Описание процедуры открытия и ведения проектов в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области

1.

2.

1. Инициатор проекта заполняет Инициативную заявку (которую получает от сотрудников Департамента стратегического развития Белгородской области, либо скачивает ее с сайта Департамента (dsr.belregion.ru), либо заполняет он-лайн форму на сайте Департамента) и направляет ее в Департамент стратегического развития на согласование.

2. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) рассматривает заявку и в случае отсутствия замечаний формирует на ее основе задачу в системе Электронного правительства Белгородской области, в которой определяет координирующий орган проекта.

3. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) направляет в координирующий орган запрос о назначении куратора проекта.

4. Координирующий орган определяет куратора проекта, и направляет его данные в Департамент стратегического развития.

5. Департамент стратегического развития добавляет куратора проекта в задачу в качестве контролера и определяет срок определения заказчика и исполнителя по проекту, и срок подготовки паспорта проекта.

6. Куратор проекта определяет заказчика проекта и исполнителя проекта, представитель которого назначается руководителем проекта.

7. Куратор проекта, совместно с представителями заказчика и исполнителя готовят и утверждают паспорт проекта, который служит формальным основанием для открытия проекта, и в котором определяются срок реализации проекта и срок подготовки плана управления проектом.

8. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) на основании предоставленного подписанного Паспорта проекта добавляет в задачу по проекту представителя заказчика в качестве контролера и руководителя проекта в качестве ответственного руководителя и проставляет контрольные точки.

9. Руководитель проекта в определенные в Паспорте проекта сроки разрабатывает план управления проектом, в котором определяет:

· фазы проекта,

· перечень контрольных событий по проекту (добавляются в задачу проекта в системе электронного правительства в качестве контрольных точек),

· риски проекта,

· бюджет проекта,

· команду проекта (добавляются в задачу проекта в системе электронного правительства в качестве исполнителей),

· способы коммуникаций в проекте.

10. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) на основании представленного Плана управления проектом добавляет в задачу по проекту участников рабочих групп в качестве исполнителей и контрольные точки по проекту на основании перечня контрольных событий.

11. Руководитель проекта осуществляет руководство работами по проекту и закрытие проекта в соответствии с Положением об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, отчитываясь по контрольным событиям в задаче.

12. Департамент стратегического развития осуществляет:

· мониторинг хода выполнения проекта на основании данных, представленных в задаче проекта в системе электронного правительства Белгородской области;

· своевременное информирование всех заинтересованных сторон о ходе выполнения работ по проекту.

13. При закрытии проекта представитель заказчика ставит в задачу по проекту заявку Департаменту стратегического развития на закрытие проекта.

14. Департамент на основании заявки о закрытии закрывает задачу и переводит ее в архив.

Инициация проекта

       Инициация проекта состоит из процессов, которые выполняются для определения нового проекта путем получения разрешения для начала работ по проекту. В рамках процессов инициации:

· определяются изначальные цели и содержание,

· фиксируются изначальные финансовые ресурсы,

· определяются заинтересованные стороны проекта, в лице заказчика, исполнителя и координирующего органа, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта,

· выбирается руководитель проекта.

       Данная информация закрепляется в Паспорте проекта. После подписания Паспорта проекта считается, что проект официально открыт. Хотя команда управления проектом может оказывать помощь в подготовке Паспорта проекта, утверждение и финансирование этих работ происходит за рамками проекта. Вовлечение заказчиков и прочих заинтересованных сторон проекта в процессы инициации повышает вероятность разделяемой ответственности, приемки результатов, а также удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон проекта.

       Процессы инициации могут выполняться относительно процесса открытия отдельного проекта, а также в рамках процессов управления целевыми программами, являющимися внешними по отношению к границам управления проектом.

       Группа процессов инициации включает в себя следующие процессы управления проектами: