Мегаобучалка Главная | О нас | Обратная связь


Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установлен-ными правилами





Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

& подшивку или переплет дела;

& нумерацию листов дела;

& составление листа-заверителя;

& составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

& внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Оформление обложки дел

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

& название организации;

& название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

& индекс дела по номенклатуре дел;

& заголовок дела;

& срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименова-ния государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации(структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наимено-вание организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок делана обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреж-дения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, прото-колов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.



После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

· количество листов в деле;

· дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

· архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

 

Код архива ______________

Код предприятия _________

 

  Ф. № ________
  Оп. № _______
  Д. № ________
   

 

_

(наименование архива)

_

_

_

_

_

(наименование предприятия, структурного подразделения)

 

Дело № ___ Том № ___

 

_

_

_

_

_

_

_

_

_

_

_

_

(заголовок дела)

 

 

Дата

 

 

На _____ лист__

 

Хранить ___ лет

 

Ф. № _______
Оп. № ______
Д. № _______
 

 

 

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

 

Пример обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

 

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» возможно использование обложек трех типов: «А», «Б» и «В».

 

Обложка типа «А»

Обложка без клапанов и завязок с креплением документов в корешке.

 

 

 

Обложка типа «Б»

Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны с креплением документов в корешке для хранения документации статистической, финансовой и др.

 

 

 

 

Обложка типа «В»

Обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны для хранения уникальной и наиболее ценной документации, иллюстративных материалов, чертежей, схем, карт и других документальных материалов в свободном состоянии.

Технические требования к изготовлению обложек следующие:

• Для изготовления обложек должен применяться картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм по нормативно-технической документации.

• Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким, гибкость корешка обеспечивается биговкой.

• Крепление документов в корешке обложек типов А и Б осуществляется шнурами между двумя гребешками, образуемыми проклеенными сгибами корешка с левой и правой внутренних сторон обложки.

• Ширина каждого гребешка 20 мм, длина должна быть равна длине обложки.

• На гребешках пробивают по четыре отверстия диаметром 5 мм. Расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия - 42 мм, между отверстиями - 80 мм.

• В отверстия вставляют два плетеных шнура из хлопчатобумажных или синтетических нитей, не влияющих на сохранность документов, диаметром 3-4 мм и длиной 400 мм каждый, с запрессованными концами, обработанными клеем.

• Завязки для обложек типов Б и В должны изготавливаться из тесьмы шириной 10 мм, длина концов тесьмы - 200 мм каждый.

• Завязки крепят на внутренней стороне обложки с выводом концов шнуров через отверстия на внешнюю сторону.

• Для крепления завязок, приклеивания гребешков, верхнего и нижнего клапанов обложки, для обработки и запрессования концов шнуров применяют синтетический клей, требующий защиты от плесневения.

• Обрез обложек и клапанов должен быть ровным. Не допускаются заусенцы, выступающие волокна.

• На обратной стороне каждой обложки внизу должна наноситься маркировка содержания: наименование предприятия-изготовителя или его товарный знак; обозначение настоящего стандарта, цену.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения докумен-тов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами вало-вой нумерациейв правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

· листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

· фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

· сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

· лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

· подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

· подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

· в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

· при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумеро-ванных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номе-ров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

· не проводить систематизацию документов в деле,

· не нумеровать листы дела,

· не составлять заверительные надписи.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________

 

В деле подшито и пронумеровано ________________ листов,

(цифрами и прописью)

 

в том числе:

 

литерные номера листов _______________________________

 

пропущенные номера листов ___________________________

 

+ листов внутренней описи _____________________________

 

 

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
   

 

Наименовани должности

работника Подпись Расшифровка подписи

 

Дата





Читайте также:

I. АНАЛИЗ И ПОДГОТОВКА ПРОДОЛЬНОГО ПРОФИЛЯ ПУТИ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ТЯГОВЫХ РАСЧЕТОВ
III. Исправьте предложения в соответствии с содержани-
IV. ОФОРМЛЕНИЕ КУРСОВОЙ РАБОТЫ
V. ПОДГОТОВКА ДИПЛОМНОГО ПРОЕКТА К ЗАЩИТЕ
Анализ в соответствии с нормативными документами
В соответствии с ГОС, предшествующий уровень образования абитуриента должен быть не ниже (полного) среднего общего образования.
В соответствии с международным и российским правом следует выделить основные правила экстрадиции, имеющие уголовно-правовое значение.
В соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 15 мая 2012 г. N 543н г. Москва
Воспитание – это целенаправленный процесс формирования личности с помощью специально организованных воздействий в соответствии с определенным социально-педагогическим идеалом.
ВЫПОЛНЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАБОТЫ



Рекомендуемые страницы:


Читайте также:
Почему наличие хронического атрофического гастрита способствует возникновению и развитию опухоли желудка?
Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы...
Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной...
Почему в редких случаях у отдельных людей появляются атавизмы?



©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (2424)

Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку...

Система поиска информации

Мобильная версия сайта

Удобная навигация

Нет шокирующей рекламы



(0.011 сек.)