Вступительное обращение (приветствие)

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева.

Если письмо адресуется организации или фирме, то перед ее названием принято ставить обращение Messrs., что является сокращением французского слова Messieurs – господа, и употребляется в том случае, если в названии фирмы есть фамилии каких-либо лиц.

Например:

Messrs. John Smith & Co. Ltd.

Если неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, то вступительное приветствие всегда пишется во множественном лице, то есть

Dear Sirs,

Такие приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают форму «Gentlemen:»

Если получатель письма известен лично, или если фирма торгует уже некоторое время с его фирмой, можно использовать более дружественную форму обращения:

Dear Mr. Wright,

Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности – Mr. John D. Wright, Manager, должностному лицу без указания имени – Advert. Manager, или самой фирме – Omega Company. Приветствие может меняться в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости.

Если отправитель письма, адресованного какой-нибудь организации, обращается к определенному лицу, то перед вступительным обращением ставится надпись:

Attn: Mr. D. Smith

или Attention: Mr. D. Smith

или Attention of Mr. D. Smith

Это означает – For the Attention of Mr. D. Smith – Вниманию господина Д. Смита. Сотрудник, разбирающий почту в данной организации, направит письмо соответствующему лицу.

4. Указание на содержание письма

Между вступительным обращением и основным текстом письма иногда кратко сообщается его содержание или пишется тема. Это указание иногда подчеркивается, и все слова кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с большой буквы:

Например:

Слово Re – это сокращение латинского выражения in re – по делу, означающего «касательно», «относительно».

Текст письма

Письма обычно пишутся на одной стороне листа. Если письмо не помещается на одной стороне листа, оно пишется на двух или нескольких листах, причем используется также лишь одна сторона каждого листа. Текст письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала.

Если заголовки в письме печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца. Вторая и последующая страницы печатаются без заголовка письма.

При ссылках на письма, телефонные переговоры, факсы и документы обычно употребляются следующие выражения:

With reference to your letter of … - Ссылаясь на Ваше письмо от …

Referring to your letter of … - Ссылаясь на Ваше письмо от …

We refer to your letter of … - Мы ссылаемся на Ваше письмо от …

We revert to our letter of … - Мы возвращаемся к нашему письму от …

Reverting to our letter of … - Возвращаясь к нашему письму от …

При повторной ссылке обычно употребляются выражения:

With further reference to your letter of … - Снова ссылаясь на Ваше письмо от

Further to our letter of … - В дополнение к нашему письму от …

В нижнем правом углу каждой страницы текста, включая первую, кроме последней, пишется слово Continued или сокращенно Contd. (или Cont’d) – продолжено. Многие фирмы пользуются дополнительными листами без этой надписи. В этом случае они должны быть пронумерованы. В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия или инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Заключительная формула вежливости

Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма. Это просто вежливая форма окончания письма. Чаще всего используются обороты:

Yours faithfully, - С уважением,

Sincerely yours, - Искренне Ваш.

Подпись

Подпись располагается справа под заключительной формулой. Иногда сначала пишется название организации. Под названием уполномоченное фирмой или организацией лицо ставит рукой свою подпись.

На той же строке или ниже следует название должности лица, подписавшего письмо, или название отдела. Под рукописной подписью часто также печатается фамилия лица, подписавшего письмо.

Строки в подписи обычно не разделяются запятыми.. Например:

Подпись в важных финансовых документах или на договоре может выглядеть так:

Если письмо составлено одним человеком, например, директором, а подписано другим, например, секретарем, то подпись будет выглядеть так:

Per pro. (или pp) Mary Smith

D. Stewart Manager

где pp (per procurationem, лат.) означает «по доверенности», «за кого-то».