Организация как механизм и форма жизни коллектива

Термин «организация» имеетнесколько определений. Прежде всего организациейназывается устойчивая группа людей, взаимодействующих с помощью правовых, материальных, экономических и иных условий для решения определенных проблем (личных и общественных) и достижения поставленных целей.

В ходе достижения поставленных целей организация использует различные технологии и преобразует имеющиеся ресурсы, что позволяет определять организацию не только как субъект, но и как процесс деятельности.

Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней упорядоченности, позволяющей осуществлять взаимодействие входящих в нее элементов.

Отмеченные характеристики термина «организация» позволяют говорить об их внутренней взаимообусловленности. Организация есть сложное явление, которое носит универсальный характер. Следовательно, любой организации свойственны определенные характеристики, которые могут уточняться и конкретизироваться в зависимости от специфических условий их проявления (отраслевая принадлежность, масштабы хозяйственной деятельности, степень зрелости и др.). Рассмотрим универсальные характеристики более подробно.

Первым признаком организации является цель. Цели организации определяются при ее создании. Цели могут измениться на протяжении ее функционирования, но всегда служат ориентиром, ведущим организацию к успеху. В организации существует целая система целей, включая главную цель всей организации, цели подразделений и, наконец, личные цели работников.

Вторым признаком организации является ее обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов, которая обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть «прозрачными» или «непрозрачными», материальными в виде стен и заборов или «идеальными», основывающимися на различного рода предписаниях и запретах в отношении тех или иных действий. В более широком смысле этот признак означает и наличие собственного счета в банке, и принадлежность определенного имущества именно организации, а не ее членам.

Третьим признаком организации можно считать осуществление ее деятельности на основе принципа саморегулирования, который предполагает возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы организационной жизни. Каждый день возникают десятки и сотни проблем, по которым необходимо принимать эффективные решения. Как правило, в организации всегда есть особый центр, где сосредоточены все средства управления, где принимается большинство решений. Наличие этого центра является четвертым признаком организации. Также следует отметить, что в крупной организации центров может быть несколько, но один из них всегда будет выполнять функции главного, а остальные — периферийных. Полицентризм делает организацию более гибкой, а следовательно, и устойчивой.

В качестве еще одного признака организации следует назвать организационную культуру, представляющую собой совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей. Организационная культура включает как субъективные, так и объективные элементы. К первым относятся, например, различного рода ритуалы, мифы, связанные с историей организации и жизнью ее замечательных членов, принятые нормы общения. Вторые в основном характеризуют материальную сторону жизни и деятельности организации. Это ее символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий и т.п. Субъективные и объективные элементы формируют основу культуры управления, в которую можно включить стиль руководства, способы решения проблем, характер поведения персонала.

Каждая организация осуществляет свою деятельность с использованием внутренней и внешней среды. Внутреннюю среду образуют так называемые внутренние переменные, т.е. все изначально существующие в организации элементы. Они могут контролироваться в ходе принятия управленческих решений. Внутренняя среда обязательно включает цели, организационный порядок (структуру), дифференциацию и интеграцию хозяйственных процессов, используемые технологии деятельности, персонал и взаимоотношения участников организации.

Внешняя среда организации представляет собой совокупность находящихся за ее пределами факторов, с которыми она взаимодействует (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Соотношение внутренней и внешней среды организации

Сложность и потенциальная изменчивость внешней среды организации очевидны. Однако принято выделять две основные группы элементов: 1) влияющие на принятие решений прямо(например, поставщики, потребители, конкуренты) и 2) влияющие на принятие решений косвенно (политика государства в разных сферах деятельности, научно-технический прогресс (НТП), степень монополизации рынка и др.) Особое место в деловой среде организации занимает законодательство. Действительно, ряд нормативных актов имеет отношение к общим условиям деятельности хозяйствующих субъектов (Конституция Российской Федерации[12], Гражданский, Трудовой, Налоговый кодексы Российской Федерации и др.), тогда как отдельные нормативные акты имеют непосредственное отношение к деятельности конкретных участников (например, федеральные законы «Об акционерных обществах», «О банках и банковской деятельности», «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и др.).

Постоянно взаимодействуя с разнообразными факторами внешней среды, организация вынуждена учитывать их, но целенаправленно повлиять на изменение ситуации не может. Более того, с учетом особенностей делового окружения организации приходится изменять элементы внутренней среды.

В теориях организации и управления принято рассматривать жизнь любой организации как совокупность двух основных процессов:

1)процесса функционирования, определяемого как деятельность организации, непосредственно связанная с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой;

2)процесса развития, под которым понимается создание необходимых условий путем преобразования организации и ее отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды.

Особенностью современного этапа хозяйственной деятельности является то, что перед организациями поставлены принципиально новые задачи, в числе которых необходимость постоянного совершенствования всех составляющих этой деятельности, что акцентирует внимание на динамичном развитии как единственно возможном условии сохранения достигнутых экономических и финансовых позиций. В свою очередь, развитие вовне невозможно без развития внутри. Очевидно, целесообразно говорить о том, что функционирование как процесс существования организации становится с практической стороны неэффективным и может приниматься с теоретической стороны — условно, как исторически переходящая характеристика организации.

