Теоретические основы комплектования государственных архивов

Введение

Актуальность темы данной работы заключается в том, что роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Изменения общественно-политических условий в стране вызвали необходимость пересмотреть круг источников комплектования государственных архивов. Без документов, находящихся в ведении архивов, история нашего времени не может быть воссоздана с достаточной объективностью и полнотой. Однако в настоящий момент государственные архивы столкнулись с проблемами, которые на протяжении почти всего ХХ века не возникали перед архивной службой и действовать приходилось в условиях отсутствия как правового, так и методического обеспечения этого направления комплектования.

Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на первый план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформации, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды, возникающие в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций.

Цель данной работы заключается в изучении особенностей комплектования государственного архива в современных условиях.

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд задач:

)   раскрыть понятие и содержание комплектования архива;

)   раскрыть определение источников комплектования;

)   дать характеристику деятельности Центрального государственного архива Чувашской Республики;

)   описать организацию комплектования архива;

)   рассмотреть экспертизу ценности документов на основе научных критериев;

)   рассмотреть экспертизу ценности документов по перечням.

Объектом исследования является Центральный государственный архив Чувашской Республики.

Предмет исследования - особенности комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики документами.

Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А.С. Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В. Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др.

Теоретические основы комплектования государственных архивов

    Понятие и сущность комплектования архивов в современном архивоведении

архив правовой комплектование

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается из:

установления профиля архива;

определения источников комплектования;

определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

организации комплектования.

Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива. Источниками комплектования могут быть: государственные и муниципальные организации, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда, бывшие государственные организации - источники комплектования, временно хранящие документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности, негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном порядке отнесены к негосударственной части Архивного Фонда заключившие с государственным архивом договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Списки составляются архивом на основе определенных критериев, а также примерных и отраслевых (ведомственных) списков, утвержденных Федеральной архивной службой России, в том числе совместно с министерствами и ведомствами.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг. К концу 1980-х гг. они были и дифференцированы. В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов для учреждений:

а) значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

б) полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

в) соответствие документов учреждения профилю государственного архива;

г) для документов личного происхождения;

д) значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

е) история фонда, т.е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

ж) взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

Однако в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

Государственные организации относятся к числу источников комплектования архива на основании следующих основных критериев:

функционально-целевого назначения;

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

При отнесении к числу источников комплектования негосударственных организаций зачитываются также их особая роль среди других подобных (однородных) организаций; масштаб деятельности; вид организации (ее организационно-правовая форма).

В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в состав фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.)

Критериями источников современного комплектования архивов являются:

функционально-целевое назначение учреждения;

масштаб его деятельности;

вид организации;

полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

степень сохранности его фонда;

взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для качественного комплектования Архивного фонда определены основные этапы, главной целью которых является наиболее полная концентрация ценных документов относящихся к профилю каждого архива.

Ведь именно от комплектования, то есть от того, насколько полно качественно мы отберем и передадим в государственные архивы документальные свидетельства нашей эпохи, будет зависеть источниковая база исторической науки.