Организация взаимодействия структурных подразделений филиала

 

Данные самообследования свидетельствуют о том, что филиал имеет все необходимые документы, регламентирующие его управленческую дея­тельность и обеспечивающие эффективное взаимодействие и координацию всех функ­циональныхслужб и работников. К их числу следует, прежде всего, отнести Положения о подразделениях, в которых устанавливают­ся их назначение и место, структура, основные задачи и функции управления, права, ответственность и связи с другими структурными единицами и сторонними уч­реждениями.

В названных документах официально закреплено рациональное распределение функций управления между учебными и административными подразделе­ниями филиала; конкретизированы их права в части принятия решений и исполь­зования имеющихся ресурсов; определены функциональные взаимосвязи между под­разделениями по каждому

 

комплексу задач управления; установлена от­ветственность сотрудников за качественное решение возложенных на подразделения функций управления.

Эти Положения разработаны в соответствии с требованиями Классификатора функции,задач и операций управления (КФЗО), Унифицированной системы организа­ционно-распорядительной документации и структурно состоят из следующих разделов:

• общие положения;

• функции;

• руководство;

• организация и ликвидация.

Так, в разделе «Общие положения» определены место подразделения в системе управления филиала, цель и направления его деятельности, в чьем непосредствен­ном подчинении оно находится, кем возглавляется, порядок назначения и освобожде­ния от должности его руководителя.

В разделе «Функции» перечислены закрепленные за каждым подразделением виды работ, а также указано, какие вопросы они решают самостоятельно и в решении каких вопросов лишь принимают участие, что позволило исключить параллелизм и дублирование в их деятельности.

Полномочия, предоставляемые руководителю и сотрудникам подразделения для выполнения возложенных на них задач и функций, определены в разделе «Руководство».

Каждое Положение о подразделении разработано его непосредственным руко­водителем, согласовано с отделом кадров и утверждено директором филиала. Наряду с Положениями о подразделениях в филиале также разработаны и соответст­вующие должностные инструкции, регламентирующие функции,должностные обязан­ности, права, ответственность и взаимоотношения его руководителей, специалистов, исполнителей и других категорий работников. Данные документы составлены в соот­ветствии с требованиями Классификатора должностей рабочих и служащих структур­ных подразделений и организаций (КДПО), Квалификационного справочника должно­стей

руководителей, специалистов и служащих и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Наличие и применение должностных инструкций в управленческой практике филиала позволяет:

· рационально распределить функциональные обязанности между его сотрудниками и исключить их дублирование;

· повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения показателей оценки периодичности их выполнения, трудоемкости, продолжительности и др.;

· поддерживать нормальный морально-психологический климат в коллективе, а
также устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

· четко определить служебные связи сотрудников и их взаимоотношения друг с
другом;

 

· конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

· повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное использование возложенных па них функциональных обязанностей;

· организовать равномерную загрузку сотрудников по периодам с минимальными
потерями рабочего времени и перегрузками.

Должностные инструкции разработаны для каждой должности в соответствии со штатным расписанием филиала и являются логическим продол­жением и развитием системы его управления.

Результаты проектирования организационного строения филиала отражены в штатном расписании, содержащем перечень всех его структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, месячном фонде заработной платы.

К числу концептуальных документов также можно отнести Правила внутренне­го трудового распорядка, регламентирующие прием и увольнение сотрудников, рабо­чее время, организацию труда. Это внутренний нормативный документ, кото­рый, с одной стороны, строго соответствует Трудовому кодексу РФ, а с другой - учи­тывает специфику филиала (его кадровую политику, структуру персонала, техно­логию иорганизацию деятельности и др.).

       Правила внутреннего распорядка включают следующие разделы:

· общие положения;

· основные права и обязанности работников и работодателя;

· трудовой договор (контракт);

· рабочее время и время отдыха;

· поощрения за труд;

· дисциплинарные взыскания;

· пропускной и внутриобъектовый режим;

Круг вопросов, решаемых администрацией в пределах предоставленных ей прав, установлен в разделе «Общие положения»; определяются основные категории сотруд­ников, состоящих с филиалом в трудовых отношениях; регламентирован порядок назначения,перемещения и освобождения от занимаемых должностей и т.п. В разделе также отражены законодательные и нормативные акты, на основании которых разраба­тываются и действуют данные Правила.

В разделе «Трудовой договор» перечислены формы, виды и сроки заключения трудовых договоров (контрактов); установлен комплекс документов, обязательных при найме на работу в филиал; перечислены ключевые статьи Трудового кодекса РФ, регламентирующие порядок приема, изменения условий труда и увольнения профессорско-преподавательского и административно-управленческого персонала, атакже указаны правила учета, ведения и хранения трудовых книжек, выдачи справок о работе в филиале ит.п.

В разделе «Основные права и обязанности работников и работодателя» опре­делен круг возложенных наних обязанностей в точном соответствии с закрепленными за ними функциями.

Продолжительность рабочей недели, рабочего дня и режим рабочего времени, дни отдыха и праздничные дни, а также порядок предоставления отпусков для сотруд­ников филиала устанавливаются в разделе «Рабочее время и время отдыха».

Виды и формы поощрений, установленные в филиале, перечислены в раз­деле «Поощрения за труд».

В разделе «Дисциплинарные взыскания» указаны виды дисциплинарных взысканий, применяемых администрацией филиала, установлен порядок их наложения и снятия.

Система управления филиалом отражена в его структуре ( схема 1)

                                                                                                                    

Схема 1.

 

 

 

В структуре

 

 

В структуре филиала работают такие общие административные подразделения, как дирекция, учебно – методический отдел, отдел бухгалтерского учета и финансового контроля, отдел кадров, канцелярия, библиотека, отдел по работе со студентами, хозяйственный отдел.

