Оптимизация процесса комплектования государственных архивов документами в электронном формате

 

В настоящее время значение информации в деятельности любых организаций трудно переоценить. Внедрение новых информационных технологий изменит представление о таких привычный понятиях, как «документ» и «исторический источник». На протяжении столетий архивистам приходилось иметь дело, прежде всего, с документами на бумажных носителях.

Информация и материальная основа таких документов представляли для историков неразделимое целое. Долгое время существовал практически единственный способ копирования информации - переписывание текста вручную. С этим связано появление таких понятий как «оригинал» и «копия». Современная множительная техника позволяет создавать многочисленные копии, практически неотличимые от оригинала по внешнему виду. В связи с этим архив, позволяя копировать большие массивы документов, может превратиться в хранилище мертвой информации.

Информатизация архивного дела - многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, создание программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ. Среди этих важных элементов информатизации все же можно выделить ключевой, без осуществления которого остальное либо мертво, либо теряет всякий смысл. Сердцевиной информатизации являются информационные технологии. В свою очередь информационная технология не сводится только к наличию в компьютере программного обеспечения. Это - также и весь комплекс работы с программами, определение и подбор специалистов, организационные формы разнообразного применения программного обеспечения, поддержка в рабочем состоянии модернизации, планирование ввода информации, эффективное использование результатов машинной обработки данных.

Автоматизация деятельности Архивного фонда прошла несколько этапов, и на каждом этапе объекты информатизации изменялись.

Значительным толчком к накоплению машиночитаемых документов в вычислительных центрах стало создание автоматизированных систем управления в 1960-80-е годы.

В настоящее время под воздействием информатизации изменятся некоторые технологии - изменяется теория и методика архивного дела. Представление об информационных ресурсах как «отдельных документах и отдельных массивов документов, документах и массивах документов в информационных системах» дополняется нормами, обеспечивающими права собственности на отдельные документы и отдельные швы документов в информационных системах. Наличие государственных и негосударственных информационных ресурсов, применительно к электронным документам заставляет обращать особое внимание на работу с ними, в том числе защиту от искажений на всех стадиях «жизненного цикла». Отсюда следующие требования к информационным системам как базе проведения отборов. В соответствии с законом порядок документирования информации устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, особенности «жизненного цикла» электронных документов позволяют распространять указанное положение и на архивное дело.

Наиболее актуальным с точки зрения решения задач информатизации деятельности учреждений является подход, в которых единое информационное пространство учреждения, связь всех используемых систем документооборота и автоматизации обеспечивается единой информационно-поисковой системой электронного архива. Важно, что наполненная электронными образами бумажных документов, данными научно-справочного аппарата архива и регистрационными реквизитами всех СЭД система электронного архива интегрирует все современные возможности оперативного электронного управления информацией с реальным бумажным документооборотом и существующей архивной деятельностью предприятия. Фактически, существующая (или внедряемая) система автоматизации бумажного архива учреждения может рассматриваться как одна из СЭД предприятия, объединяемых в единое информационное поле электронным архивом.

Комплектование и доступ к электронному архиву может организовываться при максимальном распространении на электронные документы архива действующих и разрабатываемых инструкций РосАрхива. Запись файлов в архив предприятия, регламентирование и контроль доступа пользователей при таком построении является задачей, решаемой архивным департаментом предприятия. Прямой доступ выделенных групп пользователей по компьютерной сети как к образам бумажных документов, так и к не имеющим бумажного аналога электронным документам комбинируется с работой архивистов по обработке запросов на документы с использованием специализированных АРМ Архивиста. Последние имеют прямой, неограниченный доступ ко всему содержанию электронного архива для выполнения задач его поддержки, использования и развития в единстве с поддержкой и использованием бумажного фонда.

Стандарты и руководящие документы на автоматизированные системы программы позволяют архивистам определить все исходные параметры для оценки автоматизированных систем, провести их классификацию, определить виды и комплектность документации и т.д. В то же время ясно, что архивисты должны быть подключены к проектированию автоматизированных систем уже на стадии формулирования требований к ним, затем - на стадии создания технического задания.

Нормативно-методическое обеспечение приема электронных документов на хранение можно считать разработанным к научно-техническим документам и в то же время, в общем виде к любой документации.

В настоящее время появился ряд новых решений и программных продуктов, существенно повышающих эффективность ввода документов и работы с электронным архивом. Процесс, обобщенно называемый сканированием документов, на самом деле включает ряд операций:

собственно сканирование;

обработка изображений;

выделение реквизитов документа;

полнотекстовое распознавание;

заполнение регистрационной карточки на документ;

индексирование для обеспечения поиска по тексту документа и полям регистрационной карточки;

контроль ввода.

