Философии и культурологии

Философского факультета ОГУ

ПОСВЯЩАЕТСЯ

ВВЕДЕНИЕ

«Делопроизводство: курс лекций»– это электронное издание по документаци-онному обеспечению управления, призванное ответить на вопросы, которые могут воз-никнуть на любом этапе работы с документами, начиная от документирования и закан-чивая передачей дел в архив организации.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документирова-нию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Поня-тием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом мате-риале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой ор-ганизации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управле-ние», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шу-мерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммер-ческих сделках, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.

В современный период решение проблемы управления документацией в развитых странах претерпело два основных этапа. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время боль-шинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» по-ток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроиз-водства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным.

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информа-ции. В работу с документами в организации в той или иной степени втянуты все работни-ки, независимо от того, к какой категории они относятся – к руководителям, специалис-там, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документа-ми.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых доку-ментов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизвод-ства трудно построить эффективное управление.

Поэтому данное пособие предназначено не только специалистам службы ДОУ, но также и другим специалистам организаций, работа которых тем или иным образом связа-на с документами.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связан-ным элементам механизма управления: первый - это сами документы, второй - делопроиз-водственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль испол-нения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по доку-ментам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильного ориентирования в справочной информации и оперативного ее поиска.

Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.

В настоящее учебное пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким, как хозяйственно-договорная, претензионная и учетно-финансовая деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствую-щие учебные курсы.

ГЛАВА 1. ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с офици-альными документами.¹

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них – «делопроизводство»– возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или администрати-вный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изме-нения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относя-щихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов - «дело-производство» и «дело» – закреплены ГОСТом Р 51141-98.

Термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-техничес-кой основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее между данными терминами все-таки существуют некоторые разли-чия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организацион-ной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствую-щей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса. Та-ким образом, управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, пере-даче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленчес-кого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). При этом важно подчеркнуть, что фиксация информации на различных носителях должна осу-ществляться по установленным правилам. Таким образом, документирование - это за-пись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искус-ственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

_____________

¹ Здесь и далее определения даны в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними.