Этапы организации процесса закупок

Организация процесса закупок имеет определенные этапы:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- определение нужных характеристик и количества товаров и услуг;

- анализ и определение возможных источников снабжения;

- определение цены и условий закупок;

- подготовка и размещение заказа на закупку;

- контроль выполнения заказа и (или) экспедирование;

- получение и проверка товаров;

- обработка счета и оплата.

- учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности предприятия и индивидуальных потребностей каждого его подразде­ления в материальных ресурсах. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые то­вары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых пред­метов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своев­ременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками в со­ответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к раз­мещению заказа. Большинство предприятий применяют простую фор­му оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тен­дера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе пере­говоров.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистичес­кой системы, непосредственно влияет на эффективность всего про­цесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям. Размещение заказа на закуп­ку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количе­ства и описания заказанных товаров, требуемой даты доставки, ука­заний по отгрузке, условий оплаты.

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупа­тель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экс­педирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обяза­тельства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или пре­кращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получе­ния и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов. Порядок приемки товаров по количеству и качеству определяется Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. №1290.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу заку­пок:

- журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех зака­зов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен или не выполнен;

- реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку;

- товарный реестр, показывающий все закупки каждого основ­ного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

- реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.