При небольших объемах сканирования все эти операции производятся одним оператором на одном рабочем месте. При больших объемах эта работа разбивается на отдельные операции, или операторами с помощью специализированного программного обеспечения, что и обеспечивает значительное повышение производительности труда и снижения количества ошибок. В зависимости от объема документов для преобразования бумажных документов в электронное изображение сегодня используются промышленные сканеры, специально спроектированные для того, чтобы сканировать большие объемы документов. Для эффективного использования потоковых скоростных сканеров производительностью десятки страниц в минуту документы загружаются в них сплошным потоком, пачками в десятки и даже сотни страниц. При сканировании происходит автоматическое разбиение потока сканируемых риалов на отдельные документы.

Как правило, все сканируемые документы можно разбить на деленные виды и группы документов. Часть из них имеет строго фиксированное расположение реквизитов и данных. У некоторых только отдельные реквизиты имеют фиксированное расположение. Для таких документов разрабатываются своеобразные шаблоны. Для унифицированных форм для разделения могут использоваться имеющиеся на документе штрих - коды. В другом случае чаще всего используются специальные страницы разделители.

Возможности распределенного сканирования позволяют организовать совместную работу нескольких рабочих мест ввода и обработки документов.

В процессе сканирования программа может производить очистку и коррекцию изображения с целью повышения его качества - удаления теней, черточек, крапинок, полос и пятен, выравнивание изображения, повышения четкости контуров и т.п. Отсканированное изображение документа распознается. Это сходит в автоматическом режиме.

В тех случаях, когда вводятся структурированные или частично структурированные документы с фиксированным набором значений поля или с взаимосвязанными значениями нескольких полей, система может автоматически проводить проверку правильности ввода документа. Очень важной является возможность интеграции программы со всеми наиболее распространенными системами управления документами и системами архивного хранения.

Таким образом, использование системы промышленного ввода позволяет разбить операцию ввода на несколько простых операций, каждая их которых выполняется отдельным сотрудником:

сканирование;

контроль качества распознавания;

заполнение регистрационной карточки;

контроль ввода;

пересканирование.

За счет этого повышается суммарная производительность труда.

Система повышает качество распознавания за счет технологий улучшения качества изображения, ускоряет и повышает качество заполнения регистрационной карточки путем автоматического распознавания и переноса в карточку реквизитов документа проверки правильности за счет использования справочника и внешних баз данных. Результаты ввода автоматически депортируются в используемые автоматизированные системы. И, как результат, с появлением подобных технологий существенно ускоряется и снижается себестоимость одной из самых трудоемких операций при создании электронного архива - перевод документов в электронную форму.

Срок хранения документной информации на компьютере и компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

Таким образом, существование электронных документов - объективная реальность современной системы документирования, в будущем они получат повсеместное распространение. Архивисты, обеспечивая возложенные на них задачи, призваны сохранить электронные документы, обладающие, с разных точек зрения, ценностью для общества.

 

Заключение

 

На основе изложенного материала можно сформулировать следующие выводы.

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой документальный фонд Чувашской Республики. Наиболее ценная часть этих документов подлежит хранению в архиве для будущих поколений. Из множества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение, но эти документы выявляются, сохранятся и своевременно передаются в состав архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики.

Основная задача в современных условиях - это обеспечить комплектование Архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики и в целом Архивного фонда России, так чтобы он отвечал потребностям общества и государства.

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Архивный фонд Центрального государственного архива Чувашской Республики можно назвать явлением уникальным. В состав Архивного фонда включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности, времени создания вида носителя, места хранения, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа. Архивный фонд Центрального государственного архива Чувашской Республики имеет огромные объемы, богатый состав и содержание документов, но, главное, что Архивный фонд формируется не как фрагментарный набор интересных документальных комплектов, а как целостное явление, дающее преставление о взаимосвязях исторических процессов.

В данной работе рассмотрен процесс организации комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики. Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Центрального государственного архива Чувашской Республики содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам. Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Чувашской Республики.

Архив принимает на хранение следующие виды документации: управленческую, научно-техническую, личного происхождения, по хозяйственные книги, аудиовизуальную, по личному составу только от ликвидированных организаций из-за загруженности площадей. Это является одной из основных проблем государственного архива.

Влияние социально-политических реформ и научно-технического прогресса ставит перед архивистами комплекс проблем, требующих для их решения модернизации многих теоретических положений, выработки новых практических подходов. Актуальной является проблема формирования на государственном архивном хранении современных исторических источников, среди которых заметное место занимают звуковые документы. Аудиодокумент концентрированно сочетает в себе свойства технического продукта, исторического источника и социального явления. В современных условиях совершаются серьезные изменения среды происхождения, сферы распространения и применения фонодокумента, реформируются его общественные функции, растет вес и значение как средства сохранения исторической памяти.

В государственном архиве фонодокументы составляют 0,98% от всего количества документов, это ничтожная доля, а ведь без этих документов Архивный фонд будет не полным. Это связано с состоянием законодательной базой, касающееся аудиовизуальной документации и с финансовыми трудностями архива, поэтому технической оснащение архива не дает оснований говорить о создании полноценных аудиовизуальных Архивных фондов.

