Коммуникационные барьеры и необходимость их учета в процессе управления

Проектирование организационных структур управления.

Разработка проекта новой структуры управления обычно осуществляется в четыре этапа:
1. анализ действующей организационной структуры.
Анализируются:

· цели организации и стратегии их достижения

· штатное расписание, количество и состав управленческих подразделений

· число уровней управления

· положения о структурных подразделениях

· должностные инструкции

· объем перерабатываемой информации

· затраты на управление по отдельным подразделениям,

· численность и соотношение руководителей, специалистов и техработников,

· количество и соотношение решений на разных уровнях управления.
2. формирование общей структурной схемы.
Определяются основные характеристики организационной структуры:

· перечень подразделений

· число уровней управления,

· формы взаимоотношений с окружающей средой

· степень централизации полномочий и ответственности

· требования к экономическому механизму/кадровому обеспечению.
3. разработка состава основных подразделений и связей между ними:

· формируется новая структура управления

· распределяются задачи между подразделениями и устанавливаются внутриорганизационные связи

· разрабатывается штатное расписание.
4. разработка нормативных документов и оценка основной структуры:

· подготовка положений о структурном подразделениях,

· распределение задач между конкретными исполнителями,

· формирование должностных инструкций

· расчет затрат на управление, расчет показателей эффективности проектируемой структуры

· проверка соответствия структуры целям и стратегии организации.

Цель: понятие, классификация, требования к целям. Свойства целей и способыихустановления.

Деятельность, направленная на решение этих вопросов, называется общей деловой политикой (целью) предприятия или компании.

Основными целями предприятия могут быть:

▪ завоевать или удержать большую долю какого-либо рынка для своего товара;

▪ добиться более высокого качества своего товара;

▪ занять в отрасли лидирующее положение в области технологии;

▪ добиться максимального использования имеющихся сырьевых, людских и финансовых ресурсов;

▪ повысить прибыльность своих операций;

▪ добиться максимально возможного уровня занятости.
Политика как и стратегия относится к категории средств. Политика отвечает на вопрос: каким образом должны выполняться задачи?.

На фирме к процессу формулирования цели предъявляют определенные требования:

· цели должны быть достижимы и реальны;

· цели должны быть понятны и недвусмысленно сформулированы;

· цель должна быть описана максимально в терминах и получить требуемое количественное оформление;

· цель должна иметь сроки исполнения;

· цели должны мотивировать действия исполнения в правильном направлении;

· цель должна быть формулируема и формализована;

· цели индивидуальные и групповые цели предприятия и фирмы должны быть совместимы;

· цели направлены на определенный эффект и должны быть пригодны для проверки и корректировки.

При формировании целей любое предприятие обязательно проводит анализ среды своего существования. Анализ среды организации — это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней среды, которые могут оказывать влияние на способности фирмы в достижении своих целей.

Коммуникации и их виды в организации.

Коммуникации -это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.

Цели коммуникации:

· Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.

· Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.

· Установить взаимосвязь между людьми в организации.

· Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.

· Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

Значение коммуникации в организации:

· Коммуникация — основное условие существования и развития организации.

· Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.

· Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.

· Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

Виды коммуникаций:

· Вертикальная — это обмен информацией между руководителем и подчиненными;

· Горизонтальная — представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня;

· Вербальная — процесс общения с целью передачи информации при помощи слов;

· Невербальная — общение с помощью мимики, жестов, взглядов;

· Формальная –официальная.

· Неформальная –неофициальная, “не для протокола”.

Коммуникационные барьеры и необходимость их учета в процессе управления.

Коммуникативный барьер – это психологическое препятствие на пути адаптивной информации между партнерами по общению. При диалоге людей различной национальности, например, может возникнуть языковый барьер, а при прохождении радиосигнала – радиопомехи.

В коммуникациях между руководителем и подчиненным
в качестве помех и барьеров могут служить статусные различия между руководителем и подчиненным, или желание слышать только то, что хочется услышать. В беседе помехой могут быть и отвлечения, и неправильная интерпретация полученной информации реципиентом, и семантические проблемы (придание различных значений одним и тем же словам). Все помехи и барьеры искажают передаваемый сигнал, поэтому коммуникатору важно убедиться в том, правильно ли понята реципиентом информация.

Коммуникационные барьеры в организационных коммуникациях:

I. Искажение сообщений –одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин:

· несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;

· сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

· фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;

· сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Иногда возникает тенденция снабжать руководителей высшего звена только положительно воспринимаемой информацией, что может привести к несвоевременному реагированию руководителя на возникшую или возникающую проблему.

II. Информационные перегрузки.Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений.

III. Неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами.

Таким образом, барьеры в коммуникациях неизбежно ведут к неэффективному управлению организацией и мешают работе менеджера, если вовремя не принимаются меры по их устранению.