Организация комплектования архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики

В государственном архиве работе по комплектованию документами уделяется особое внимание, так как от качества и полноты принятых фондов зависит дальнейшее освещение исторических событий, происходящих в республике, обеспечение конституционных прав и законных интересов граждан.

До 2000-х годов ежегодно на государственное хранение поступало более 15 тыс. документов от учреждений-источников комплектования архива. В настоящее время в связи с загруженностью архивохранилищ комплектование архива документами приостановлено. Работа с организациями сложная и трудоемкая, требующая контакта и взаимопонимания людей, отвечающих за этот участок работы в учреждениях, организациях и предприятиях [8, с. 39].

Отдел комплектования и экспертизы ценности документов, который является структурным подразделением Центрального государственного архива Чувашской Республики содержится за счет специальных средств, полученных от учреждений и предприятий за выполнение работ по заключенным с ними договорам. Отдел создан для научно-технической обработки документов и разработки нормативно-методических рекомендаций, регламентирующих делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях Чувашской Республики.

По штату в отделе - 7 человек, работают - 5 человек. Обязанности сотрудников отдела распределены следующим образом:

начальник отдела, зам. начальника отдела - работа с организациями-источниками комплектования и с организациями, не являющиеся источниками комплектования;

главный специалист - работа с держателями личных фондов, оказание помощи организациям-источникам комплектования;

ведущий специалист - инициативное документирование и комплектование, оказание помощи организациям-источникам комплектования;

специалист 1 категории - работа технического характера, оказание помощи организациям-источникам комплектования.

Основные направления деятельности отдела комплектования:

1. Работа с источниками комплектования в соответствии со списками юридических и физических лиц;

2. Работа с организациями, не являющимися источниками комплектования

.   Работа по инициативному документированию и комплектованию.

В своей деятельности отдел руководствуется Законами Российской Федерации, приказами и научно-методическими рекомендациями Федеральной Архивной службы России, Законом Чувашской Республики «Об Архивном деле», положением об архиве, решениями дирекции Центрального государственного архива Чувашской Республики и положением об отделе.

Основной задачей отдела комплектования и экспертизы ценности документов является выполнение работы за счет специальных средств по упорядочению документов постоянного, долговременного и временного сроков хранения.

В функции отдела входят:

заключение договоров с учреждениями на проведение работ в соответствии с расценками, утвержденными приказом директора Центрального государственного архива Чувашской Республики;

в соответствии с договорами проводит научно-техническую обработку документов учреждений;

разрабатывает полугодовые и годовые при необходимости квартальные планы работы отдела;

составление годовых и полугодовых отчетов о работе отдела;

участие в подготовке и проведении занятий по повышению квалификации работников архива и отдела;

изучение и использование передового опыта работы архивных учреждений по вопросам деятельности отдела.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности приказом директора по согласованию с комитетом по делам архивов Чувашской Республики. Заместителю директора, главному хранителю фондов подчиняются отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, который является структурным подразделением Центрального государственного архива Чувашской Республики.

Отдел осуществляет свою деятельность на основе годового производственно-финансовых планов, утвержденных директором. Отдел проводит экономический анализ своей деятельности, работает по бригадам. В состав бригады входят главный специалист и ведущие специалисты. Деятельность сотрудников отдела определяется должностными инструкциями.

Начальник отдела организует всю деятельность отдела, распределяет обязанности между его работниками, несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач и функциональных обязанностей, организацию труда в отделе, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.

Основными задачами отдела являются:

разработка основных направлений и анализ работы по обеспечению сохранности, государственному учету документов;

организация хранения и обеспечение сохранности документов;

государственный учет документов архива;

изучение передового опыта и внедрение в практику работы отдела, архива и его филиалов.

В функции отдела входят:

подготовка предложения к проектам целевых программ, текущих планов работы архива по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты об их выполнении;

осуществление хранения и рационального размещения документов архива.