Информатизация архивного дела в архиве должна осуществляться после упорядочения и унификации ведения делопроизводства в организации. Если в деятельности организации образуется большое количество машиночитаемых документов, целесообразно создание электронного архива в ведомстве. По истечении сроков хранения документов относящихся к Архивному фонду Центрального государственного архива Чувашской Республики они будут передаваться в государственный архив, как в бумажном, так и в электронном виде.

Комплектование архива электронными документами обеспечит сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях, например, базы данных создаваемых для обработки экономической, демографической, медицинской статистики и другие. Кроме того, дополнительные возможности, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволят продлить жизнь ценным историческим документам.

 

Список использованной литературы

 

1. Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года №125-ФЗ: [принят Гос. Думой 1 октября 2004 года.: одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г.: по состоянию 13 мая 2008 г.] // СЗ РФ. - 2008. - №20. - Ст. 2253.

2. Закон Чувашской Республики от 30.03.2006 №3 «Об архивном деле в Чувашской Республике».

.   ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Текст]. - М.: Изд-во стандартов, 1998. с. 7

.   Устав Центрального государственного архива Чувашской Республики.

.   Положение об отделе комплектования, архивов организаций и делопроизводства Центрального государственного архива Чувашской Республики.

.   Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития/ Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2008. - №2. - С. 77-84.

.   Алексеева Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам /Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2005. - №2. - С. 66-74.

.   Алексеева, Е.В. Комплектование архива в современных условиях / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2002. - №4. - С. 74-82.

.   Архивный Фонд Российской Федерации: организация документов в архивах / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2002. - №2. - С. 3-9.

.   Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов [Текст]: учебное пособие / Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. - Пенза: ПГУ, 2007. с. 125

11.   Булюлина Е.В. Архивоведение [Текст]: учеб.-метод. Пособие /Е.В. Билюлина. - Волгоград: ВолГУ, 2007. - с. 46

12. Вальберг Х.З. Электронные документы в архивах [Текст] / Х.З. Вальберг, Е.К. Укожова // Отечественные архивы. - 2009. - №1. с. 60

.   Величко В.П. Муниципальные архивы. - М., 2010. с. 250

.   Вербицкий Н.Ф. Информационные технологии в решении проблем в работе с архивами документов [Электронный ресурс] Н.Ф. Вербицкий // Архивы России. - 2009. - №4.

.   Вербицкий Н.Ф. Концепция автоматизации архивного дела в России [Электронный ресурс] Н.Ф. Вербицкий // Архивы России. - 2009. - №3.

.   Гармаш В.Н. Современные требования к архивным зданиям [Текст] / В.Н Гармаш, Е.Э. Дубова // Отечественные архивы. - 2004. - №3.

.   Давыдова Э.Д. Организация работы архива [Текст] / Э.Д Давыдова, К.А. Жукова // Архивы и делопроизводство. - 2008. - №3. с. 14

.   Еремченко В.А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации [Текст] / В.А. Еремченко, К.Ж. Харитонова // Отечественные архивы. - 2010. - №1.с. 22

.   Зудин Н.А. Противопожарная безопасность должна быть надежной и безопасной [Текст] / Н.А Зудин, Т.И. Харитонова // Отечественные архивы. - 2009. - №2. с. 110

.   Кирсанов М.В. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации [Электронный ресурс] М.В. Кирсанова // Архивы России. - 2007. - №12.

.   Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе [Текст] // Архивы России, 2009. - №2. - С. 7-15. - ISBN 556357-415-6.

.   Козлов В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ [Электронный ресурс] В.П. Козлов // Секретарское дело. - 2006. - №4.

.   Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ [Текст] / Вестник архивиста. - М. 2006. - №1, с. 130

.   Надершина М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих организаций в современном российском законодательстве [Текст] / М.Д. Надершина, У.Ф. Тарасова // Секретарское дело. - 2003. - №12. - с. 6

.   Попова Е.Н. Обеспечение сохранности в ведомственных архивах [Текст] / Е.Н Попова, К.В. Лодова // Секретарское дело. 2009. - №2. с. 65

.   Распутина В.В. Архивисты учатся [Текст] / В.В. Распутина Е.А., Ульянова // Отечественные архивы. - 2006. - №1

.   Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации [Электронный ресурс] В.И. Тихонов // Секретарское дело. - 2008. - №3.

.   Храмцовская Н.А. Архивное хранение электронных документов глазами министерств и ведомств [Текст] Н.А. Храмцовская // Архивное дело. -2006. - №8. - С. 19-24.

.   Храмцовская Н.А. Проблемы архивного хранения документов федеральных органов власти [Текст] Н.А. Храмцовская // Архивное дело. -2006. - №9. - С. 38-47.