Тенденции формирования и развития информационных систем управления в РК

Президент Назарбаев Н.А. в своем послании народу Казахстана «Казахстан - 2030» выразил мысль о том, что «процесс глобализации и научно-технического прогресса, особенно в развитии новых информационных и телекоммуникационных технологий, представляет уникальные возможности для нашей большой, но малонаселенной страны. Однако ничто не гарантирует, что мы будем идти в ногу с этими процессами. Следовательно, крайне важно понимать эти технологии, добиваться их полной интеграции в наше общество, поддерживать научно-технические кадры».

Основной вопрос, который стоит перед менеджментом крупных промышленных предприятий Казахстана - «как сделать систему управления более гибкой и эффективной». Любая организация - это довольно сложный организм, функционирование которого подчинено существующим на данном предприятии технологиям управления, правилам и процедурам, многие из которых перешли из планово - распределительной экономики вместе с «унаследованными» автоматизированными системами управления. В общем случае, конечный успех предприятия зависит от многих факторов, часть из которых не поддается строгой формализации. Система, автоматизирующая сбор, подготовку и обработку информации, является лишь одной из необходимых составных частей, определяющих конечный успех предприятия.

В таблице 1 приведены правила организации работы, которые отменяются с появлением различных НИТ.

Таблица 1 - Конструктивная роль НИТ в изменениях происходящих в информационном менеджменте

Таким образом, очевидно, что по мере дальнейшего развития технологий будет происходить отказ от все большего количества правил, по которым организован бизнес. Правила, которые представляются непогрешимыми сегодня, могут устареть менее чем за год. Из этого вытекает, что использование возможностей, заложенных в новых технологиях, для изменений и усовершенствований в менеджменте - это постоянная деятельность. Следование НИТ и нахождение способов их применения в должно происходить непрерывно, так же, как исследования, разработки, маркетинг. Необходимо иметь практическое видение и творческую мысль для того, чтобы распознать возможности, скрытые в технологии, если они хотят быть впереди в наше время динамичных технологических изменений.

В связи с применением новых информационных технологий, основанных на использовании средств связи, компьютеров, широко используется понятие «информационная система». При этом термин «система» употребляется в основном в двух смыслах:

система как некоторое свойство, состоящее в рациональном сочетании и упорядоченности всех элементов определенного объема во времени и пространстве так, что каждый из них содействует успеху деятельности всего объекта. С такой трактовкой связано понимание координации и синхронизации действий персонала управления, объединенных с целью достижения поставленных целей;

система как объект, обладающий достаточно сложной, определенным образом упорядоченной внутренней структурой (например, производственный процесс).

Каждая система включает в себя следующие компоненты:

структура системы - множество элементов системы и взаимосвязей между ними (организационная и производственная структура фирмы и т.д.);

функции каждого элемента системы (управленческие функции - принятие решений определенным структурным подразделением фирмы);

вход и выход каждого элемента и системы в целом (материальные, информационные и т.д. потоки, поступающие в систему или выводимые ею);

цели и ограничения системы и ее отдельных элементов (достижение максимальной прибыли, финансовые ограничения и т.д.).

По сложности системы принято делить на простые, сложные, большие:

простая система - это система, не имеющая развитой структуры (например, нельзя выявить иерархические уровни, которые характерны для информационных систем управления);

сложная система - система с развитой структурой, которую можно представить состоящей из относительно самостоятельных частей-подсистем, каждая из которых сама может рассматриваться как система и соответственно обладает свойством делимости и целостности (указывает на согласованность цели функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов);

большая система - это сложная система, имеющая ряд дополнительных признаков: наличие разнообразных (материальных, информационных, денежных, энергетических) связей между подсистемами и элементами подсистем; открытость системы, наличие в системе элементов самоорганизации.

Прежде всего, важно разобраться в том, какую роль играет размер организации. С одной стороны всегда существовала тенденция к укрупнению организаций. У большой организации больше ресурсов разного рода, сильнее влияние и так далее. Но малые фирмы на практике оказались гораздо более гибкими. В них нет обюрокрачивания технологий и процедур принятия решений. Комбинирование достоинств каждого размера, с учетом специфики деятельности, дало бы возможность создавать «вечные» организации. Сочетание ориентации на потребителя с вовлеченностью персонала привело к созданию проектного стиля управления. Иногда даже говорят о «проектном стиле жизни».