  Ключевое место в ней занимают кафедры, которыми непосредст­венно руководят заведующие кафедрами, выбираемые Ученым советом РГГУ и утверждаемые ректором из числа специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание. Срок полномочий заведующего кафедрой в филиале - от одного года до трёх лет. За­ведующие кафедрами несут ответственность за результаты деятельности возглавляемых ими кафедр, которые они представляют во всех подразделениях филиала и других

 

 

организациях. Полномочия заведующих кафедрами определяются со­ответствующими Положениями, утверждаемыми директором филиала.

Взаимодействие  структурных подразделений филиала обеспечивается соот­ветствующими локальными актами и средствами оперативного управления. Контроль за выполнением планов осуществляется в течение учебного года. Помимо плановых мероприятий в филиале осуществляется оперативное управление через совещания при директоре. Обязательным является их проведение в начале каждого месяца. Внепла­новые совещания созываются по мере необходимости.

Для оперативного руководства и координации деятельности подразделений филиала издаются приказы   директора. Система координации и взаимодействия основных структурных элементов и должностных лиц филиала отражена в схеме 2.

В целях рационализации управления в филиале имеются междугородние и  международные теле­коммуникации (факсимильная связь и электронная почта), выход в  сеть Интернет.

Наряду с Уставом РГГУ и Положением о филиале в управлении используется ряд локальных актов, регла­ментирующих деятельность отдельных подразделений филиала и его некоторых направлений, утвержденных Ученым советом РГГУ, Ректором, первым проректором-проректором по учебной работе, и директором филиала:

· Правила приема в РГГУ (утверждены Ученым советом 21.03.2006г., протокол № 3);

· Положение об отборочной комиссии филиала (утверждено директором 01.04.2006г.);

· Положение о порядке планирования учебной нагрузки и основных видах учебно-методической и организационно-методической работы, выполняемых профессорско-преподавательским составом РГГУ (утверждено приказом и.о. ректора от18.05.04 № 01-05-50/осн);  

· Положение о проведении зачетов и экзаменов у студентов региональных подразделений РГГУ (утверждено приказом проректора по учебной работе от  21.04.2003г. № 01-05-27/осн);

· Положение о практике студентов заочной формы обучения региональных подразделений РГГУ (утверждено приказом проректора по учебной работе от 21.06.02 № 01-05-680/ст-ф);

· Положение о порядке проведения текущего и итогового контроля знаний студентов (утверждено директором 30.08.2005г.);

· Положение по организации государственной итоговой аттестации студентов филиала РГГУ в г.Всеволожске (утверждено директором 05.09.2006г..);

· Положение о научной деятельности филиала РГГУ в г.Всеволожске (утверждено директором 29.08.2006г..);.

· Положение о студенческом научном обществе филиала РГГУ в г.Всеволожске (утверждено директором 29.08.2005г.);

· Положение о студенческом совете филиала РГГУ в г.Всеволожске (принято решением студенческого совета филиала, протокол №1 от10.03.2005г., (утверждено директором 15.03.2005г.);

· Положение о кураторстве академической группы филиала РГГУ в г.Всеволожске (утверждено директором 29.08.2006г.);

· Положение о подготовительных курсах (утверждено директором 01.11.2006г.).

· Положение о самостоятельной работе студентов (утверждено директором 01.09.2008г.)

Все названные положения разработаны в строгом соответствии с законодатель­ными актами, нормативными документами Министерства науки и образования РФ, а также Ус­тавом РГГУ. Это подтверждается результатами самообследования кафедр и других подразделений филиала, итогами проверки их работы специальными комиссиями.

Наличие указанной выше организационной структуры управления благоприятно сказывается на положении дел в филиале и способствует его эффективному функ­ционированию, которое позволяет адекватно оценить степень соответствия достигае­мых результатов установленным целям филиала, а также степень соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

При этом критерием эффективности организационной структуры филиала служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей управления при существующей системе финансирования, а критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организаци­онной структуры - возможность более полного и стабильного достижения поставлен­ных целей.

Филиал при анализе и оценке эффективности работы аппарата управления и соответствующей ему организационной структуры использует следующие группы взаимосвязанныхпоказателей, характеризующих:

• эффективность собственно системы управления (выражается через конечные результаты деятельности филиала и затраты на управление);

• содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные
результаты и затраты управленческого труда (в качестве затрат на управление
учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуата­цию технических средств,  подготовку и переподготовку кадров управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении;

• рациональность организационной структуры и ее технико-организационный
уровень (число уровней и звеньев с системы управления, уровень централизации
функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной
замкнутости подсистем и т.п.).

       В филиале создана централизованная система делопроизводства, при которой полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в канцелярии филиала при участии, если это необходимо, должностных лиц других подразделений.

Оценивая эффективность управления филиалом, следует отметить, что в ней находит выражение сбалансированность состава целей и функций управления, со­держательная полнота и целостность процессов управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения процессов требуемой информацией, а также обеспеченности процессов управления техническими средствами.

Интегрированное сотрудничество всех структурных подразделений филиала обеспечивает формирование комплексного подхода по реализации всех открытых в филиале об­разовательных программ и позволяет эффективно использовать в педагогической прак­тике как весь учебно-методический и научно-образовательный потенциал РГГУ, так и накопленный коллективом филиала опыт за время его работы на рынке образовательных услуг.

В целом система управления филиалом РГГУ в г.Всеволожске и организация взаимодействия его структурных подразделений соответствует Положению о филиале (схема 2).

 

 

 

Зам. по АХР

Учебно-методический отдел

Библиотека

Сектор очного

Отборочная комиссия. Подготовительные курсы

Отдел бух. учета и фин. контроля

Студенческий совет

Сектор заочного

выпуск

 

Схема 2