Контроль как вид управленческой деятельности

Рассматривая понятие контроля и его систему в организации, необходимо вначале определить место контроля в управленческой деятельности. Главный смысл контроля состоит в том, чтобы добиться выполнения стоящих задач, предупредить возможные ошибки, упущения и недостатки.

По мнению И.П. Третьякова и В.А. Якуниной, контроль призван обеспечить обратную связь, и является важнейшим источником информации, необходимой для успешного функционирования системы управления в целом.

Вместе с тем, многие авторы отмечают, что без глубокого анализа результатов контроля, действенность его заметно снижается.

Как известно, процесс управления носит циклический характер. Этот процесс начинается с постановки целей, задач и заканчивается выполнением этих задач, достижением определенного результата. Но в процессе осуществления каждого цикла, независимо от того, в какой области жизни он осуществляется, субъект управления совершает ряд определенных, последовательно сменяющих друг друга операций. Последовательность операций, совершаемых субъектом, связана с тем, что процесс управления расчленяется на определенные стадии, следующие друг за другом. Причем каждая из этих стадий обладает относительной самостоятельностью. Действие субъекта управления, соответствующее последовательно сменяющимся стадиям управленческого цикла, представляет собой функцию управления, а совокупность этих функций - содержание управленческого процесса.

Этими функциями являются:

выработка и принятие управленческих решений;

организация их исполнения;

учет и контроль.

Отмечая важность функции контроля, К.Ю. Белая пишет: «Именно контроль в различных его формах и методах обеспечивает…обратную связь управляющей и управляемой подсистем на любом уровне, помогает выявить недостатки в работе, установить их причины, а, значит, наметить пути их устранения с помощью коррекции и регулирования деятельности».

Хотелось бы отметить, что, как показывает практика, - контроль помогает выявить не только недостатки, но и положительные результаты. Например, ценный опыт педагогической и управленческой деятельности. Ведь, по сути, контроль - это постоянное сравнение того, что есть с тем, что должно быть.

Авторы исследований, посвящённых проблемам управления образовательным учреждением, отмечают важность функции контроля, реализация которой обеспечивает знание состояния дел в учреждении.

Контроль позволяет создать информационную базу для оценки работы персонала, предусмотреть способы влияния на них с целью побуждения к более продуктивной профессиональной деятельности. Уже было отмечено выше, что особенностью контроля как функции управления является то, что он не может существовать самостоятельно, вне связи с другими функциями. Контроль невозможен без определения критерия, эталона, с которым можно сравнить то, что имеем в наличии.

Функция процесса управления - контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.

Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Контроль можно классифицировать:

• по объектам контроля;

• по исполнителям;

• по принимаемому решению;

• по возможности дальнейшего использования объектов контроля;

• по типу отношений;

• по признаку открытости;

• по масштабу;

• по методике проведения;

• по способу получения и обработки информации;

• по степени мотивационной значимости;

• по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный);

• по характеру (непрерывный и периодический);

• по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный);

• по степени охвата объектов контролем;

• по режиму контроля;

• по времени контроля;

• по периодичности выполнения контрольных операций;

• по уровню механизации (автоматизации);

• по стадиям жизненного цикла объекта.

Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это:

стратегическая направленность контроля;

ориентация контроля на результаты;

своевременность контроля;

гибкость контроля;

открытость контроля;

эффективность контроля.

Контроль обычно выполняется в три этапа. На первом этапе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы. На втором этапе при сравнении показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На последнем этапе полученные результаты сравниваются с заданными стандартами и определяется, какие действия необходимо предпринимать.

Главные инструменты выполнения функции контроля - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым. Последнее требование особенно важно в современных условиях, когда организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.

Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и товаров, стадиям жизненного цикла и подразделениям.

К учету предъявляются следующие требования:

• полнота сведений, т.е. ведение учета по всем элементам системы управления;

• динамичность, т.е. отражение показателей в динамике;

• системность;

• простота;

• автоматизация на основе компьютерной техники;

• экономичность;

• преемственность.

Осуществление регулярного и качественного учета и контроля за функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности.

Необходимо подчеркнуть, что контроль, как функция управления, если руководитель ей владеет в совершенстве, стимулирует творчество и профессиональный рост сотрудников.

Исходя из всех приведённых определений, можно утверждать, что контроль в дошкольном учреждении - это система наблюдений и проверок соответствия организации образовательного процесса целям и задачам основной общеобразовательной программы, программы развития, Устава дошкольного образовательного учреждения, общегосударственным установкам, планам и приказам вышестоящих органов образования.