Неразрывно с понятием информационная система связано понятие технологии управления. Под технологией управления понимают сочетание квалификационных навыков, способов, методов, приемов, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для решения проблемы, внесения желаемых изменений, преобразований в материалах, информации или людях в процессе достижения ими поставленных целей.

Технология управления включает в себя принятие решения, организацию его выполнения, анализ и оценку характера и реализации решения.

Современные информационным системы представляют собой совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию комплекса операций процесса управления и принятия решения. Обязательными элементами процесса являются наличие поэтапного плана и методов решения, а также информационное обеспечение. Работа по сбору, обработке и оценке информации проводится на всех этапах процесса принятия решений.

Информационная система создается для конкретного объекта. Эффективная информационная система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функций управления.

Таким образом, останавливаясь на основных тенденциях формирования и развития информационных систем управления как основы эффективного управления, должны руководствоваться современной методологией менеджмента.

Теория и практика менеджмента и применяемая классификация общих управленческих функций была впервые сформулирована его основателями Ф. Тейлором, А. Файолем при активном участии таких выдающихся фигур, как Г. Форд, Г. Эмерсон.

Работы многих казахстанских ученых посвящены теории и методологии менеджмента, структурной модернизации промышленности в условиях переходной экономики.

Управление - это интегрированный процесс планирования, организации, координации, мотивации и контроля, необходимый для достижения целей организации.

Функции управления производством - особый вид деятельности, выражающий направления или стадии осуществления целенаправленного воздействия на отношения людей в процессе производства. Система функций управления - комплекс взаимосвязанных во времени и пространстве видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при целенаправленном воздействии на объект управления.

В условиях свободных рыночных отношений существует множество организационных структур управления, которые могут быть использованы, как в производственной, так и в плановой сферах деятельности предприятия, например, дивизиональная, продуктовая, матричная, проектная и другие, рекомендованные современным менеджментом. Но при этом весь процесс управления фирмой в конечном итоге сводится либо к линейному (например, административному) руководству предприятием или его структурным подразделением, либо к функциональному руководству (например, материально - техническое обеспечение, бухгалтерский учет и т.п.).

Поэтому декомпозиция информационной системы по функциональному признаку включает в себя выделение ее отдельных частей, называемых функциональными подсистемами (функциональными модулями, бизнес - приложениями), реализующих систему функций управления. Функциональный признак определяет назначение подсистемы, то есть то, для какой области деятельности она предназначена и какие основные цели, задачи и функции она выполняет. Функциональные подсистемы в существенной степени зависят от предметной области (сферы применения) информационных систем.

Внедрение информационных систем производится с целью повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности фирмы за счет не только обработки и хранения рутинной информации, автоматизации конторских работ, но и за счет принципиально новых методов управления, основанных на моделировании действий специалистов фирмы при принятии решений (методы искусственного интеллекта, экспертные системы), использование современных средств т «коммуникаций (электронная почта, телеконференции), глобальными локальных вычислительных сетей и т.д.

Информационные системы управления всегда являются человеко-машинными системами, поэтому могут быть охарактеризованы такими традиционными показателями, как объемы основных массивов информации, пропускная способность каналов, способность хранения информации, быстродействие, надежность и т.д. Как и всякая человеко - машинная система, информационная система синтезирует качества и машины, и человека, причем человек может выступать и как самый надежный, и как самый ненадежный элемент этой системы. Человек как наименее надежный элемент системы» управления выступает в экстремальных ситуациях (высокие температуры, давления, ускорения, агрессивная среда, психологические или физические перегрузки и т.д.).

Информационную систему рассматривают с позиции социально - экономического объекта, давая ей следующее определение, совокупность средств, методов и исполнителей, обеспечивающих необходимой и достаточной информацией реализацию всех мероприятий процесса управления. В информационной системе самое главное - аккуратная, творческая деятельность исполнителей на высоком профессиональном уровне. Именно в процессе этой деятельности и реализуются возможности специализированных средств и методов получения, хранения, преобразования и использования информации.