В теории организации уделяется большое внимание сложившимся закономерностям, так как они отражают объективно сформировавшиеся причинно-следственные связи, без понимания которой нельзя адекватно принимать управленческие решения[13]. Рассмотрение законов организации целесообразно начать с закона синергии. Он гласит, что потенциал и возможности организации как единого целого превышают сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением.

Таким образом, существует реальный выигрыш от объединения в организацию для ее членов, который перекрывает потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

Второй закон организации — закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделение дополняется объединением, специализация — универсализацией, дифференциация — интеграцией, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды тех и других процессов, а следовательно, существенно увеличить общий организационный потенциал.

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовывать их возможности. Это касается, например, избытка или недостатка персонала в отдельных подразделениях.

Четвертый закон организации получил название «закон композиции». Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются по отношению к ней подцелями.

Пятый закон организации — закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и каждый ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое, что требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере организационной устойчивости, например, конфликтов, перестроек, изменения границ, рангов ключевых фигур и т.п.; экономию и рациональное использования ресурсов; расширение сферы деятельности.

Таким образом, самосохранение обеспечивается за счет сочетания двух противоположных организационных начал: стабильности, достигаемой за счет устойчивого функционирования, и развития, достигаемого за счет инновационного движения. Следует заметить, что в организациях, не включенных в конкурентную среду, например в монополиях, стабильное начало обычно берет верх, что приводит в конечном счете к бюрократизации и их застою.

Шестой закон организации — закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения.

Седьмой закон организации — закон онтогенеза. В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства в свете этого состоит в учете особенностей протекания каждой из фаз.

В соответствии с перечисленными законами живут все виды организаций.

Форм разновидностей организаций так много, что обо всех сразу рассказать невозможно, поэтому в дальнейшем по мере необходимости будем обращаться к материалам, характеризующим различные формы организаций, пополнять и углублять наши знания.

Организация представляет собой форму жизни коллектива. Внимательное изучение подтверждает, что организация — это нечто большее, чем просто группа людей. Это группа индивидов, объединенных организационными принципами, интересами, процедурами, личностными ценностями, а также формами полномочий и ответственности.

Это устойчивое во времени и пространстве взаимодействие элементов. Главное в организации состоит не в наборе, количестве и качестве составляющих ее элементов, а в их взаимосвязях, взаимодействиях. Не все связи внутри организации значимы в равной мере, не все равнозначны при реализации целей и функций, но именно все способны влиять на многообразие проявлений организации.

Эффективная деятельность организации предполагает знание закономерностей функционирования коллектива и их использование.

Коллектив — это объединение работников, осуществляющих совместную трудовую деятельность. Они взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо оказывает влияние на других лиц и одновременно находится под их влиянием. Это объединение обладает организационным единством и связано общими целями.

Управление должно основываться на единой воле, что обеспечивается наличием руководителя. Этим трудовой коллектив отличается от иных общественных и самодеятельных организаций, которые также могут создаваться на предприятиях и в учреждениях.

Коллективы можно разделить на два вида: формальные и неформальные. Формальные коллективы создает руководство, когда осуществляет разделение (специализацию) труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления) для осуществления хозяйственной деятельности. Их основными функциями являются выполнение конкретных задач и достижение определенных целей в рамках общего технологического процесса.

Эффективность деятельности формальных коллективов зависит от размера и состава формальных групп, групповых норм, сплоченности людей, статуса и функциональных ролей членов групп, степени внутригрупповой и межгрупповой конфликтности.

Эффективной считается та группа, размер которой соответствует ее задачам и в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, при этом групповые нормы способствуют достижению целей организации и созданию атмосферы коллективизма.

Неформальные коллективы — спонтанно образовавшиеся группы работников организации, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования неформальных организаций. Причем в крупной организации существует, как правило, не одна, а несколько неформальных организаций. Лидеры неформальных организаций добиваются власти и применяют средства воздействия к членам группы так же, как и лидеры формальных организаций. Различие заключается в том, что руководители формальных организаций используют административный ресурс в виде делегированных им полномочий и действуют в рамках отведенной им конкретной функциональной области. Опорой неформальных лидеров является признание их членами группы. В качестве ресурса власти они используют взаимоотношения между людьми (не обязательно входящими в их группу). Неформальный лидер выполняет две основные функции: руководство деятельностью в достижении поставленной цели и поддержку ее существования через построение социального взаимодействия. В неформальных организациях складываются свои правила и нормы поведения.

Причины объединения людей в неформальные организации могут быть разные. Часто это поиск единомышленников, защиты от возможных трудовых и личностных конфликтов, потребность в общении и взаимные симпатии и др.

Неформальные организации создают ряд проблем: снижение эффективности деятельности трудового коллектива, распространение ложных слухов и сопротивление прогрессивным переменам. В то же время, если групповые норы превосходят официально установленные, неформальные организации могут принести пользу.

Для того чтобы справляться с потенциальными проблемами и использовать возможности положительного влияния неформальных организаций, руководитель должен признавать эту организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и пресекать слухи путем оперативного предоставления официальной информации.