Совместно со службой материально-технического снабжения:

способствует поддержанию оптимальных условий хранения документов, обеспечивает соблюдение правил пожарной безопасности и техники безопасности, контролирует режим доступа в архивохранилища;

участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения документов и улучшении их физического состояния;

организует борьбу с грызунами в архивохранилище;

организация и контроль санитарных дней в архивохранилищах;

определение очередности проверки наличия и состояния документов, контролирует эту работу, организует учет и розыск необнаруженных документов;

организация и контроль работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования; обеспечение их сохранности;

проведение комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;

обеспечение соблюдения правил выдачи документов, страхового фонда и фонда пользования из архивохранилищ;

контроль за соблюдением правил сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилища;

осуществление учета документов по архивохранилищам: документов на бумажной основе, фото и фонодокументов, особо ценных документов, микрофильмов страхового фонда и фонда пользования, документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности;

осуществление приема документов на хранение, распределение их по архивохранилищам.

Совместно с отделами: ИПС и ААТ, комплектования и экспертизы ценности документов, ведомственных архивов и делопроизводства рассматривает вопросы фондирования документов архива, участвует в работе по обеспечению преемственности системы учета.

Количество организаций-источников комплектования архива в 2012 году снизилось, это связано с ликвидацией организаций. Организации-источники комплектования государственного архива имеют формы приема: полную - 88%, выборочную повидовую форму - 3%, выборочную групповую - 9%.

Количество негосударственных структур - источников комплектования увеличивается незначительно, в основном это те же общественные организации, акционированные бывшие государственные структуры, остающиеся в списках, так как, они хранят государственную часть Архивного фонда.

Качество комплектования Центрального государственного архива ЧР зависит от качества хранения документов в ведомственных архивах, а также от разработки основных направлений и анализа работы по вопросам комплектования архива и его филиалов, организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов учреждений, подготовке предложений по ее совершенствованию.

Работа по составлению и ведению списков источников комплектования архива по управленческой документации, научно-технической документации (НТД), фотофонодокументов и личного происхождения, проводится сотрудниками отдела комплектования.

В 2012 году в источниках комплектования образовалось 10200 единиц хранения, в не государственных организациях - 2700, а общее количество дел управленческой документации в организациях-источниках комплектования в архиве составило 142708 единиц хранения, в том числе в негосударственных - 7935.

Своевременно согласованные номенклатуры дел на 01.01.2013 г. имеют 202 организации, в том числе 83 - негосударственные организации. Количество согласованных инструкций по делопроизводству на 01.01.2013 год имеют всего 187 организаций, в том числе негосударственных - 68 организаций. На хранении в государственном архиве в 2012 году числилось 727935 единиц хранения на бумажной основе. За 2010-2012 годы поступило 8775 единиц хранения и выбыло 5973. Это управленческая документация, которая составила в 2012 году 687697 ед. хр., по сравнению с 2010 годом количество дел увеличилось на 6632 ед. хр. в результате: приема от учреждений, передачи из одной описи в другую в ходе переработки, передачи из одного фонда в другой в ходе переработки. И уменьшилось на 5352 ед. хр. в результате: устранения технической ошибки, выделения на уничтожение, передачи из одной описи в другую.

Организацией комплектования государственного архива занимается отдел комплектования и экспертизы ценности и отдел ведомственных архивов и делопроизводства. Одной из составных функций которой, является проведение экспертизы ценности документов, подготовка к передаче на государственное хранение документов постоянного хранения. Для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков их хранения и отбора документов на постоянное хранение. Оценка документов осуществляется на основании принципов историзма, системности, целостности. По результатам экспертизы ценности составляется опись дел постоянного хранения, а также акт о выделении дел, не подлежащих хранению. Эта опись утверждается экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов. После утверждения описи на дела постоянного хранения, государственный архив разрешает акционерному обществу уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы дел (кроме листа-заверителя и внутренней описи) пронумерованы арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела пронумерованы отдельно. Чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, которые представлены на отдельно листе в деле, пронумерованы на оборотной стороне на верхнем поле листа. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Лист-заверитель составлен в деле на отдельном листе. В нем указано цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составлена итоговая запись, в которой указано цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные), а также для учета дел по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Все изменения состава документов дела (например: изъятия, включения) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. На обложках дел, указано: наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, заголовок дела, наименование государственного архива, обозначение кодов государственного архива и организации. Заголовок дела на обложку дела перенесен из номенклатуры дел организации, согласованной с эксперто-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов, на обложках тех дел, которые состоят из нескольких томов, указан общий заголовок дела и заголовок каждого тома. Крайние даты дела - годы заведения и окончания дела на обложке указаны арабскими цифрами, а также количество листов в деле, надпись «Хранить постоянно».