В обобщенном виде управление представляется взаимосвязями субъектов и объектов управления. Связь объекта и субъекта управления начинается с «информации». Можно с уверенностью утверждать, что без нее не может быть эффективного, надежного управления предприятием. Именно это подчеркивают некоторые специалисты, когда утверждают, что информация - кровь управления, сырье для принятия решений.

В 1975 г. проходивший в Испании специальный конгресс ЮНЕСКО определил, что экономический потенциал любой страны наряду с такими традиционными показателями национального богатства и экономики, как численность населения, национальный доход, богатства природных ресурсов и т.п., характеризуется еще и информационной вооруженностью, определяемой как способность быстро и качественно обрабатывать информацию, возникающую во всех сферах деятельности общества.

Интеграция новых информационных систем и технологий в структуру предприятий при переходе к рыночной экономике и масштабы решаемых при этом задач требуют, чтобы программные решения рассматривались как важный элемент развития предприятий. Информация становится таким же основным ресурсом, как материалы, продукция, услуги, и является значимым фактором при построении управления бизнес - процессами. Полнота, достоверность и оперативность информации непосредственно влияют на формирование знаний о текущих бизнес - процессах, а от этого в свою очередь зависит эффективность принимаемых управленческих решений.

Эволюция информационных технологий настолько тесно связана с развитием новых моделей корпоративного бизнеса, что эти процессы нередко воспринимаются как единое целое. Стремление фирм повысить эффективность ИСУ стимулирует появление более совершенных аппаратных и программных средств, которые, в свою очередь, подталкивают пользователей к дальнейшему процессу формирования и развития ИСУ на основе новых методик и концепций.

В принципе любая информационная система управления формируется на основе современной концепции офисной деятельности, где офис рассматривается как сложная система, синтезирующая ряд многоцелевых электронных технологий.

При формировании и развитии информационных систем управления в рыночных условиях большинство предприятий преследует схожие цели: применить ее современные рыночные методы анализа, планирования и контроля вфинансово-хозяйственной деятельности; повысить уровень управляемости и надежности работы; обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями; снизить долю рутинных операций, освободив время для интеллектуального труда. Достижение этих целей приводит к таким конкретным и ощутимым выгодам, как снижение издержек, оптимизация управления, эффективный контроль за происходящими процессами. В настоящее время организации, ради выживания и приспособления к непрерывно изменяющимся условиям существования переходной экономики сформируют свою структуру и организацию работ, систему управления.

В промышленности Казахстана этот процесс происходит с нарастающей силой, согласно таблице 2.

Таблица 2 - Формирование и развитие информационных систем управления в промышленности Казахстана в 2011 г.

Рост использования информационной системы на конкретном предприятии вызывается как минимум одним из следующих факторов:

ростом организации, увеличением числа клиентов или контрагентов, ростом числа бизнес - операций (банковских проводок, складских операций), появлением новых задач и соответственно бизнес - процессов, требующих автоматизации;

ростом сложности решаемых задач;

необходимостью связи в одну систему удаленных центров поддержки данных и принятия решений в организации;

ситуацией морального устаревания эксплуатируемой информационной системы (нет поддержки новых стандартов обмена данными, нового периферийного оборудования и т.д.) и соответствующего роста косвенных издержек. Но, как показывает опыт предприятий, работающих в условиях переходного периода, внедрение и использование информационных технологий управления предприятием не всегда гарантирует успех, даже если используется дорогая западная система.

Объяснений этому может быть несколько:

изменение условий рыночного хозяйствования и структурная перестройка экономики. Большинство казахстанских предприятия, как правило, не готовы к внедрению формализованных управленческих процедур, ориентированных на рыночные отношения и основанных на четком регламенте учета, анализа, планирования-прогнозирования и контроля. Автоматизация управления «как есть сегодня» или «как есть вчера» в большинстве случаев не поддерживает управленческий учет, и это несмотря на то, что многие акционерные общества и фирмы, как сложившиеся производственные структуры, работали во времена планового ведения хозяйства. Деятельность предприятия должна быть сориентирована на работу в постоянно изменяющихся условиях лика. При этом необходимо не только эффективное управление, и пристальное внимание к конъюнктуре рынка, планированияработы с учетом всех происходящих изменений. Готовых решений для проблем такого масштаба практически нет.

