Классификация документов

Раздел 2. Документирование управленческой деятельности

Лекция 2.1. Унификация и стандартизация управленческой документации.

1. Место, роль и функции документов в управлении.

Составной частью делопроизводства является документирование. Оно развивается по двум направлениям:

· документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную оперативную деятельность предприятия;

· документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация),куда входит бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним.

Документом –это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Проект документа – предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ – документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Инициативный документ – документ, послуживший началом рассмотрения определённого вопроса.

Нормативный документ – документ, в котором устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Распорядительный документ – документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Текстовый документ – документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Документы широко используются в управленческой деятельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется государственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникающей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характеризующих: 1) сам документ; 2) его целевое назначение; 3) занимаемое место в пространстве и времени. Такие информационные элементы называются реквизитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и направление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

А) общие

Б) специальные

· управленческая,создающая документы для целей управления;

· правовая,фиксирующая, закрепляющая и изменяющая правовые формы и правоотношения;

· учетная,фиксирующая в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля информации;

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменяется и роль самого документа.

Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела.Это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело– это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным признакам.

1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составуи т.д.

3) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документыразрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документытакже разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документыразрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документыизготавливаются типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные,содержащие несколько вопросов.

6) По месту составления документы подразделяют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние -входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.

8) По происхождению документы бывают служебные и личные (именные).

9) По степени гласности выделяют документыобычные и конфиденциальные;

10) По юридической силе различают подлинные и подложныедокументы. Подлинные документы подразделяют в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, по истечении срока действия.

11) По стадии создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика – документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Выписка из документа– копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (от 10 до 75 лет).

13)По роду деятельностидокументы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительству, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т.п.