На все дела постоянного хранения и по личному составу, составляется архивная опись, утвержденная экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов в которой содержится систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначена для их учета и раскрытия содержания.

В описательной статье описи дел указаны:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела, полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела.

Заголовки дел внесены в опись в соответствии с номенклатурой дел, каждое дело внесено в опись под самостоятельным порядковым номером, порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет, графы описи заполнены в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. К описям составлен справочный аппарат он включает: предисловие, историческую справку, предметные географические указатели, оглавление, список сокращенных слов.

Титульный лист каждой описи дел постоянного хранения содержит: полное название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, которое включает указание категории документов, содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись. В оглавлении перечислены: предисловие, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Предисловие содержит сведения: об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указаны наличие дел, выходящих за границы фонда, отмечены наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию дана краткая характеристика содержащейся в описи информация о подведомственных и вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования. Историческая справка содержит все изменения в подчиненности и названии за период описания документов.

При приеме документов в государственный архив сотрудники проверяют физическое, техническое состояние документов. Прием документов проводится по описям, все дела просматриваются полистно, на всех экземплярах описи делается отметка о приеме документов в архив. В результате сдачи составляют акт приема-передачи документов на хранение, в двух экземплярах. Один оставляют в архиве, другой передают в организацию, предоставляющую документы. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел.

Принятые на государственное хранение документы формируют архивные фонды, которым обычно присваивается наименование фондообразователя. В 2010 году в Центральном государственном архиве Чувашской Республики числилось 2743 фонда управленческой документации, 89 фондов документов личного происхождения, 2 фонда документов по личному составу, 1 фонд фотодокументов. За 2010-2012 годы поступило 2 фонда, выбыло 19 фондов управленческой документации, поступило 4 фонда документов личного происхождения, 6 фондов по личному составу от ликвидированных организаций. Итого в 2012 году числится 93 фонда документов личного происхождения, 8 фондов документов по личному составу, 1 фонд фонодокументов.

Таким образом, несмотря на трудности, Центральный государственный архив Чувашской Республики продолжает вести прием документов. Архивный фонд пополняется, но заметно снижение ежегодного приема документов - это вызвано загруженностью архива.

Серьезное беспокойство вызывает низкое качество документов, изготовленных с помощью современных технических средств, и использование при этом материалов низкого качества. В результате наблюдается угасание текста в документах. Кинофотофонодокументы или ауидиовизуальная документация - это чрезвычайно ценная документация, но, к сожалению, она составляет малую часть в составе Архивного фонда, хранящегося в Центральном государственном архиве Чувашской Республики, всего 2% от общего объема документов на бумажной основе.

Так как, в современных условиях источниками комплектования Центрального государственного архива Чувашской Республики являются разнородные частные, акционерные компании, ассоциации и другие организации подобного рода. Среди них преобладают именно негосударственные организации, являющиеся для архива совершенного новыми партнерами, в первую очередь, с точки зрения правовых основ взаимоотношений с ними, отсюда возникает много проблем при заключении договоров с негосударственными организациями:

отказ передавать свои документы на хранение в соответствующие архивы;

ликвидация штатных работников ведомственных архивов;

появление новых видов документов, характерных для рыночных отношений, влечет за собой необоснованное ограничение доступа к документам;

нехватка средств на покупку фондов личного происхождения;

невыполнение конкурсных управляющих своих обязательств в соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)».

не распространение закона «Об обязательном экземпляре документов», на фотофонодокументацию;

загруженность архива и отсутствие возможности приема на государственное хранение.

Складывается ситуация, чреватая утратой для государственного хранения значительных массивов исторически ценных документов. Поэтому в современных условиях необходимо совершенствовать организацию комплектования архивного фонда Центрального государственного архива Чувашской Республики.