Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь

Мы поможем в написании ваших работ!


Мы поможем в написании ваших работ!

Архивное хранение документов





Порядок передачи дел в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

· на дела постоянного хранения;

· дела временного (свыше 10 лет) хранения;

· дела по личному составу;

· дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегод-но под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложе-нии 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

· порядковый номер дела (тома, части) по описи;

· индекс дела (тома, части);

· заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;



· даты дела (тома, части);

· количество листов в деле (томе, части);

· срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

· порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

· графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требова-нию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

 

____________

(наименование предприятия)

____________

(наименование структурного подразделения)

 

  УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения
    Подпись Расшифровка подписи Дата

ОПИСЬ № ____

 

№ п.п Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме-чание
6*
Название раздела
             

 

В данную опись внесено ___________________ дел с № _____ по № _____ , в том числе:

(цифрами и прописью)

литерные номера: _____

пропущенные номера: _

 

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Дата

 

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ (делопроизводства) Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000

 

Передал _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Принял _________ дел и ________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности работника

архива предприятия подпись Расшифровка подписи

Дата

 

Образец описи дел структурного подразделения для передачи в архив

 

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреж-дения.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органи-зации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного под-разделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организа-ции. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работ-ники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

 





Читайте также:

III. Порядок подачи документов и осуществления выплаты мер социальной поддержки (в денежном выражении) для приобретения твердого бытового топлива отдельным категориям граждан
V. Документы, необходимые для первичного получения квалификационных документов и для получения квалификационных документов при обмене на более высокий уровень
VIII. Порядок выдачи квалификационных документов
Анализ концептуальных и нормативных правовых документов в сфере обеспечения безопасности Российской Федерации
Базовый пакет документов по охране труда
Виды нормативных документов
Виды правореализационных документов
ВЛИЯНИЕ ФИЗИЧЕСКИХ НАГРУЗОК НА ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ СОСТОЯНИЕ, РАБОТОСПОСОБНОСТЬ И СОХРАНЕНИЕ ЗДОРОВЬЯ ЛЮДЕЙ
Все рефераты должны быть составлены из научных статей или нормативных документов, которые найдены в Интернете.



Рекомендуемые страницы:


Читайте также:
Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы...
Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней...

©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (604)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.006 сек.)