Предприятия Казахстана несут себе всю тяжесть структурной перестройки экономики, разрыва хозяйственных связей, утрату традиционных рынков сбыта, жесткую конкуренцию на внутреннем и внешнем рынках и т.д. Развивая бизнес в отсутствии надежных каналов сбыта и поставок материалов и продукции, менеджеры вынуждены принимать решения в постоянном цейтноте времени и деловых возможностей. Поэтому oни заинтересованы в построении таких технологических циклов изготовления продукции, поставок, сбыта, при которых становится возможным элементарное планирование. К сожалению, пока национальном бизнесе нельзя сказать, что он развивается по вполне определенным правилам, на основе которых можно оценив» последствия принимаемых управленческих решений;

слабо развитая инфраструктуре, рынка (моральное устаревание линий связи и телекоммуникации), ограничивает масштабное применение информационных систем. Построение оптимальных информационных систем ориентированных на оперативное управление предприятиями, имеющими территориально-распределенную структуру, при значительных информационных потоках на внешнем и внутреннем информационных полях деятельности на региональных коммуникациях сделать практически невозможно;

резкое уменьшение числа квалифицированных специалистов. Даже на крупных предприятиях таких людей сейчас немного, а для разработки и дальнейшего сопровождения требуются специалисты, способные поддержать и развить систему при постоянных изменениях.

Научные исследования и практика формирования и развития ИС свидетельствуют о необходимости переосмысления методологических основ управления, дополнения их положениями, отражающими современные условия переходной экономики; формирование и развитие новых информационных технологий должно поэтапно и параллельно проходить с реструктуризацией и оптимизацией функциональных подсистем и задач на уровне хозяйствующих субъектов, что в конечном итоге напрямую связано со структурными сдвигами в экономике, коренными изменениями в формах собственности, новыми условиями формирования хозяйственных связей.

В сложившихся условиях казахстанские фирмы по тем или иным причинам занимают определенные позиции в вопросах интеграции информационных систем управления: от ориентации на полнофункциональные программные технологии, реализованные на основе единого информационного пространства до внедрения отдельных модулей и систем, автоматизирующих различные участки работы.

Первый вариант - это фирмы, которые уже имеют достаточно устойчивую организационно-финансовую структуру с резервами роста, налаженными и надежными процессами производства, снабжения и сбыта. Для оптимизации своих управленческих процессов, которые уже формализованы и структурированы, такое предприятие может пойти на существенные инвестиции в собственную инфраструктуру. В этом случае можно более детально представлять реальный экономический эффект внедрения таких решений.

Второй вариант - у кого еще недостаточно развит регулярный менеджмент и отлажены деловые процессы. Подход, основанный на фрагментарной автоматизации бухгалтерии и других участков работы может оказаться вполне приемлемым для решения задач в краткосрочной перспективе. Поэтапное внедрение специализированных компьютерных программ, которые несопоставимы со стоимостью полнофункциональных решений и проблемами их внедрения и адаптации, позволит решить первоочередные проблемы и подготовить почву дня дальнейшего серьезного технологического перевооружения.

Существуют организации, которые воспринимают компьютерные технологии как излишество и не видят реальной пользы от их внедрения или использования. Зачастую такое отношение вызвано или серьезными трудностями, или непониманием новых возможностей при информатизации, либо неоправданным консерватизмом. Но удельный вес тех, кто считает преждевременным дальнейшее развитие управленческой инфраструктуры на базе информационных технологий, неуклонно cнижается.

Таким образом, современные фирмы организации в разных сферах народного хозяйства Казахстана ищут такие формы интеграции новых информационных систем, которые не стали бы тормозом в их развитии, а, наоборот, давали бы инструмент эффективного управления, адекватно реагирующим на процессы структурной перестройки экономики.