поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может потребоваться гражданину для подтверждения имевшихся у него прав в какой-то период времени.

Документ имеет юридическое значение и в том случае, если сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.

Как уже говорилось, нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Допускается ли снятие копий с документов, имеющих факсимильную подпись?

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п.2 ст.160 ГК РФ лишь при совершении сделок. Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В этой связи, например, Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе. [26]

Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина, как и копии паспорта гражданина Российской Федерации и других документов, удостоверяющих личность, возможно. Статья 77 Основ не содержит каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий определенных видов документов. Что же касается процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа (паспорта иностранного гражданина), то оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии этого документа и подлинности подписи переводчика на его переводе на русский язык. При этом нельзя подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания.

Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.

Нотариальное Свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел Российской Федерации соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть удостоверены иным способом - посредством апостиля, отменяющего требование легализации.

Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме:

"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет". Далее указываются регистрационный номер согласно реестру для регистрации нотариальных действий, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса.

Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом изготовлена сама копия свидетельствуемого документа: ксерокопирование, фотокопирование, переписывание от руки.

Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не ксерокопированием заменяется штампом "подпись" и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.

Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае, если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствованию копии с этого документа, как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.

При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, не запрещает ли закон свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.

Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка "подпись", вместо печати - "печать" с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии, в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируются регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), приводится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркиваются, как и обратная сторона листа.

Статья 78 Основ законодательства о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином.

Данное нотариальное действие производится при соблюдении требований, установленных ст.77 Основ законодательства о нотариате для документов: они должны иметь юридическое значение, необходимые реквизиты: наименование, дату, подпись и печать; его содержание должно соответствовать закону. Кроме того, согласно ст.78 Основ законодательства о нотариате подлинность подписи гражданина на документе при отсутствии печати должна быть засвидетельствована компетентными должностными лицами соответствующей организации либо нотариусом.

Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы: поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для подтверждения действительного волеизъявления лица на выдачу данного документа. Форма конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.

Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо.

Во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации. [27]

Во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. [28]

При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.

Подлинность подписи гражданина на документе свидетельствуется только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе, только когда гражданин является их работником.

Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом, в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях - начальник, в стационарном лечебном учреждении - главный врач.

Статья 80 Основ законодательства о нотариате определяет, что нотариус вправе свидетельствовать подлинность подписи только на тех документах, содержание которых не противоречит закону.

Цель нотариального свидетельствования подлинности подписи на документе - подтвердить, что подпись сделана именно тем лицом, которое указано в документе.

Институт нотариального свидетельствования подлинности подписи гражданина используется в тех определенных законом случаях, когда гражданин, лично подписавший документ, по каким-либо причинам не может явиться с этим документом в те или иные органы или организации. В этих случаях документ может пересылаться по почте или передаваться другим лицом, а для того, чтобы органы и организации удостоверились, что документ, имеющий юридическое значение, исходит именно от подписавшего его лица, подлинность его подписи на документе свидетельствуется у нотариуса либо у должностных лиц, обладающих правом совершения данного нотариального действия. Подлинность подписи свидетельствуется и в тех случаях, когда за одно лицо, не могущее собственноручно подписаться вследствие неграмотности, болезни, физических недостатков и по иным причинам, подписывается другое лицо. Свидетельствуя подлинность подписи подписавшегося за другое лицо, нотариус устанавливает личность лица, подписавшегося, и лица, за которое ставилась подпись.

Нотариальное свидетельствование подлинности подписи лица необходимо и для реализации гражданами личных неимущественных прав, которые не могут быть переданы другому лицу на основании доверенности. Так, в соответствии с разъяснениями Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной нотариальной палаты по поводу обращения граждан о возможности регистрации или снятия с регистрационного учета по месту жительства на основании доверенности, выданной одним лицом другому, оформление такой доверенности не будет правомерно, так как право свободного передвижения, выбора места пребывания и места жительства отнесено к числу личных неимущественных прав гражданина, которые принадлежат ему от рождения или в силу закона и, следовательно, не могут быть отчуждены или переданы иным способом, осуществлены представителем гражданина (ст. ст.150, 182 ГК). Действующее по доверенности лицо должно представить соответствующим образом заверенное заявление доверителя о регистрации и снятии его с регистрационного учета, т.е. документ, где засвидетельствована подлинность подписи гражданина. На каких конкретно документах может свидетельствоваться подлинность подписи и какими именно лицами могут подписываться эти документы, законодательство не устанавливает.